Assistant(e) administratif (ve) polyvalent(e)
Offre n° O076250207001317
Publiée le 07/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1345 route de la vallée, Saint-Martin-du-Vivier (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
09/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Rémunération indicative
Rémunération indiciaire + régime indemnitaire
Descriptif de l'emploi
La Commune de Saint-Martin-du-Vivier est une commune située dans le département de la Seine-Maritime dans la région Normandie. La commune compte aujourd’hui plus de 1 700 habitants et, est un des maillons de la ceinture verte qui entoure la capitale normande. A 6 km du centre de Rouen, elle offre un paysage varié sur ses 501 ha qui couvrent la vallée du Robec et les plateaux du Mesnil Grémichon et du Mont Perreux.
Afin d’offrir un service communal toujours plus adapté aux besoins de ses habitants, la Communes de Saint-Martin-du Vivier intervient dans plusieurs domaines : urbanisme, enfance-jeunesse, culture et sport, l’éducation et la famille, l’action sociale…
Afin d’offrir un service communal toujours plus adapté aux besoins de ses habitants, la Communes de Saint-Martin-du Vivier intervient dans plusieurs domaines : urbanisme, enfance-jeunesse, culture et sport, l’éducation et la famille, l’action sociale…
Missions / conditions d'exercice
Assistant(e) administratif (ve) polyvalent(e)
Vous travaillez en équipe et en coordination avec l'ensemble des agents de la commune.
Au sein du secrétariat de la Mairie et sous l'autorité de la Secrétaire générale, vous assurerez l'assistance au public dans le montage de leurs dossiers d'urbanisme et dans leurs démarches administratives.
Vous êtes garant(e) du suivi et du traitement des documents d’urbanisme et comptable de la collectivité.
Vous veillez tout particulièrement à une communication de qualité avec les administrés et vos collaborateurs de proximité.
Vous êtes attentif (ve) à l’application des règlements en vigueur et faite preuve de discernement dans la prise en compte des situations individuelles.
Vous êtes chargé(e) d'assurer la permanence d’accueil (en binôme) et le suivi administratif de l’ensemble des missions du secretariat. A ce titre vous exercerez les missions suivantes :
• Assurer les missions d’accueil de la commune :
- Accueillir et orienter les usagers ou fournisseurs
- Répondre aux appels téléphoniques et orienter les appels
- Répondre et traiter les demandes de premier niveau
- Saisir quotidiennement les tableaux de suivi d’activité et demandes des usagers
- Préparation logistique des salles de réunions
• Exécuter des tâches comptables et administratives :
Pré-Instruction des dossiers d’urbanisme (sous le contrôle de l’adjoint délégué à l’Urbanisme), notamment
- Conseils et renseignements sur l'urbanisme
- Gestion administrative et suivi des dossiers en phase de pré-instruction (DP, PC, PA, AT, PCMI et CUb) et instruction (CUa et DIA)
- Enregistrement numérique et papier des dossiers déposés
- Examen de la recevabilité et de la complétude des dossiers
- Gestion de la transmission des dossiers aux instructeurs
- Consultation des services extérieurs
- Demandes de pièces manquantes, des notifications de délais d'instruction, des lancements de consultations, de courriers
- Suivi des délais, et affichage légal
- Suivi des enquêtes publiques
Gestion financière et comptable :
- Réceptionner, vérifier (validité des pièces justificatives, contrôle des factures ...), classer et archiver les pièces comptables
- Préparer les mandatements et les titres de recettes, saisir les factures et les mandats
- Assurer une veille sur les opérations comptables
- Gérer les relations avec les fournisseurs et les agents des services
- Recevoir et renseigner les usagers et fournisseurs
- Participer à la préparation du budget et du compte administratif : préparation d'états, saisies de données ….
• Missions ponctuelles :
- Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions et radiations)
- Mettre en place l'organisation matérielle des élections ainsi que des commissions diverses
- Délivrer des cartes électorales
- Polyvalence administrative en cas d’absence, assurer des tâches administratives (courrier, publipostage, mise sous pli)
Vous travaillez en équipe et en coordination avec l'ensemble des agents de la commune.
Au sein du secrétariat de la Mairie et sous l'autorité de la Secrétaire générale, vous assurerez l'assistance au public dans le montage de leurs dossiers d'urbanisme et dans leurs démarches administratives.
Vous êtes garant(e) du suivi et du traitement des documents d’urbanisme et comptable de la collectivité.
Vous veillez tout particulièrement à une communication de qualité avec les administrés et vos collaborateurs de proximité.
Vous êtes attentif (ve) à l’application des règlements en vigueur et faite preuve de discernement dans la prise en compte des situations individuelles.
Vous êtes chargé(e) d'assurer la permanence d’accueil (en binôme) et le suivi administratif de l’ensemble des missions du secretariat. A ce titre vous exercerez les missions suivantes :
• Assurer les missions d’accueil de la commune :
- Accueillir et orienter les usagers ou fournisseurs
- Répondre aux appels téléphoniques et orienter les appels
- Répondre et traiter les demandes de premier niveau
- Saisir quotidiennement les tableaux de suivi d’activité et demandes des usagers
- Préparation logistique des salles de réunions
• Exécuter des tâches comptables et administratives :
Pré-Instruction des dossiers d’urbanisme (sous le contrôle de l’adjoint délégué à l’Urbanisme), notamment
- Conseils et renseignements sur l'urbanisme
- Gestion administrative et suivi des dossiers en phase de pré-instruction (DP, PC, PA, AT, PCMI et CUb) et instruction (CUa et DIA)
- Enregistrement numérique et papier des dossiers déposés
- Examen de la recevabilité et de la complétude des dossiers
- Gestion de la transmission des dossiers aux instructeurs
- Consultation des services extérieurs
- Demandes de pièces manquantes, des notifications de délais d'instruction, des lancements de consultations, de courriers
- Suivi des délais, et affichage légal
- Suivi des enquêtes publiques
Gestion financière et comptable :
- Réceptionner, vérifier (validité des pièces justificatives, contrôle des factures ...), classer et archiver les pièces comptables
- Préparer les mandatements et les titres de recettes, saisir les factures et les mandats
- Assurer une veille sur les opérations comptables
- Gérer les relations avec les fournisseurs et les agents des services
- Recevoir et renseigner les usagers et fournisseurs
- Participer à la préparation du budget et du compte administratif : préparation d'états, saisies de données ….
• Missions ponctuelles :
- Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions et radiations)
- Mettre en place l'organisation matérielle des élections ainsi que des commissions diverses
- Délivrer des cartes électorales
- Polyvalence administrative en cas d’absence, assurer des tâches administratives (courrier, publipostage, mise sous pli)
Profils recherchés
Expérience sur un poste similaire souhaité ou forte motivation pour se former à ces métiers
- Savoir-faire :
Connaissances dans l'application du droit des sols (Code de l'urbanisme) et contenu des documents d'urbanisme (PLUi et documents supra-communaux), lecture de plan
Maîtrise des outils bureautiques et tableurs, logiciels métier : JVS, Droit des cités, Cadastre,
Connaitre et savoir mettre en œuvre les règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique et des marchés publiques
Connaitre le fonctionnement d'une trésorerie publique
Connaissances dans les domaines de l'état civil
Maitrise des logiciels de comptabilité, élections et état civil
Maitrise des logiciels de bureautique et messagerie
Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune
- Savoir-être :
Sens du relationnel et du contact avec le public
Calme et maîtrise de soi
Discrétion et confidentialité
Capacité d'adaptation et d'anticipation, réactivité Autonomie
Polyvalence
Organisation
Rigueur
Méthode
Efficacité
- Savoir-faire :
Connaissances dans l'application du droit des sols (Code de l'urbanisme) et contenu des documents d'urbanisme (PLUi et documents supra-communaux), lecture de plan
Maîtrise des outils bureautiques et tableurs, logiciels métier : JVS, Droit des cités, Cadastre,
Connaitre et savoir mettre en œuvre les règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique et des marchés publiques
Connaitre le fonctionnement d'une trésorerie publique
Connaissances dans les domaines de l'état civil
Maitrise des logiciels de comptabilité, élections et état civil
Maitrise des logiciels de bureautique et messagerie
Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune
- Savoir-être :
Sens du relationnel et du contact avec le public
Calme et maîtrise de soi
Discrétion et confidentialité
Capacité d'adaptation et d'anticipation, réactivité Autonomie
Polyvalence
Organisation
Rigueur
Méthode
Efficacité
Contact et modalités de candidature
Contact
0235619620
Informations complémentaires
CV + Lettre de motivation manuscrite
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.