Assistant administratif en charge de la valorisation de l'accueil H/F
Offre n° O078241201390995
Publiée le 25/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située au sud-ouest des Yvelines, à 50 km de Paris (35 min de la gare Paris-Montparnasse), Rambouillet Territoires regroupe 36 communes et rassemble environ 80 000 habitants.
Elle a notamment pour compétence l'aménagement de l'espace communautaire, le développement économique, la voirie d'intérêt communautaire, l'environnement et le développement durable, la culture et le sport, l'action générationnelle et inter-générationnelle, l'assainissement, l'eau potable, la GEMAPI.
Elle a notamment pour compétence l'aménagement de l'espace communautaire, le développement économique, la voirie d'intérêt communautaire, l'environnement et le développement durable, la culture et le sport, l'action générationnelle et inter-générationnelle, l'assainissement, l'eau potable, la GEMAPI.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
22 rue Gustave Eiffel - 40036, Rambouillet (Yvelines)
Poste à pourvoir le
22/02/2025
Date limite de candidature
24/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions principales :
* Accueil physique et téléphonique du public
* Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
* Gestion de la boîte mails de l'accueil
* Elaboration de protocoles pour un accueil de qualité différencié : usagers, élus, candidats, habitants
* Mise en oeuvre des protocoles d'accueil et des protocoles de sécurité liés à l'accès au bâtiment
* Proposition de mise en valeur des espaces d'accueil du siège
* Elaboration et mise en oeuvre d'un protocole de collecte et de gestion des réclamations
* Reporting des situations complexes rencontrées
* Réception, enregistrement, classement et transmission du courrier sur Dotelec
* Gestion du stock et des commandes de fournitures en lien avec le service de la commande publique
* Gestion des abonnements
Missions ponctuelles :
En soutien à la responsable du secrétariat général :
* Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels
* Organisation des réunions protocolaires (agenda, salles, accueil)
* Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence
* Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
* Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
* Traitement et veille à la bonne circulation de l'information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu'auprès des élus de la communauté d'agglomération
* Suivi de projets et activités de la direction
* Organisation des instances communautaires : assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
* Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports...)
* Accueil physique et téléphonique du public
* Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
* Gestion de la boîte mails de l'accueil
* Elaboration de protocoles pour un accueil de qualité différencié : usagers, élus, candidats, habitants
* Mise en oeuvre des protocoles d'accueil et des protocoles de sécurité liés à l'accès au bâtiment
* Proposition de mise en valeur des espaces d'accueil du siège
* Elaboration et mise en oeuvre d'un protocole de collecte et de gestion des réclamations
* Reporting des situations complexes rencontrées
* Réception, enregistrement, classement et transmission du courrier sur Dotelec
* Gestion du stock et des commandes de fournitures en lien avec le service de la commande publique
* Gestion des abonnements
Missions ponctuelles :
En soutien à la responsable du secrétariat général :
* Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels
* Organisation des réunions protocolaires (agenda, salles, accueil)
* Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence
* Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
* Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
* Traitement et veille à la bonne circulation de l'information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu'auprès des élus de la communauté d'agglomération
* Suivi de projets et activités de la direction
* Organisation des instances communautaires : assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
* Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports...)
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
* Accueil physique et téléphonique du public
* Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
* Gestion de la boîte mails de l'accueil
* Elaboration de protocoles pour un accueil de qualité différencié : usagers, élus, candidats, habitants
* Mise en oeuvre des protocoles d'accueil et des protocoles de sécurité liés à l'accès au bâtiment
* Proposition de mise en valeur des espaces d'accueil du siège
* Elaboration et mise en oeuvre d'un protocole de collecte et de gestion des réclamations
* Reporting des situations complexes rencontrées
* Réception, enregistrement, classement et transmission du courrier sur Dotelec
* Gestion du stock et des commandes de fournitures en lien avec le service de la commande publique
* Gestion des abonnements
Missions ponctuelles :
En soutien à la responsable du secrétariat général :
* Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels
* Organisation des réunions protocolaires (agenda, salles, accueil)
* Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence
* Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
* Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
* Traitement et veille à la bonne circulation de l'information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu'auprès des élus de la communauté d'agglomération
* Suivi de projets et activités de la direction
* Organisation des instances communautaires : assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
* Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports...)
* Accueil physique et téléphonique du public
* Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
* Gestion de la boîte mails de l'accueil
* Elaboration de protocoles pour un accueil de qualité différencié : usagers, élus, candidats, habitants
* Mise en oeuvre des protocoles d'accueil et des protocoles de sécurité liés à l'accès au bâtiment
* Proposition de mise en valeur des espaces d'accueil du siège
* Elaboration et mise en oeuvre d'un protocole de collecte et de gestion des réclamations
* Reporting des situations complexes rencontrées
* Réception, enregistrement, classement et transmission du courrier sur Dotelec
* Gestion du stock et des commandes de fournitures en lien avec le service de la commande publique
* Gestion des abonnements
Missions ponctuelles :
En soutien à la responsable du secrétariat général :
* Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels
* Organisation des réunions protocolaires (agenda, salles, accueil)
* Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence
* Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
* Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
* Traitement et veille à la bonne circulation de l'information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu'auprès des élus de la communauté d'agglomération
* Suivi de projets et activités de la direction
* Organisation des instances communautaires : assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
* Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports...)
Profils recherchés
Savoirs :
* Excellentes capacités relationnelles
* Maîtrise des modes de communication (téléphone, messagerie, réseaux sociaux, site internet, visioconférence)
* Maîtrise des outils d'échange d'information et de planification (internet, agenda électronique partagé, planification de rendez-vous et échange de fichier en ligne)
* Maîtrise indispensable des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook)
* Connaissance du logiciel Ciril
Savoir être :
* Amabilité
* Sens du service public
* Disponibilité
* Devoir de réserve / confidentialité et neutralité
* Discrétion
* Force de proposition
* Anticiper et/ou faire preuve de réactivité
* Faire preuve d'une grande rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité)
* Autonomie dans l'exercice de ses missions
* Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
* Excellentes capacités relationnelles
* Maîtrise des modes de communication (téléphone, messagerie, réseaux sociaux, site internet, visioconférence)
* Maîtrise des outils d'échange d'information et de planification (internet, agenda électronique partagé, planification de rendez-vous et échange de fichier en ligne)
* Maîtrise indispensable des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook)
* Connaissance du logiciel Ciril
Savoir être :
* Amabilité
* Sens du service public
* Disponibilité
* Devoir de réserve / confidentialité et neutralité
* Discrétion
* Force de proposition
* Anticiper et/ou faire preuve de réactivité
* Faire preuve d'une grande rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité)
* Autonomie dans l'exercice de ses missions
* Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.