Le cabinet du Maire est composé d’un directeur de cabinet, d’un chef de cabinet et d’un assistant. Il accompagne et conseille le Maire dans l’exercice de sa fonction. Il prépare l'agenda du maire, gère le protocole, se charge de l'organisation de la représentation des élus, traite le courrier. Il constitue l’interface entre les habitants, les services municipaux et les élus. Il assure également la conduite et le suivi des principaux projets politiques, en relation avec les services municipaux concernés.

Sous la responsabilité du directeur de cabinet du Maire, vous serez chargé(e) de :
• Assurer le secrétariat du Cabinet :
- Réaliser les tâches administratives attenantes au cabinet du Maire (commander les fournitures et cadeaux pour les invités officiels, traiter les bons de commande, vérifier les factures dans l'outil de gestion financière)
- Gérer les congés des élus et les tableaux des permanences
- Préparer et mettre en forme les dossiers de travail du directeur de cabinet (compte-rendu, constitution du dossier, etc.)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du Cabinet :
- Évaluer la demande, orienter vers les services adaptés et prendre les messages
- Accueillir les invités du Maire
• Réceptionner et distribuer le courrier :
- Réceptionner le courrier et le transmettre au Maire puis aux directions concernées par des annotations.
- Gérer les demandes électroniques des citoyens via l’outil de la Gestion de la relation citoyens (GRC) : réceptionner les demandes et y répondre, transférer les requêtes aux directions concernées.
- Rédiger des courriers réponses à la demande de Monsieur le Maire
- Réceptionner et distribuer le courrier aux Élus.
- Veiller à l’actualisation des contacts du cabinet
• Assurer le suivi de « Les élus en direct » et de « Entre nous soit dit » (les élus ou le Maire reçoivent les administrés sans rendez-vous) :
- Suite à ces 2 rendez-vous, transmettre les demandes formulées par les administrés aux élus ou services concernés afin qu’ils les traitent, tout en veillant au respect des commentaires formulés par Le Maire.
- Suivre leurs réponses.
• Gérer l’agenda du Maire (en binôme) :
- Prendre les rendez-vous sur l’agenda Outlook et gérer son planning.
- Filtrer les demandes.
- Organiser les réunions (réservation de salles, commande de matériel, de buffet, etc.)
- Réserver les restaurants et gérer les menus des invités si besoin
• Aider à l’organisation des cérémonies et manifestations :
- Formuler auprès des services internes les demandes d’installation de matériel, d’aménagement d’espaces, de préparation de buffets, etc. et veiller à leur bonne réalisation.
- Envoyer les mailings et suivre la liste des invités.
- Etre présente et participer au bon déroulement de certains grands évènements à la demande du directeur du cabinet (ex : vœux à la population)

Titulaire d’un diplôme au minimum de niveau Bac dans le domaine de l’assistance à la gestion des organisations et de leurs activités ou un Bac STMG, vous possédez une expérience professionnelle dans le domaine de l’assistanat administrative. Vous connaissez le fonctionnement d’une collectivité locale et ses procédures administratives. Vous savez mettre en œuvre les techniques de gestion administrative et de secrétariat (planification, anticipation, rédaction de courriers, d’actes, maitrise de la langue française à l’oral et à l’écrit, etc.). Vous savez utiliser de façon autonome le pack office et les applications métiers spécifiques (finances, parapheur électronique). Vous savez travailler en autonomie tout en faisant du reporting et en appliquant les procédures établies. Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e). Vous savez gérer efficacement et avec diplomatie tout type de situation d’accueil. Vous vous adaptez sans difficulté aux changements en redéfinissant vos priorités avec souplesse et en maintenant votre efficacité en dépit des imprévus.
Vous respectez la confidentialité des dossiers.
Poste ouvert aux candidats porteurs d’un handicap.

Conditions d’exercice
• Temps de travail et horaires : Vous travaillez 38 heures par semaine avec un fonctionnement par roulement avec votre collègue (travail en binôme).
• Droits à congés : 25 jours de congés, 17 jours de RTT et 2 jours de fractionnement.
• Rémunération : Rémunération indiciaire + régime indemnitaire attractif (part fixe et part variable du RIFSEEP) + 13ème mois
• Parcours d’intégration : Accompagnement de la prise de poste, avec mise en place d’un parcours d’intégration et d’un plan de formation individuel sur 3 ans. Organisation de demi-journées d’intégration et de cafés numériques (formation à nos outils : intranet, logiciel RH, messagerie, etc.). Si besoin, accompagnement possible à la recherche d’un logement et d’une place en crèche.
• Action sociale : adhésion au CNAS, accès au COS, participation employeur contrat groupe mutuelle (50% du tarif dans la limite de 50€ par mois) et prévoyance (12€ par mois), versement de prestations d’action sociale, accès au restaurant municipal.
• Transport : remboursement à 75 % des coupons d’abonnement de transports en commun pour le trajet domicile-travail et/ou versement du forfait mobilités durables (indemnité forfaitaire de 100€ à 300€ par an selon le nombre de déplacements en vélo domicile-travail). Stationnement gratuit à proximité de tous les bâtiments municipaux.