Chargé de l'accueil et courrier de l'Hôtel de ville
Offre n° O078240805000869
Publiée le 05/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune centre de Saint Quentin en Yvelines, située au sud-ouest de Paris, MONTIGNY LE BRETONNEUX, ville de 33 535 habitants, très attachée à son environnement, veille tout particulièrement à son cadre et à sa qualité de vie.
Reconnue par diverses distinctions officielles, notamment celles de Territoire engagé pour la nature et la biodiversité, Ville fleurie, Ville active et sportive, Ville amie des enfants (UNICEF)...
La Ville a à cœur de recruter et d'accompagner son personnel grâce à une politique RH de développement des compétences par la formation, la mobilité et l'évolution professionnelle.
Reconnue par diverses distinctions officielles, notamment celles de Territoire engagé pour la nature et la biodiversité, Ville fleurie, Ville active et sportive, Ville amie des enfants (UNICEF)...
La Ville a à cœur de recruter et d'accompagner son personnel grâce à une politique RH de développement des compétences par la formation, la mobilité et l'évolution professionnelle.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
66 rue de la Mare aux Carats, Montigny-le-Bretonneux (Yvelines)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du responsable administratif et financier de la Communication, vous assurez le traitement du courrier et des mails, ainsi que l’accueil physique et téléphonique de l’Hôtel de Ville.
Missions / conditions d'exercice
Missions de traitement du courrier reçu :
Réceptionne, numérise, trie, indexe, réattribue, met à disposition pour distribution le courrier
Applique le protocole de lecture afin d’analyser rapidement et
justement le contenu et définir le process de traitement du courrier
Evalue le courrier et définit le flux des visas en conséquence
Enregistre et diffuse le courrier sur le logiciel Post-office.
Gère les statistiques du nombre de courrier diffusé en visa et en courrier rapide.
Missions de l’accueil :
Accueille, renseigne et oriente, dès l’ouverture et jusqu’à la fermeture
de l’Hôtel de Ville, les administrés vers les services compétents.
Gère la distribution de tickets et des délivrances de formulaires pour différentes inscriptions via le logiciel Q Matic.
Procède aux réservations de salles de réunion sur le logiciel et de la supervision de l’aménagement des salles y compris les halls, en collaboration avec les appariteurs.
Gère le standard téléphonique de l’Hôtel de Ville selon le protocole
VOIP.
Assure la mise à jour des documents affichés, des tracts sur les
tableaux et les présentoirs.
Reçoit les colis ou les livraisons diverses, les attribue et en assure la
prise en charge par les services concernés.
Missions diverses:
Réalise des tâches de mises sous-pli, étiquetages, préparation de chemises de courrier pour le Cabinet du Maire.
Réceptionne, numérise, trie, indexe, réattribue, met à disposition pour distribution le courrier
Applique le protocole de lecture afin d’analyser rapidement et
justement le contenu et définir le process de traitement du courrier
Evalue le courrier et définit le flux des visas en conséquence
Enregistre et diffuse le courrier sur le logiciel Post-office.
Gère les statistiques du nombre de courrier diffusé en visa et en courrier rapide.
Missions de l’accueil :
Accueille, renseigne et oriente, dès l’ouverture et jusqu’à la fermeture
de l’Hôtel de Ville, les administrés vers les services compétents.
Gère la distribution de tickets et des délivrances de formulaires pour différentes inscriptions via le logiciel Q Matic.
Procède aux réservations de salles de réunion sur le logiciel et de la supervision de l’aménagement des salles y compris les halls, en collaboration avec les appariteurs.
Gère le standard téléphonique de l’Hôtel de Ville selon le protocole
VOIP.
Assure la mise à jour des documents affichés, des tracts sur les
tableaux et les présentoirs.
Reçoit les colis ou les livraisons diverses, les attribue et en assure la
prise en charge par les services concernés.
Missions diverses:
Réalise des tâches de mises sous-pli, étiquetages, préparation de chemises de courrier pour le Cabinet du Maire.
Profils recherchés
Vos Compétences techniques:
Rédige les comptes rendus de réunion du secteur.
Applique la procédure de l’alarme incendie de l’Hôtel de Ville.
Sens aigu de la confidentialité.
Connaissance acquise de Post-office, du Pack Windows et des logiciels métiers Q Matic et VOIP.
Aisance rédactionnelle.
Connaissance de l’organisation des services municipaux, de la ville de Montigny et de son environnement.
Bon sens de l’analyse pour prioriser et déterminer le caractère
d’urgence des courriers gérés.
Vos Aptitudes :
Sens du travail en équipe
Ponctualité et rigueur
Réactivité et autonomie
Bonne présentation, bon relationnel
Capacité de gestion des situations de publics difficiles
Avantages et conditions d'exercice :
Localisation : Hôtel de ville
Horaires : Vous travaillez sur une amplitude horaire de 38 heures hebdomadaires - une nocturne par semaine jusqu'à 20H (le mardi ou le mercredi)
Droits aux congés : 25 jours de congés + jours ARTT,
Rémunération : rémunération indiciaire et selon profil, 13 mois.
Action sociale : PLURELYA (chèques vacances, coupons sport…), participation complémentaire santé et prévoyance
Rédige les comptes rendus de réunion du secteur.
Applique la procédure de l’alarme incendie de l’Hôtel de Ville.
Sens aigu de la confidentialité.
Connaissance acquise de Post-office, du Pack Windows et des logiciels métiers Q Matic et VOIP.
Aisance rédactionnelle.
Connaissance de l’organisation des services municipaux, de la ville de Montigny et de son environnement.
Bon sens de l’analyse pour prioriser et déterminer le caractère
d’urgence des courriers gérés.
Vos Aptitudes :
Sens du travail en équipe
Ponctualité et rigueur
Réactivité et autonomie
Bonne présentation, bon relationnel
Capacité de gestion des situations de publics difficiles
Avantages et conditions d'exercice :
Localisation : Hôtel de ville
Horaires : Vous travaillez sur une amplitude horaire de 38 heures hebdomadaires - une nocturne par semaine jusqu'à 20H (le mardi ou le mercredi)
Droits aux congés : 25 jours de congés + jours ARTT,
Rémunération : rémunération indiciaire et selon profil, 13 mois.
Action sociale : PLURELYA (chèques vacances, coupons sport…), participation complémentaire santé et prévoyance
Contact et modalités de candidature
Contact
0139303110
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à adresser à :
Monsieur le Maire
66 rue de la Mare aux Carats
78180 MONTIGNY LE BRETONNEUX
et à transmettre par mail : recrutement@montigny78.fr
Monsieur le Maire
66 rue de la Mare aux Carats
78180 MONTIGNY LE BRETONNEUX
et à transmettre par mail : recrutement@montigny78.fr
Adresse de l'employeur
Mairie de MONTIGNY-LE-BRETONNEUX
>66 rue de la Mare aux Carats
78180 MONTIGNY LE BRETONNEUX
>66 rue de la Mare aux Carats
78180 MONTIGNY LE BRETONNEUX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.