Agent d'accueil et administratif réfèrent petite enfance
Offre n° O078241107000174
Publiée le 07/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
32 000 habitants
à 15 mn de Paris (RER A ou SNCF Saint Lazare)
à 15 mn de Paris (RER A ou SNCF Saint Lazare)
Lieu de travail
16 rue Gambetta, Houilles (Yvelines)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint d'animation
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint d'animation
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer le secrétariat du service Petite Enfance, notamment la gestion des demandes d’accueil régulier et le suivi des enfants accueillis en structure, et apporter une aide permanente à la coordinatrice en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Réception et suivi des demandes des familles
- Information et renseignement sur les modes d’accueil proposés par la mairie et d’une façon générale sur la commune
- Réception et suivi des inscriptions pour l’accueil régulier : réponses aux familles sur l’état des dossiers et inscriptions
- Saisie des demandes de places en accueil régulier dans les listes d’attente
- Suivi de ces listes
- Préparation et suivi des commissions de placement
- Préparation des rendez-vous de l’élu avec les familles
Mission 2 : Réception, suivi et gestion des dossiers des familles utilisatrices des crèches collectives et de la crèche familiale
Activités :
- Réception des familles et élaboration du contrat d’accueil à l’aide du logiciel Concerto, calcul de la participation financière
- Suivi administratif des contrats d’accueil en adéquation avec le règlement de fonctionnement de la structure
- Suivi des listes d’effectifs enfants
- Veille administrative des dossiers (situation familiale, domiciliation, établissement et modification éventuelle de la participation financière des familles…)
- Génération mensuelle de la facturation pour l’ensemble des structures Petite Enfance, suivi et interface avec le service Comptabilité de la Mairie et la Trésorerie Principale
Mission 3 : Gestion administrative du service
- Enregistrement, traitement et/ou distribution du courrier arrivée et départ (tenue des registres)
- Prise de notes et mise en forme tous types de courriers (notamment les courriers de proposition, de refus, de tarification…)
- Réalisation de documents de formes et contenus divers
- Création d’outils de suivi et d’analyse
- Transmission des notes destinées aux structures Petite Enfance, et aux différents services de la mairie
- Renseignement des tableaux de suivi des activités du service
- Suivi du planning des stagiaires par structure
- Tenue à jour du tableau des effectifs du personnel pour chaque structure
- Tenue à jour du tableau des jurys de recrutement des agents du service
- Etablissements de statistiques mensuelles et annuelles (présences, absences enfants et agents pour les crèches collectives et la crèche familiale)
- Organisation du classement et de l’archivage des dossiers
- Interface avec les autres services de la Mairie, avec notamment la gestion et le suivi des demandes de travaux des structures Petite Enfance
- Photocopie et diffusion des articles du mémento mensuel établi par la psychologue du service Petite Enfance
- Tenue d’une régie de recettes et du compte DFT
- En collaboration avec la coordinatrice Petite Enfance, gestion des impayés.
Mission 4 : Collaboration avec la 2e secrétaire du service en vue de son remplacement
La secrétaire devra se tenir informée et devra pouvoir suppléer sa collègue en son absence dans les domaines suivants :
Réception et suivi des demandes des familles :
- Réception et suivi des inscriptions pour l’accueil occasionnel : réponses aux familles sur l’état des dossiers et inscriptions
- Saisie des demandes de places en accueil occasionnel dans les listes d’attente
- Suivi de ces listes
- En collaboration avec la responsable du multi-accueil, établissement et suivi des listes de propositions d’admission
Réception, suivi et gestion des dossiers des familles utilisatrices du multi-accueil (accueil occasionnel contractualisé ou non)
- Suivi des admissions d’enfants
- Suivi des listes d’effectifs enfants
- Veille administrative des dossiers (situation familiale, domiciliation, établissement et modification éventuelle de la participation financière des familles…)
- Suivi administratif des contrats d’accueil en adéquation avec le règlement de fonctionnement de la structure
Gestion administrative du service
- Rédaction, selon les indications de la coordinatrice Petite Enfance :
- des courriers aux familles et autres interlocuteurs du service
- de notes, rapports, comptes rendus…
- En collaboration avec la coordinatrice Petite Enfance, établissement du rapport d’activité annuel du service
- Préparation avec la coordinatrice Petite Enfance des dossiers de subvention sollicités auprès des partenaires extérieurs
- Préparation avec la coordinatrice des budgets prévisionnels et activités réalisées des structures Petite Enfance
- Rédaction de l’ensemble des actes administratifs du service (délibérations, décisions, conventions, arrêtés…) en respectant les délais impartis
- Information et renseignement sur les modes d’accueil proposés par la mairie et d’une façon générale sur la commune
- Réception et suivi des inscriptions pour l’accueil régulier : réponses aux familles sur l’état des dossiers et inscriptions
- Saisie des demandes de places en accueil régulier dans les listes d’attente
- Suivi de ces listes
- Préparation et suivi des commissions de placement
- Préparation des rendez-vous de l’élu avec les familles
Mission 2 : Réception, suivi et gestion des dossiers des familles utilisatrices des crèches collectives et de la crèche familiale
Activités :
- Réception des familles et élaboration du contrat d’accueil à l’aide du logiciel Concerto, calcul de la participation financière
- Suivi administratif des contrats d’accueil en adéquation avec le règlement de fonctionnement de la structure
- Suivi des listes d’effectifs enfants
- Veille administrative des dossiers (situation familiale, domiciliation, établissement et modification éventuelle de la participation financière des familles…)
- Génération mensuelle de la facturation pour l’ensemble des structures Petite Enfance, suivi et interface avec le service Comptabilité de la Mairie et la Trésorerie Principale
Mission 3 : Gestion administrative du service
- Enregistrement, traitement et/ou distribution du courrier arrivée et départ (tenue des registres)
- Prise de notes et mise en forme tous types de courriers (notamment les courriers de proposition, de refus, de tarification…)
- Réalisation de documents de formes et contenus divers
- Création d’outils de suivi et d’analyse
- Transmission des notes destinées aux structures Petite Enfance, et aux différents services de la mairie
- Renseignement des tableaux de suivi des activités du service
- Suivi du planning des stagiaires par structure
- Tenue à jour du tableau des effectifs du personnel pour chaque structure
- Tenue à jour du tableau des jurys de recrutement des agents du service
- Etablissements de statistiques mensuelles et annuelles (présences, absences enfants et agents pour les crèches collectives et la crèche familiale)
- Organisation du classement et de l’archivage des dossiers
- Interface avec les autres services de la Mairie, avec notamment la gestion et le suivi des demandes de travaux des structures Petite Enfance
- Photocopie et diffusion des articles du mémento mensuel établi par la psychologue du service Petite Enfance
- Tenue d’une régie de recettes et du compte DFT
- En collaboration avec la coordinatrice Petite Enfance, gestion des impayés.
Mission 4 : Collaboration avec la 2e secrétaire du service en vue de son remplacement
La secrétaire devra se tenir informée et devra pouvoir suppléer sa collègue en son absence dans les domaines suivants :
Réception et suivi des demandes des familles :
- Réception et suivi des inscriptions pour l’accueil occasionnel : réponses aux familles sur l’état des dossiers et inscriptions
- Saisie des demandes de places en accueil occasionnel dans les listes d’attente
- Suivi de ces listes
- En collaboration avec la responsable du multi-accueil, établissement et suivi des listes de propositions d’admission
Réception, suivi et gestion des dossiers des familles utilisatrices du multi-accueil (accueil occasionnel contractualisé ou non)
- Suivi des admissions d’enfants
- Suivi des listes d’effectifs enfants
- Veille administrative des dossiers (situation familiale, domiciliation, établissement et modification éventuelle de la participation financière des familles…)
- Suivi administratif des contrats d’accueil en adéquation avec le règlement de fonctionnement de la structure
Gestion administrative du service
- Rédaction, selon les indications de la coordinatrice Petite Enfance :
- des courriers aux familles et autres interlocuteurs du service
- de notes, rapports, comptes rendus…
- En collaboration avec la coordinatrice Petite Enfance, établissement du rapport d’activité annuel du service
- Préparation avec la coordinatrice Petite Enfance des dossiers de subvention sollicités auprès des partenaires extérieurs
- Préparation avec la coordinatrice des budgets prévisionnels et activités réalisées des structures Petite Enfance
- Rédaction de l’ensemble des actes administratifs du service (délibérations, décisions, conventions, arrêtés…) en respectant les délais impartis
Profils recherchés
- Organisation et gestion du temps
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
- Connaissance des différentes structures d’accueil et de leurs particularités
- Connaissance du projet d’accueil du service Petite Enfance
- Connaissance des règles à appliquer en matière de tarification préconisées par la CAF
- Maîtrise des règles d’expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe, grammaire)
- Maîtrise des techniques de secrétariat (prises de notes, etc…)
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers la personne compétente
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel…) et le logiciel petite enfance Concerto
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents et de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Etablir une relation de confiance avec le cadre
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
- Savoir exploiter des documents chiffrés spécifiques émanant d’institutions privées ou publiques tels que bulletins de salaire, avis d’imposition…
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
- Connaissance des différentes structures d’accueil et de leurs particularités
- Connaissance du projet d’accueil du service Petite Enfance
- Connaissance des règles à appliquer en matière de tarification préconisées par la CAF
- Maîtrise des règles d’expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe, grammaire)
- Maîtrise des techniques de secrétariat (prises de notes, etc…)
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers la personne compétente
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel…) et le logiciel petite enfance Concerto
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents et de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Etablir une relation de confiance avec le cadre
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
- Savoir exploiter des documents chiffrés spécifiques émanant d’institutions privées ou publiques tels que bulletins de salaire, avis d’imposition…
Contact et modalités de candidature
Contact
0130863232
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre CV et lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire
- par courrier : Mairie de Houilles - 16 rue Gambetta 78800 Houilles
- par mail : job-ref-1pkjgqauzm@emploi.beetween.com
- par courrier : Mairie de Houilles - 16 rue Gambetta 78800 Houilles
- par mail : job-ref-1pkjgqauzm@emploi.beetween.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.