Assistant services à la population (h/f)
Offre n° O077241010000894
Publiée le 08/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place du General de Gaulle, La Chapelle-Gauthier (Seine-et-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
25h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
agent administratif accueil
Missions :-Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone,
-Recevoir, filtrer et orienter les appels,
-Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
-Orienter le public vers les services ou organismes compétents,
-Gestion et suivi des formalités administratives. (Recensement militaire, réponse courrier...)
-Participer à diverses missions administratives nécessaires au bon fonctionnement du service. Gestion des demandes de reprographie des associations.
Gestion du Courrier de la mairie Secrétariat Etat-Civil (binôme) :
-Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
-Instruction et constitution des actes d'état civil : Naissance, adoption, mariage, P.A.C.S, décès et recherche d'actes
-Gestion demandes liées au cimetière
-Mentions diverses, Délivrer les livrets de famille et assurer la tenue des registres Suivi du CCAS :
- Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions et radiations)
- Assurer la relation avec les différents services concernés (Préfecture, Tribunal, INSEE...)Remplacer l'agent en charge du service enfance en cas d'absence : gestion plateforme périscolaire, réponse aux parents, pointage, tablette
Missions :-Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone,
-Recevoir, filtrer et orienter les appels,
-Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
-Orienter le public vers les services ou organismes compétents,
-Gestion et suivi des formalités administratives. (Recensement militaire, réponse courrier...)
-Participer à diverses missions administratives nécessaires au bon fonctionnement du service. Gestion des demandes de reprographie des associations.
Gestion du Courrier de la mairie Secrétariat Etat-Civil (binôme) :
-Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
-Instruction et constitution des actes d'état civil : Naissance, adoption, mariage, P.A.C.S, décès et recherche d'actes
-Gestion demandes liées au cimetière
-Mentions diverses, Délivrer les livrets de famille et assurer la tenue des registres Suivi du CCAS :
- Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions et radiations)
- Assurer la relation avec les différents services concernés (Préfecture, Tribunal, INSEE...)Remplacer l'agent en charge du service enfance en cas d'absence : gestion plateforme périscolaire, réponse aux parents, pointage, tablette
Missions / conditions d'exercice
- accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique ;
- gérer les formalités administratives courantes ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- tenir les listes électorales ;
- réaliser des tâches de secrétariat ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
- gérer le cimetière.
- gérer les formalités administratives courantes ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- tenir les listes électorales ;
- réaliser des tâches de secrétariat ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
- gérer le cimetière.
Profils recherchés
- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
Expérience en état civil souhaitée
Rigueur, méthodologie et organisation, Communication et sens du relationnel, Sens du travail d'équipe et en transversalité, Esprit d'initiative, Capacité à gérer les priorités, Obligation de discrétion et de confidentialité, Savoir remonter l'information à sa hiérarchie.
Suivi des demandes de subventions Suivi de dossiers spécifiques ,Assistance et conseil Gestion des relations avec les fournisseurs et les services de la trésorerie, Polyvalence au sein du service, Emission, contrôle des bons de commande engagements
Travail un Samedi matin par mois obligatoire
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
Expérience en état civil souhaitée
Rigueur, méthodologie et organisation, Communication et sens du relationnel, Sens du travail d'équipe et en transversalité, Esprit d'initiative, Capacité à gérer les priorités, Obligation de discrétion et de confidentialité, Savoir remonter l'information à sa hiérarchie.
Suivi des demandes de subventions Suivi de dossiers spécifiques ,Assistance et conseil Gestion des relations avec les fournisseurs et les services de la trésorerie, Polyvalence au sein du service, Emission, contrôle des bons de commande engagements
Travail un Samedi matin par mois obligatoire
Contact et modalités de candidature
Contact
0164084116
Informations complémentaires
Contact et informations complémentaires :Envoyer CV et lettre de motivation Monsieur le Maire Place du General de Gaulle77720 LA CHAPELLE GAUTHIER ou de préférence par mail:
maire@la-chapelle-gauthier.fr
Téléphone collectivité :01 64 08 41 16
maire@la-chapelle-gauthier.fr
Téléphone collectivité :01 64 08 41 16
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.