Assistant de direction (F/H)
Offre n° O078240719000874
Publiée le 19/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Mantes-la-Jolie, Chef-lieu d'Arrondissement et de Canton, 45 300 habitants, est la Ville la plus importante de la Communauté Urbaine Grand Paris Seine et Oise, intercommunalité de la grande couronne d'Ile de France de plus de 400 000 habitants (wwww.manteslajolie.fr)
Riche de par sa mixité humaine et urbaine, elle valorise son territoire en alliant dimension historique et projets d'aménagement d'envergure. Les dernières décennies ont marqué une nouvelle étape dans l'évolution urbaine
Riche de par sa mixité humaine et urbaine, elle valorise son territoire en alliant dimension historique et projets d'aménagement d'envergure. Les dernières décennies ont marqué une nouvelle étape dans l'évolution urbaine
Lieu de travail
31 rue Gambetta, Mantes-la-Jolie (Yvelines)
Poste à pourvoir le
20/09/2024
Date limite de candidature
17/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Directeur Etat-Civil et Relation Citoyens, vous assurez la gestion administrative de la direction composée de quatre (4) services : Accueil et Relations Citoyens, Etat-civil, Inscriptions municipales et Régie, Cimetières.
En étroite collaboration avec le directeur, vous facilitez l'organisation, la coordination et la transversalité entre les services. Vous fluidifiez la communication au sein du service et cultivez le sens du service public auprès des équipes.
En étroite collaboration avec le directeur, vous facilitez l'organisation, la coordination et la transversalité entre les services. Vous fluidifiez la communication au sein du service et cultivez le sens du service public auprès des équipes.
Missions / conditions d'exercice
Missions
Vous apportez un soutien permanent à l’activité du Directeur en termes d’organisation, de gestion, d’information, d’accueil, de suivi des dossiers et de classement. Vous êtes associé(e) aux projets de service, vos missions sont les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique et renseignements du public,
- Traitement des demandes des administrés,
- Organisation, planification et logistique des réunions, des rendez-vous, évènements de la Direction (Audit),
- Gestion des plannings,
- Appui au Directeur dans le parcours de formation interne,
- Suivi des données, tableaux de reporting,
- Rédaction et mise en forme de rapports, notes, courriers, comptes rendus et tableaux,
- Contrôle formel des documents (internes et externes) et de leurs circuits de validation,
- Tri et enregistrement du courrier entrant/ sortant du service,
- Saisie et mise à jour de données sur le système informatique,
- Mise à jour, classement, et archivage de dossiers et documentations (passeports, mariages…),
- Soutien à l’activité en période électorale,
- Soutien à l’activité en guichet,
- Relais avec les autres services,
Vous apportez un soutien permanent à l’activité du Directeur en termes d’organisation, de gestion, d’information, d’accueil, de suivi des dossiers et de classement. Vous êtes associé(e) aux projets de service, vos missions sont les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique et renseignements du public,
- Traitement des demandes des administrés,
- Organisation, planification et logistique des réunions, des rendez-vous, évènements de la Direction (Audit),
- Gestion des plannings,
- Appui au Directeur dans le parcours de formation interne,
- Suivi des données, tableaux de reporting,
- Rédaction et mise en forme de rapports, notes, courriers, comptes rendus et tableaux,
- Contrôle formel des documents (internes et externes) et de leurs circuits de validation,
- Tri et enregistrement du courrier entrant/ sortant du service,
- Saisie et mise à jour de données sur le système informatique,
- Mise à jour, classement, et archivage de dossiers et documentations (passeports, mariages…),
- Soutien à l’activité en période électorale,
- Soutien à l’activité en guichet,
- Relais avec les autres services,
Profils recherchés
Savoir :
- Connaissance de l’environnement institutionnel des Collectivités Territoriales,
- Connaissances juridiques et techniques : connaitre la réglementation de l’état-civil et de la régie serait un plus,
- La maîtrise des logiciel métiers ARPEGE est un plus.
Savoir-faire :
- Respect des procédures,
- Autonomie et sens de l’organisation,
- Qualités rédactionnelles et d’expression orale,
- Prise de notes lors de réunion,
- Utilisation des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur, messagerie, navigateur,…),
- Gestion des priorités dans la tenue du secrétariat de la Direction
Savoir être :
- Rigueur et méthode,
- Autonomie, initiative et réactivité,
- Adaptabilité,
- Discrétion et réserve,
- Capacité à rendre compte à sa hiérarchie,
- Sens du contact, qualités relationnelles et d’écoute,
- Travail en équipe.
- Connaissance de l’environnement institutionnel des Collectivités Territoriales,
- Connaissances juridiques et techniques : connaitre la réglementation de l’état-civil et de la régie serait un plus,
- La maîtrise des logiciel métiers ARPEGE est un plus.
Savoir-faire :
- Respect des procédures,
- Autonomie et sens de l’organisation,
- Qualités rédactionnelles et d’expression orale,
- Prise de notes lors de réunion,
- Utilisation des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur, messagerie, navigateur,…),
- Gestion des priorités dans la tenue du secrétariat de la Direction
Savoir être :
- Rigueur et méthode,
- Autonomie, initiative et réactivité,
- Adaptabilité,
- Discrétion et réserve,
- Capacité à rendre compte à sa hiérarchie,
- Sens du contact, qualités relationnelles et d’écoute,
- Travail en équipe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0134788100
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
31 rue Gambetta
78201 MANTES LA JOLIE CEDEX
recrutement@manteslajolie.fr
Monsieur le Maire
31 rue Gambetta
78201 MANTES LA JOLIE CEDEX
recrutement@manteslajolie.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.