Chef.fe du service administratif et scolaire
Offre n° O078250301394328
Publiée le 06/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
32 000 habitants
à 15 mn de Paris (RER A ou SNCF Saint Lazare)
à 15 mn de Paris (RER A ou SNCF Saint Lazare)
Lieu de travail
16 rue Gambetta, Houilles (Yvelines)
Poste à pourvoir le
04/05/2025
Date limite de candidature
30/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Education, animation et jeunesse >
Politiques d'éducation et d'animation pour la jeunesse
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le chef du service coordonne les activités des secteurs support et relations aux familles. Il oeuvre à la mise à disposition des moyens nécessaires aux bons fonctionnements des écoles, il cherche à simplifier l'accès pour les familles aux informations et aux démarches nécessaires dans le cadre des activités scolaires, péri et extrascolaires et se positionne comme un relais transversal et facilitateur pour le bon fonctionnement des services opérationnels de la direction, en lien avec les autres services et directions de la collectivité, comme avec les différents partenaires. Il décline, impulse et met en oeuvre la politique municipale pour son service, dans le cadre d'une démarche partenariale, transversale et dans un esprit de co-construction.
Mission 1 : MANAGEMENT ET COORDINATION DES EQUIPES
· Manager, encadrer et accompagner les équipes dans les procédures administratives ;
· Elaborer des stratégies organisationnelles par la mise en place de procédures et d'outils ;
· Organiser et assurer le fonctionnement général du service (planning des présences, permanences et campagnes d'inscriptions, calendriers de la comptabilité et des marchés, ...) ;
· Assurer le suivi des missions RH (recrutements, entretiens professionnels, formations, suivi des heures et des congés, ...) ;
· Accompagner les projets transverses (en lien avec la DSI, la DAE...) liés aux missions du service.
Mission 2 : COORDINATION ET PILOTAGE DES ACTIONS
· Elaborer et superviser le paramétrage et le fonctionnement des logiciels métiers et autres plateformes ;
· Organiser la formation des agents aux logiciels métiers et aux procédures administratives ;
· Elaborer un échéancier annuel des actions et des statistiques selon les secteurs d'activités ;
· Instruire les dossiers de subventions ;
· Accompagner le suivi des différents marchés de la direction ;
· Garantir des conditions optimales pour l'accueil des familles et la réalisation de leurs démarches administratives ;
· Gérer et suivre les différentes instances de concertation (conseils d'école, ...) ;
· Participer aux réflexions permettant d'avoir une vision prospective.
Mission 1 : MANAGEMENT ET COORDINATION DES EQUIPES
· Manager, encadrer et accompagner les équipes dans les procédures administratives ;
· Elaborer des stratégies organisationnelles par la mise en place de procédures et d'outils ;
· Organiser et assurer le fonctionnement général du service (planning des présences, permanences et campagnes d'inscriptions, calendriers de la comptabilité et des marchés, ...) ;
· Assurer le suivi des missions RH (recrutements, entretiens professionnels, formations, suivi des heures et des congés, ...) ;
· Accompagner les projets transverses (en lien avec la DSI, la DAE...) liés aux missions du service.
Mission 2 : COORDINATION ET PILOTAGE DES ACTIONS
· Elaborer et superviser le paramétrage et le fonctionnement des logiciels métiers et autres plateformes ;
· Organiser la formation des agents aux logiciels métiers et aux procédures administratives ;
· Elaborer un échéancier annuel des actions et des statistiques selon les secteurs d'activités ;
· Instruire les dossiers de subventions ;
· Accompagner le suivi des différents marchés de la direction ;
· Garantir des conditions optimales pour l'accueil des familles et la réalisation de leurs démarches administratives ;
· Gérer et suivre les différentes instances de concertation (conseils d'école, ...) ;
· Participer aux réflexions permettant d'avoir une vision prospective.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité de la directrice de la Direction restauration éducation propreté, vous assurez :
1. La gestion, planification et coordination des tâches administratives :
* Supervision des activités administratives au sein du pôle Éducation.
* L'organisation des processus pour une meilleure efficacité.
2. L'appui méthodologique et conseil aux cadres :
* L'assistance aux cadres du pôle sur les questions administratives, juridiques, financières et en ressources humaines.
* La proposition de solutions pour optimiser et sécuriser les procédures.
3. La mise en place d'outils et optimisation des processus :
* La création et mise en oeuvre d'outils destinés à sécuriser et améliorer les processus administratifs.
* Analyse des pratiques pour identifier et résoudre les dysfonctionnements éventuels.
4. La coordination des relations avec les usagers :
* La gestion des relations liées aux formalités administratives pour les usagers.
* La garantie de la qualité et de la clarté dans les échanges avec les utilisateurs.
A cet effet, vous aurez pour missions :
1. Suivi budgétaire et financier
* Développer et mettre en place des outils de suivi pour les budgets et marchés.
* Superviser l'exécution des budgets (recettes et dépenses). Préparer les budgets (commandes, factures, devis).
* Contrôler les crédits votés et effectuer les ajustements nécessaires.
* Rechercher des financements (CAF, CTG, Région, Département, etc.) et répondre aux appels à projets.
* Élaborer des tableaux de bord pour les gestionnaires.
* Assurer le suivi des recettes, notamment les veilles recettes et les subventions.
* Explorer des opportunités de nouvelles recettes ou subventions.
2. Gestion des marchés publics
* Identifier et formaliser les besoins en lien avec les utilisateurs.
* Superviser les renouvellements, les dépouillements, et le suivi administratif des marchés.
* Superviser les documents nécessaires (pièces justificatives, tableaux d'analyse, etc.).
* Maintenir à jour les inventaires d'équipements en lien avec le secteur propreté/logisticiens
* Coordonner avec le service de la commande publique.
3. Contrôle de gestion
* Calculer les coûts (par élève ou utilisateur des services).
* Proposer des mesures pour optimiser les dépenses.
* Produire des comptes de résultats destinés aux financeurs.
4. Supervision de l'Espace famille
* Assurer un accueil efficace des familles.
* Gérer les inscriptions scolaires, périscolaires, et la carte scolaire (logiciels Concerto et ONDE).
* Superviser les effectifs scolaires et les dossiers des élèves (publics, privés),
· Gestion des enfants bénéficiant d'une instruction à domicile en lien avec le Ccas
* Organiser les commissions de dérogation et les campagnes d'inscription.
* Simplifier et dématérialiser les démarches administratives.
* Assurer la gestion des conseils d'écoles, des élections des parents d'élèves, et des réunions stratégiques.
5. Interface entre la DREP, les écoles et les services internes
* Assurer la liaison entre la direction, les établissements scolaires, et les partenaires institutionnels.
* Participer à des projets stratégiques (travaux, réhabilitation des écoles, etc.).
6. Gestion des ressources humaines du secteur
* Superviser le recrutement, le suivi des présences, et la gestion des absences des agents.
* Organiser et animer les réunions de service.
* Encadrer directement l'équipe de l'Espace famille et des agents administratifs.
7. Contribution au processus délibératif
* Rédiger les rapports, conventions, et documents nécessaires pour les comités techniques et conseils municipaux.
* Participer activement aux réunions avec les élus et les partenaires institutionnels
1. La gestion, planification et coordination des tâches administratives :
* Supervision des activités administratives au sein du pôle Éducation.
* L'organisation des processus pour une meilleure efficacité.
2. L'appui méthodologique et conseil aux cadres :
* L'assistance aux cadres du pôle sur les questions administratives, juridiques, financières et en ressources humaines.
* La proposition de solutions pour optimiser et sécuriser les procédures.
3. La mise en place d'outils et optimisation des processus :
* La création et mise en oeuvre d'outils destinés à sécuriser et améliorer les processus administratifs.
* Analyse des pratiques pour identifier et résoudre les dysfonctionnements éventuels.
4. La coordination des relations avec les usagers :
* La gestion des relations liées aux formalités administratives pour les usagers.
* La garantie de la qualité et de la clarté dans les échanges avec les utilisateurs.
A cet effet, vous aurez pour missions :
1. Suivi budgétaire et financier
* Développer et mettre en place des outils de suivi pour les budgets et marchés.
* Superviser l'exécution des budgets (recettes et dépenses). Préparer les budgets (commandes, factures, devis).
* Contrôler les crédits votés et effectuer les ajustements nécessaires.
* Rechercher des financements (CAF, CTG, Région, Département, etc.) et répondre aux appels à projets.
* Élaborer des tableaux de bord pour les gestionnaires.
* Assurer le suivi des recettes, notamment les veilles recettes et les subventions.
* Explorer des opportunités de nouvelles recettes ou subventions.
2. Gestion des marchés publics
* Identifier et formaliser les besoins en lien avec les utilisateurs.
* Superviser les renouvellements, les dépouillements, et le suivi administratif des marchés.
* Superviser les documents nécessaires (pièces justificatives, tableaux d'analyse, etc.).
* Maintenir à jour les inventaires d'équipements en lien avec le secteur propreté/logisticiens
* Coordonner avec le service de la commande publique.
3. Contrôle de gestion
* Calculer les coûts (par élève ou utilisateur des services).
* Proposer des mesures pour optimiser les dépenses.
* Produire des comptes de résultats destinés aux financeurs.
4. Supervision de l'Espace famille
* Assurer un accueil efficace des familles.
* Gérer les inscriptions scolaires, périscolaires, et la carte scolaire (logiciels Concerto et ONDE).
* Superviser les effectifs scolaires et les dossiers des élèves (publics, privés),
· Gestion des enfants bénéficiant d'une instruction à domicile en lien avec le Ccas
* Organiser les commissions de dérogation et les campagnes d'inscription.
* Simplifier et dématérialiser les démarches administratives.
* Assurer la gestion des conseils d'écoles, des élections des parents d'élèves, et des réunions stratégiques.
5. Interface entre la DREP, les écoles et les services internes
* Assurer la liaison entre la direction, les établissements scolaires, et les partenaires institutionnels.
* Participer à des projets stratégiques (travaux, réhabilitation des écoles, etc.).
6. Gestion des ressources humaines du secteur
* Superviser le recrutement, le suivi des présences, et la gestion des absences des agents.
* Organiser et animer les réunions de service.
* Encadrer directement l'équipe de l'Espace famille et des agents administratifs.
7. Contribution au processus délibératif
* Rédiger les rapports, conventions, et documents nécessaires pour les comités techniques et conseils municipaux.
* Participer activement aux réunions avec les élus et les partenaires institutionnels
Profils recherchés
· Connaissances du fonctionnement et des spécificités des collectivités territoriales ;
· Connaissances des marchés publics ;
· Connaissances des droits et obligations des fonctionnaires.
· Compétences et connaissances managériales ;
· Aptitudes à fédérer et développer des logiques de coproduction de l'action publique ;
· Force de proposition pour la création de nouveaux outils d'organisation et de gestion ;
· Rigueur et sens de l'organisation ;
· Capacité aux relations fonctionnelles ;
· Sens du dialogue et de la communication ;
· Sens des responsabilités ;
· Qualités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
· Capacité d'adaptation ;
· Maîtrise des outils informatiques ;
· Ponctualité.
· Connaissances des marchés publics ;
· Connaissances des droits et obligations des fonctionnaires.
· Compétences et connaissances managériales ;
· Aptitudes à fédérer et développer des logiques de coproduction de l'action publique ;
· Force de proposition pour la création de nouveaux outils d'organisation et de gestion ;
· Rigueur et sens de l'organisation ;
· Capacité aux relations fonctionnelles ;
· Sens du dialogue et de la communication ;
· Sens des responsabilités ;
· Qualités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
· Capacité d'adaptation ;
· Maîtrise des outils informatiques ;
· Ponctualité.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.