Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.

Missions en collaboration avec une collègue Secrétaire de Mairie, le Maire et ses Adjoints, vous serez en charge de l’accueil des administrés et du traitement des demandes dans les domaines suivants :
D’état civil : reconnaissances, mariages, pacs,
Demandes funéraires, concession cimetière…
Inscriptions électorales,
Inscriptions et le suivi du recensement militaire des jeunes,
Inscriptions scolaires et périscolaires, réservation et pointage des présences,
S’assurer du bon fonctionnement de l’accueil physique et téléphonique,
S’assurer du traitement administratif des courriels et courriers entrant,
Réception et numérotage des déclarations d’urbanisme,
Répondre aux courriers particuliers ou exigeants des recherches,
Prise de rendez-vous des administrés,
Planifier les réservations des locations de salle des fêtes privées et traiter les dossiers de locations,
Assistance du secrétariat,
Assurer le bon affichage administratif et évènementiel,
Accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique ;
Gérer les formalités administratives courantes ;
Gérer les demandes relatives à l'état civil ;
Gérer les autorisations d'occupation des sols ;
Réaliser des tâches de secrétariat ;
Identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
Gérer le cimetière.

- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
Sens du service public, qualité d’écoute et relationnelles importantes, rigueur et sens de l’organisation, réserve et discrétion, sens du travail en équipe, disponibilité.

Maîtrise de Word/Excel et Outlook, Berger Levrault, Logitud (état civil/Elections, cimetière)
Expérience souhaitée.
Poste sur 20h hebdomadaires du lundi au vendredi et permanence une fois par mois le samedi matin.

- SAVOIR FAIRE :
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.

- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).