Chargé(e) de gestion des assemblées de la Commission permanente F/H
Offre n° O077240801385315
Publiée le 27/08/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
12 rue des Saints-Pères Melun (Seine-et-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction générale des services (DGS) conseille et oriente les services départementaux dans leurs choix stratégiques et dans la définition des politiques publiques. Elle assure le lien avec les élus du Département, organise le bon fonctionnement des assemblées délibérantes, garantit le respect des équilibres de gestion et la bonne exécution du budget départemental.
Le Secrétariat général aux Assemblées est une entité charnière entre l'administration et l'exécutif départemental. Il pilote l'organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes du Département et de leurs instances préparatoires. Le SGA a également la responsabilité de plusieurs sujets connexes au fonctionnement des assemblées. Il assure également la gestion administrative de la représentation du Département au sein de l'ensemble des organismes extérieurs concernés.
Rattaché au Directeur général des Services, chacune des missions du Secrétariat général aux Assemblées le positionne en lien permanent avec l'encadrement supérieur des services départementaux et le Cabinet du Président.
Suite à une mobilité en interne, le SGA composé de 5 personnes, recherche son ou sa future Chargé(e) de la gestion des séances de la Commission permanente.
Le Secrétariat général aux Assemblées est une entité charnière entre l'administration et l'exécutif départemental. Il pilote l'organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes du Département et de leurs instances préparatoires. Le SGA a également la responsabilité de plusieurs sujets connexes au fonctionnement des assemblées. Il assure également la gestion administrative de la représentation du Département au sein de l'ensemble des organismes extérieurs concernés.
Rattaché au Directeur général des Services, chacune des missions du Secrétariat général aux Assemblées le positionne en lien permanent avec l'encadrement supérieur des services départementaux et le Cabinet du Président.
Suite à une mobilité en interne, le SGA composé de 5 personnes, recherche son ou sa future Chargé(e) de la gestion des séances de la Commission permanente.
Missions / conditions d'exercice
Dans ce cadre, le/la Chargé(e) de gestion des séances de la Commission permanente aura pour missions :
Activités principales :
- Organise, prépare et suit les séances de la Commission permanente en lien avec l'ensemble des directions émettrices de dossiers et les différents collaborateurs du Cabinet du Président.
- Veille à la bonne réalisation de chaque étape préparatoire des séances de la Commission permanente. Dans ce cadre, il/elle accorde la plus grande importance notamment au respect des délais internes et des délais légaux.
- Suit de près les ultimes modifications politiques et/ou techniques de chaque dossier avant envoi aux élus et veille à ce que chaque décideur final (DGS et Cabinet du Président) soit au fait des contenus définitifs des dossiers.
- Veille à la bonne organisation matérielle des séances de la Commission permanente.
- Elabore les délibérations de la Commission permanente : mise en signature du Président des délibérations après les avoir complétées des éléments de la séance (détail des élus présents/absents/des procurations de vote ; indication du sens du vote ; le cas échéant, intégration des amendements aux délibérations) transmission au contrôle de légalité, publication, diffusion des délibérations rendues exécutoires sur l'intranet du Département et sur son site Internet.
Activités secondaires :
- Participation à la gestion des séances du Conseil départemental.
- Gestion des publications des actes administratifs de la collectivité.
- Gestion administrative des décisions du Président (contrôle de compétences, vérification du contenu, mise en signature, rendu exécutoire).
- Gestion de l'envoi dématérialisé au contrôle de légalité des actes administratifs du Département.
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
- Participation employeur à la mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Prestations sociales et COS
- Offres de formations innovantes
- Ecole des métiers
- Accompagnement aux concours
- Télétravail possible après une période d'intégration
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.
Activités principales :
- Organise, prépare et suit les séances de la Commission permanente en lien avec l'ensemble des directions émettrices de dossiers et les différents collaborateurs du Cabinet du Président.
- Veille à la bonne réalisation de chaque étape préparatoire des séances de la Commission permanente. Dans ce cadre, il/elle accorde la plus grande importance notamment au respect des délais internes et des délais légaux.
- Suit de près les ultimes modifications politiques et/ou techniques de chaque dossier avant envoi aux élus et veille à ce que chaque décideur final (DGS et Cabinet du Président) soit au fait des contenus définitifs des dossiers.
- Veille à la bonne organisation matérielle des séances de la Commission permanente.
- Elabore les délibérations de la Commission permanente : mise en signature du Président des délibérations après les avoir complétées des éléments de la séance (détail des élus présents/absents/des procurations de vote ; indication du sens du vote ; le cas échéant, intégration des amendements aux délibérations) transmission au contrôle de légalité, publication, diffusion des délibérations rendues exécutoires sur l'intranet du Département et sur son site Internet.
Activités secondaires :
- Participation à la gestion des séances du Conseil départemental.
- Gestion des publications des actes administratifs de la collectivité.
- Gestion administrative des décisions du Président (contrôle de compétences, vérification du contenu, mise en signature, rendu exécutoire).
- Gestion de l'envoi dématérialisé au contrôle de légalité des actes administratifs du Département.
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
- Participation employeur à la mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Prestations sociales et COS
- Offres de formations innovantes
- Ecole des métiers
- Accompagnement aux concours
- Télétravail possible après une période d'intégration
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.
Profils recherchés
De formation Bac à Bac+2 dans le domaine de la gestion administrative et juridique, vous justifiez d'un an minimum sur une fonction similaire, nous recherchons avant tout une personne ayant envie d'apprendre et disposant d'une certaine curiosité intellectuelle.
Votre capacité d'autonomie, d'organisation, de rigueur, proactivité et votre goût pour le travail en équipe vous permettront de réussir pleinement dans ce poste. Afin de mener à bien vos missions toute l'équipe participera à vous accompagner dans votre prise de fonction, vous partagerez notamment le bureau avec la titulaire actuelle du poste.
Savoirs attendus sur le poste :
Vous avez connaissance du fonctionnement institutionnel des collectivités territoriales et en particulier celui d'un Département.
Vous avez les connaissances juridiques de base du cadre légal régissant le fonctionnement des assemblées départementales, des compétences rédactionnelles et êtes à l'aise avec l'outil informatique, en particulier les logiciels Word et Excel. Idéalement, vous avez déjà une expérience du logiciel de gestion des travaux des assemblées (facultatif)
Savoir-faire :
- Aptitude à comprendre et analyser des processus complexes au sein d'une structure de taille importante.
- S'approprier le rôle d'une structure stratégique et transversale telle que le Secrétariat général aux Assemblées et en porter les enjeux dans ses relations avec les différents interlocuteurs (Services départementaux / Cabinet du Président).
- Organiser et anticiper l'activité quotidienne, et le cas échéant, l'ajuster.
- Décider de ses priorités en fonction de l'urgence, de la nature et de l'importance du travail.
- Savoir communiquer et alerter en temps utiles, de la perspective ou de la survenance de difficultés de tout ordre.
- Créer et faire évoluer des outils d'organisation et de pilotage.
Savoir-être :
- Aisance relationnelle, être capable de s'adapter rapidement aux différentes situations et aux différents interlocuteurs.
- Diplomatie, respect des règles de confidentialité, discrétion.
Votre capacité d'autonomie, d'organisation, de rigueur, proactivité et votre goût pour le travail en équipe vous permettront de réussir pleinement dans ce poste. Afin de mener à bien vos missions toute l'équipe participera à vous accompagner dans votre prise de fonction, vous partagerez notamment le bureau avec la titulaire actuelle du poste.
Savoirs attendus sur le poste :
Vous avez connaissance du fonctionnement institutionnel des collectivités territoriales et en particulier celui d'un Département.
Vous avez les connaissances juridiques de base du cadre légal régissant le fonctionnement des assemblées départementales, des compétences rédactionnelles et êtes à l'aise avec l'outil informatique, en particulier les logiciels Word et Excel. Idéalement, vous avez déjà une expérience du logiciel de gestion des travaux des assemblées (facultatif)
Savoir-faire :
- Aptitude à comprendre et analyser des processus complexes au sein d'une structure de taille importante.
- S'approprier le rôle d'une structure stratégique et transversale telle que le Secrétariat général aux Assemblées et en porter les enjeux dans ses relations avec les différents interlocuteurs (Services départementaux / Cabinet du Président).
- Organiser et anticiper l'activité quotidienne, et le cas échéant, l'ajuster.
- Décider de ses priorités en fonction de l'urgence, de la nature et de l'importance du travail.
- Savoir communiquer et alerter en temps utiles, de la perspective ou de la survenance de difficultés de tout ordre.
- Créer et faire évoluer des outils d'organisation et de pilotage.
Savoir-être :
- Aisance relationnelle, être capable de s'adapter rapidement aux différentes situations et aux différents interlocuteurs.
- Diplomatie, respect des règles de confidentialité, discrétion.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Magali Garinet - Chargée de recrutement
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.