Secrétaire administrative
Offre n° O079241003001240
Publiée le 03/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La commune de Melle, située dans le Département des Deux-Sèvres, dispose d'une situation centrale exceptionnelle : aux portes du Marais Poitevin, à proximité de la commune de Niort, à 1h15 du littoral de La Rochelle et à 45 minutes de Poitiers.
Au coeur d'un environnement préservé, la commune nouvelle de Melle, qui regroupe depuis 2019 cinq communes déléguées, est une commune à taille humaine (environ 6500 hab) qui permet à chaque habitant de bénéficier de ses 60 hectares d'espaces verts et fleuris, de profiter de son patrimoine historique exceptionnel, de ses nombreux équipements (gymnase, piscine, cinéma) et de participer à une vie culturelle riche et diversifiée (spectacles, concerts, Biennale d'art contemporain, etc).
La ville de Melle, dynamique, est ainsi engagée dans de nombreux projets (aménagement du patrimoine et de l'espace urbain, centre de santé...) qui vont mobiliser prochainement des investissements importants.
Au coeur d'un environnement préservé, la commune nouvelle de Melle, qui regroupe depuis 2019 cinq communes déléguées, est une commune à taille humaine (environ 6500 hab) qui permet à chaque habitant de bénéficier de ses 60 hectares d'espaces verts et fleuris, de profiter de son patrimoine historique exceptionnel, de ses nombreux équipements (gymnase, piscine, cinéma) et de participer à une vie culturelle riche et diversifiée (spectacles, concerts, Biennale d'art contemporain, etc).
La ville de Melle, dynamique, est ainsi engagée dans de nombreux projets (aménagement du patrimoine et de l'espace urbain, centre de santé...) qui vont mobiliser prochainement des investissements importants.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Quartier mairie, Melle (Deux-Sèvres)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
02/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du Centre Technique Municipal, l'agent devra :
- Assurer le secrétariat du centre technique municipal, accueil physique et téléphonique en binôme
- Assister les responsables de Pôles
- Assister le Chef de service Propreté pour les besoins liés à l’événementiel/manifestations diverses
- Assurer le secrétariat du centre technique municipal, accueil physique et téléphonique en binôme
- Assister les responsables de Pôles
- Assister le Chef de service Propreté pour les besoins liés à l’événementiel/manifestations diverses
Missions / conditions d'exercice
● Traitement des dossiers et archivage
- Prendre des notes, réaliser et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Gérer et actualiser des bases d'information (travaux bâtiments, contrôles de sécurité)
- Vérifier la validité des informations traitées
- Assurer le co-pilotage du logiciel interne de gestion, planification et maintenance (Mainti 4)
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs et/ou comptes-rendus de réunions
- Rédiger et publier des arrêtés de voirie et événementiel (Sogelink)
- Répondre aux ATU, DICT, DT (Sogelink)
- Trier, classer et archiver des documents (développer et perfectionner le système d'archivage)
- Effectuer des veilles sur la réglementation et les dispositifs légaux
● Planification et suivi
- Créer et mettre à jour les tableaux de suivi des activités de service
- Suivre les dossiers agents (heures, congés, formations...)
- Gérer les stocks des vêtements de travail (EPI) et les fournitures administratives du CTM
- Préparer des dossiers de demandes préalables avant travaux (pour service urbanisme, ABF) et des dossiers de demande de subvention en lien avec l'agent référent
- Assurer le suivi des ERP de la commune (gestion administrative, commissions de sécurité, préconisations et arrêtés de poursuite d'exploitation)
● Accueillir les interlocuteurs physiquement et/ou par téléphone
- Renseigner et/ou rediriger les interlocuteurs
- Orienter ou transmettre les demandes vers les pôles compétents
- Répondre aux agents du Centre Technique Municipal sur des questions liées aux ressources humaines et si nécessaire transmission au service compétent
- Réceptionner les livraisons selon le pôle concerné
● Marchés publics
- Préparer les documents nécessaires à la passation des marchés (états des lieux, règlement de consultation, CCPT, CCAP...) en lien avec le responsable des marchés
- Mettre l'appel d'offres en ligne sur la plate-forme dédiée
- Analyser les offres en collaboration avec les chefs de services
- Rédiger les comptes-rendus d’analyse des dossiers d’appel d’offre
- Rédiger les documents d'attribution ou de refus
- Transmettre les documents aux services dédiés
- Prendre des notes, réaliser et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Gérer et actualiser des bases d'information (travaux bâtiments, contrôles de sécurité)
- Vérifier la validité des informations traitées
- Assurer le co-pilotage du logiciel interne de gestion, planification et maintenance (Mainti 4)
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs et/ou comptes-rendus de réunions
- Rédiger et publier des arrêtés de voirie et événementiel (Sogelink)
- Répondre aux ATU, DICT, DT (Sogelink)
- Trier, classer et archiver des documents (développer et perfectionner le système d'archivage)
- Effectuer des veilles sur la réglementation et les dispositifs légaux
● Planification et suivi
- Créer et mettre à jour les tableaux de suivi des activités de service
- Suivre les dossiers agents (heures, congés, formations...)
- Gérer les stocks des vêtements de travail (EPI) et les fournitures administratives du CTM
- Préparer des dossiers de demandes préalables avant travaux (pour service urbanisme, ABF) et des dossiers de demande de subvention en lien avec l'agent référent
- Assurer le suivi des ERP de la commune (gestion administrative, commissions de sécurité, préconisations et arrêtés de poursuite d'exploitation)
● Accueillir les interlocuteurs physiquement et/ou par téléphone
- Renseigner et/ou rediriger les interlocuteurs
- Orienter ou transmettre les demandes vers les pôles compétents
- Répondre aux agents du Centre Technique Municipal sur des questions liées aux ressources humaines et si nécessaire transmission au service compétent
- Réceptionner les livraisons selon le pôle concerné
● Marchés publics
- Préparer les documents nécessaires à la passation des marchés (états des lieux, règlement de consultation, CCPT, CCAP...) en lien avec le responsable des marchés
- Mettre l'appel d'offres en ligne sur la plate-forme dédiée
- Analyser les offres en collaboration avec les chefs de services
- Rédiger les comptes-rendus d’analyse des dossiers d’appel d’offre
- Rédiger les documents d'attribution ou de refus
- Transmettre les documents aux services dédiés
Profils recherchés
SAVOIRS
- Connaître les techniques et outils de communication (Canva, réseaux sociaux, site internet, référencement naturel - SEO)
- Connaître les outils bureautiques (Word, Excel, Open office, Powerpoint, Messagerie)
- Gérer la communication autrui - écoute active (message verbal et non verbal)
- Rechercher les informations avec l'aide des outils disponibles (archives, internet, boite mail)
- Maîtriser l'expression orale et écrite
- Travailler en équipe sur divers projets et mettre en commun son expérience acquise
SAVOIRS FAIRE
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels spécifiques au service technique (cuve carburant – Gir W150, 3D Ouest, Interstis, Sigil, Sogelink, Mainti4, EPNRJ éclairage public)
- Élaborer et mettre en forme divers documents (courriers, comptes-rendus, tableurs)
- Identifier et évaluer la demande et son degré d'urgence
- Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents
SAVOIR-ÊTRE
- Être discret et attaché au service public
- Être polyvalent, dynamique et autonome
- Être méthodique, précis, rigoureux
- Respecter les consignes, les collègues et les supérieurs hiérarchiques
- Être force de proposition (proactif)
- Avoir un esprit de synthèse
- Connaître les techniques et outils de communication (Canva, réseaux sociaux, site internet, référencement naturel - SEO)
- Connaître les outils bureautiques (Word, Excel, Open office, Powerpoint, Messagerie)
- Gérer la communication autrui - écoute active (message verbal et non verbal)
- Rechercher les informations avec l'aide des outils disponibles (archives, internet, boite mail)
- Maîtriser l'expression orale et écrite
- Travailler en équipe sur divers projets et mettre en commun son expérience acquise
SAVOIRS FAIRE
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels spécifiques au service technique (cuve carburant – Gir W150, 3D Ouest, Interstis, Sigil, Sogelink, Mainti4, EPNRJ éclairage public)
- Élaborer et mettre en forme divers documents (courriers, comptes-rendus, tableurs)
- Identifier et évaluer la demande et son degré d'urgence
- Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents
SAVOIR-ÊTRE
- Être discret et attaché au service public
- Être polyvalent, dynamique et autonome
- Être méthodique, précis, rigoureux
- Respecter les consignes, les collègues et les supérieurs hiérarchiques
- Être force de proposition (proactif)
- Avoir un esprit de synthèse
Contact et modalités de candidature
Contact
0549272454
Informations complémentaires
Rémunération en référence au grade détenu.
AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL
Compte-Epargne Temps Participation financière à la mutuelle Prévoyance Caisse d'action sociale ARTT - RIFSEEP
AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL
Compte-Epargne Temps Participation financière à la mutuelle Prévoyance Caisse d'action sociale ARTT - RIFSEEP
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.