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La Ville de PLAISIR recrute, par voie statutaire de préférence, ou à défaut contractuelle :

CHARGÉ(E) DE MANIFESTATIONS (H/F)
Au sein du Cabinet du Maire et de la Direction des Relations Institutionnelles
Cadre d’emplois : Adjoint administratif
Service de rattachement : Service Protocole

Activités principales du Poste :

 Préparer et organiser des manifestations (il s’entend par manifestations : commémorations, événements protocolaires récurrents ou exceptionnels, réunions de quartiers, petits déjeuners, déjeuners, diners, soirées thématiques, vœux, etc…), installer et désinstaller, assurer le transport et le rangement
 Prendre part au service et rangement lors des manifestations
 Veiller au bon déroulement des réceptions
 Gérer et suivre l’ensemble des stocks (volume, dates de péremption) et des réserves
 Contacter les fournisseurs pour établir les devis
 Assurer les relations et négocier avec les fournisseurs
 Etablir les bons de commandes
 Faire les courses pour les approvisionnements, assurer leur chargement, leur transport, leur rangement dans les locaux dédiés
 Assurer le déplacement des fournitures et du matériel si besoin avec l’assistance des ST vers les lieux des manifestations et cérémonies
 Gérer et veiller à la mise à jour des fichiers tout au long de l’année
 Préparer des listings / fichiers pour l’envoi des invitations protocolaires, envoi des invitations et suivi des réponses
 Gérer les listings pour les cadeaux de naissance
 Gérer les évènements de la vie (fleurs naissance, mariage, noces + fleurs pour les décès)
 Travail en transversalité avec les autres directions : exprimer les besoins clairement, et assurer le suivi des demandes
 Etablir le déroulé des manifestations

Activités spécifiques du Poste
 Suivre et mettre à jour les fichiers, les mails et le courrier du protocole
 Etablir les signalements e atal et autres, suivre leur bonne prise en compte et leur exécution
 Tenir des tableaux de bord pour l’évaluation de chaque manifestation
 Suivre le budget du service et gérer les services faits

Activités ponctuelles du Poste
 Accueillir le public et les personnalités
 Coordonner le personnel chargé des réceptions et vérifier sa prestation
 Coordonner les équipes mairie renfort sur les manifestations
 Etablir les feuilles d’heures supplémentaires du personnel
 Prendre part au service et rangement lors des manifestations assurées par traiteur
 Gérer la sonorisation des commémorations (pupitre+ magnétophone)
 Assurer l’accueil et le service lors des manifestations du protocole
 Etablir des procédures, vade me cum, tableaux de bords pour les manifestations
 Prêter main forte aux événements de la Maison Rousseau nécessitant un renfort
 Assurer le nettoyage et veiller à la propreté du matériel (vaisselle, linge…)
 Gérer la remise des diplômes des médailles du travail aux Plaisirois avec la DRC, accueil de la mairie annexe
 Gérer la remise des diplômes de la médaille communale et bons cadeaux aux avec la DRC, accueil de l’HDV
 Gérer la remise des diplômes et bons cadeaux aux agents non présents lors de la cérémonie avec la DRC, accueil de l’HDV
 Gérer la remise des bons cadeaux aux agents non présents lors des rencontres avec le maire avec la DRC, accueil de l’HDV

Technicité du poste :
 Connaissances
 De l’outil informatique
 Des consignes de sécurité
 Des règles du protocole
 Des logiciels Word et Excel

Profil :
 Compétences
 Gestion des stocks
 Organisation, méthode et rigueur
 Adaptabilité
 Qualités relationnelles
 Sens des responsabilités
 Esprit d’équipe
 Coordination et animation d’équipe

 Qualifications/diplômes
 Brevet des Collèges / Baccalauréat
 CAP hôtellerie ou expérience similaire appréciés

 Qualités
Conscience professionnelle / Esprit d’initiative / Sens du service public / /Ouverture d’esprit / Ponctualité / Assiduité / Autonomie

 Exigences
Présentation et représentation / Discrétion / Disponibilité / Réactivité
Permis B