Sous la responsabilité de la cheffe de Cabinet, vous serez chargé d’apporter votre soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers et aurez pour mission principale la gestion et le suivi des invitations adressée à la Présidente du Département.

Vous assurerez l’enregistrement et le suivi des invitations adressées à Madame la Présidente du Conseil départemental et devrez rechercher les informations nécessaires à la prise de décision sur la suite à donner à ces invitations (financement, partenariat, actualité…).

Vous devrez identifier les élus susceptibles de représenter la Présidente, de répondre aux organisateurs, et d’assurer le suivi des suites de l’événement, en travaillant notamment sur un tableau de suivi des représentations.

Vous assurerez la gestion administrative des activités du chef de cabinet, une gestion dynamique de l’agenda (préparation et organisation de rendez-vous, de réunions…), et des appels téléphoniques.

Vous serez amené, par une rédaction simple à répondre aux courriers de la présidente, à rédiger des notes simples à partir de consignes orales et/ou de dossiers, de notes, des comptes-rendus ou relevés de « suites à donner » et suivi, et à la mise en forme de documents, tout en vous chargeant de l’enregistrement et du classement de l’ensemble de ces documents. La gestion des bases de données de contacts de la Présidente et du cabinet, sera une de vos tâches avec le suivi comptable et RH des agents (planning des absences) en lien avec la Cheffe de cabinet.

Vous serez chargé d’organiser et préparer la documentation des réunions tout en centralisant la présence des élus aux instances. Vous serez en relation permanente avec les assistantes de la Présidente, les coordinatrices des élus, les assistantes des autres directions générales, et des secrétariats opérationnels.

Une expérience professionnelle similaire au sein d’une collectivité serait fortement appréciée. De nature discrète et loyale, vous savez faire preuve de rigueur et d’organisation. Vous savez travailler en autonomie, et vous êtes force de proposition et possédez une capacité d’adaptation (gestion d’urgence en fonction de l’actualité politique). Avoir un intérêt pour l’actualité politique locale et régionale serait un atout. Une disponibilité peut être demandée lors des pics d’activités ou face à des urgences ;

Conditions liées au poste :

Poste permanent, à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle
Cycle de travail de 39 heures par semaine, 25 congés annuels et 23 RTT par an
Cadre d’emplois des adjoints techniques territoriaux, date limite de dépôt des candidatures: 23/08/2024
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Madame Cécile FOURNIER – Cheffe de cabinet – Cabinet de la Présidente – cecile.FOURNIER@deux-sevres.fr