Assistant(e) de direction - secrétariat général
Offre n° O078241001388175
Publiée le 05/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située au sud-ouest des Yvelines, à 50 km de Paris (35 min de la gare Paris-Montparnasse), Rambouillet Territoires regroupe 36 communes et rassemble environ 80 000 habitants.
Elle a notamment pour compétence l'aménagement de l'espace communautaire, le développement économique, la voirie d'intérêt communautaire, l'environnement et le développement durable, la culture et le sport, l'action générationnelle et inter-générationnelle, l'assainissement, l'eau potable, la GEMAPI.
Elle a notamment pour compétence l'aménagement de l'espace communautaire, le développement économique, la voirie d'intérêt communautaire, l'environnement et le développement durable, la culture et le sport, l'action générationnelle et inter-générationnelle, l'assainissement, l'eau potable, la GEMAPI.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
22 rue Gustave Eiffel - 40036, Rambouillet (Yvelines)
Poste à pourvoir le
02/02/2025
Date limite de candidature
04/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions principales :
En soutien à la responsable du secrétariat général :
* Organisation des instances communautaires : assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
* Rédaction des projets de délibération
* Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
* Participations aux séances, prise de notes, rédaction des procès-verbaux, des décisions, des comptes-rendus de réunions (travail en soirée une fois par mois)
* Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels
* Traitement et veille à la bonne circulation de l'information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu'auprès des élus de la communauté d'agglomération
* Suivi de projets et activités de la direction
* Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports...)
* Organisation de réunions
* Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
* Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence
* Réception, enregistrement et transmission du courrier sur Dotelec
Missions ponctuelles :
* Accueil physique et téléphonique du public avec amabilité
* Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
* Gestion de la boîte mails de l'accueil
En soutien à la responsable du secrétariat général :
* Organisation des instances communautaires : assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
* Rédaction des projets de délibération
* Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
* Participations aux séances, prise de notes, rédaction des procès-verbaux, des décisions, des comptes-rendus de réunions (travail en soirée une fois par mois)
* Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels
* Traitement et veille à la bonne circulation de l'information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu'auprès des élus de la communauté d'agglomération
* Suivi de projets et activités de la direction
* Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports...)
* Organisation de réunions
* Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
* Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence
* Réception, enregistrement et transmission du courrier sur Dotelec
Missions ponctuelles :
* Accueil physique et téléphonique du public avec amabilité
* Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
* Gestion de la boîte mails de l'accueil
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
En soutien à la responsable du secrétariat général :
* Organisation des instances communautaires : assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
* Rédaction des projets de délibération
* Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
* Participations aux séances, prise de notes, rédaction des procès-verbaux, des décisions, des comptes-rendus de réunions (travail en soirée une fois par mois)
* Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels
* Traitement et veille à la bonne circulation de l'information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu'auprès des élus de la communauté d'agglomération
* Suivi de projets et activités de la direction
* Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports...)
* Organisation de réunions
* Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
* Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence
* Réception, enregistrement et transmission du courrier sur Dotelec
Missions ponctuelles :
* Accueil physique et téléphonique du public avec amabilité
* Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
* Gestion de la boîte mails de l'accueil
En soutien à la responsable du secrétariat général :
* Organisation des instances communautaires : assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
* Rédaction des projets de délibération
* Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
* Participations aux séances, prise de notes, rédaction des procès-verbaux, des décisions, des comptes-rendus de réunions (travail en soirée une fois par mois)
* Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels
* Traitement et veille à la bonne circulation de l'information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu'auprès des élus de la communauté d'agglomération
* Suivi de projets et activités de la direction
* Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports...)
* Organisation de réunions
* Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
* Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence
* Réception, enregistrement et transmission du courrier sur Dotelec
Missions ponctuelles :
* Accueil physique et téléphonique du public avec amabilité
* Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
* Gestion de la boîte mails de l'accueil
Profils recherchés
Savoirs :
* Excellentes capacités rédactionnelles
* Maîtrise indispensable des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook...)
* Maîtrise des modes de communication (téléphone, messagerie, réseaux sociaux, site internet, visioconférence...)
* Maîtrise des outils d'échange d'information et de planification (internet, agenda électronique partagé, planification de rendez-vous et échange de fichier en ligne...)
* Connaissance du logiciel Ciril
Savoir être :
* Anticiper et/ou faire preuve de réactivité
* Faire preuve d'une grande rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité...)
* Autonomie dans l'exercice de ses missions
* Amabilité
* Sens du service public
* Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
* Disponibilité (travail en soirée une fois par mois, sur des dates prévues à l'avance)
* Devoir de réserve / confidentialité et neutralité
* Discrétion
* Excellentes capacités rédactionnelles
* Maîtrise indispensable des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook...)
* Maîtrise des modes de communication (téléphone, messagerie, réseaux sociaux, site internet, visioconférence...)
* Maîtrise des outils d'échange d'information et de planification (internet, agenda électronique partagé, planification de rendez-vous et échange de fichier en ligne...)
* Connaissance du logiciel Ciril
Savoir être :
* Anticiper et/ou faire preuve de réactivité
* Faire preuve d'une grande rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité...)
* Autonomie dans l'exercice de ses missions
* Amabilité
* Sens du service public
* Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
* Disponibilité (travail en soirée une fois par mois, sur des dates prévues à l'avance)
* Devoir de réserve / confidentialité et neutralité
* Discrétion
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.