Le secrétariat Général, composé d'une équipe de 3 personnes, recrute un (e) chargé d'accueil pour son service accueil situé à l'Hôtel de Ville.

Placé(e) sous l'autorité du responsable du Secrétariat Général, en binôme avec un autre agent, le chargé d'accueil assure la centralisation des informations nécessaires au public, participe activement à la mise en œuvre d'une démarche qualité et la gestion relation citoyen et en assure son suivi.

Activités principales :
Accueil - Standard
• Accueil général de l’Hôtel de Ville,
• Mise en attente et orientation des usagers et des visiteurs,
• Information générale du public et réponses de premier niveau pour l’ensemble des services,
• Gestion de la relation citoyenne via le logiciel de GRC,
• Remise des clés aux associations ainsi que le courrier de celles domiciliées à l’Hôtel de ville,
• Remise des clés des véhicules de pool (et gestion administrative du parc),
• Remise de formulaires et autres documents (plan, horaires des transports et autres informations générales locales mais aussi documents émanant des services à destination des usagers ou organismes divers),
• Mise à jour des présentoirs,
• Gestion des affiches liées aux horaires d’ouverture de la Mairie dans le respect de la charte Communication,
• Gestion de l’affichage des actes administratifs de la ville, d’informations préfectorales et ministérielles et des enquêtes publiques,
• Mise à disposition des enquêtes publiques à la consultation des usagers,
• Réception et orientation des appels téléphoniques,
• Répartition des appels, sélection des demandes, recherche et adaptation des demandes pour orientation,
• Réception des rendez-vous et au besoin accompagnement jusqu’au lieu de réunion,
Tâches administratives
• Enregistrement et diffusion du courrier postal et mail de l’Hôtel de ville (tamponnage, dématérialisation pour les courriers postaux, enregistrement et transmission),
• Traitement du courrier et des mails destinés au service accueil,
• Classement et préparation des trieurs/pochettes services en lien avec l’appariteur,
• Gestion du courrier à envoyer (tri, comptage, élaboration de la fiche de transfert, assurer le suivi à l’aide du tableau de transmission et transmission au prestataire),
• Tenue de l’annuaire des organismes et services,
• Enregistrement des affichages à effectuer pour en assurer le suivi (affichage, retrait et au besoin transmission de procès-verbaux),
• Gestion des rendez-vous pour les permanences Maison de la justice et du droit,
• Mise à jour systématique du planning des réunions, des rendez-vous et de l’agenda des événements de la ville,
• Gestion et tenue du calendrier du pool des véhicules de l’Hôtel de ville (hors services techniques et police),
• Participer à l’évaluation de la satisfaction du public : gestion du tableau des statistiques de fréquentation du public et des appels téléphoniques,
• Elaboration du rapport d’activités du service Accueil.

Conditions d'exercice : 38h00 hebdomadaires - travail le samedi par roulement

-Posséder une première expérience dans un poste similaire en collectivité territoriale,
-Bonnes connaissances des techniques d’accueil physique et téléphonique
-Bonnes connaissances en bureautique et secrétariat
-Bonne connaissance du fonctionnement des Services municipaux et des procédures hiérarchiques.
-Aptitude à l’utilisation d’internet et du logiciel métier (GRC)
-Discrétion et réserve professionnelle
-Sens de l’écoute et du contact avec le public
-Sens du service public et aptitude aux relations humaines
-Bonne maîtrise de la lecture et de l’écriture
-Grande rigueur et méthode
-Très bonne présentation et respect impératif des horaires
-Grande disponibilité et capacité d’adaptation aux nécessités de service
-Désamorcer les situations conflictuelles