UN RESPONSABLE ADMINISTRATIF DE LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES ET DE L'URBANISME
Offre n° O076240923000439
Publiée le 23/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place de l'Hotel de Ville, Sotteville-lès-Rouen (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
04/11/2024
Date limite de candidature
23/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Véritable appui du Directeur des Services Techniques et de l’Urbanisme, vous aurez en charge l’organisation administrative de la direction en apportant une aide en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi des dossiers.
Gestion administrative de la direction
• Etre l’interface entre le Directeur des Services Techniques et de l’Urbanisme, les services de la Collectivité et du CCAS et les partenaires (Métropole, Préfecture, usagers, fournisseurs, organismes de contrôle) pour accompagner le suivi et le pilotage des dossiers transversaux en assurant le transfert, la coordination et la mise à jour d'informations
• Assurer la gestion administrative et organisationnelle de 4 agents de catégorie C et B et être référent RH pour la direction
• Piloter les réponses aux usagers
o Organiser l’accueil téléphonique
o Gérer et suivre les documents administratifs entrants/sortants de la Direction : mettre en place une organisation adaptée et animer un système de contrôle (procédures, traçabilité) de l’ensemble des courriers, notes, délibérations et décisions
o Répondre aux réclamations des usagers en lien avec les services techniques
• Assurer le secrétariat des commissions de sécurité incendie et d’accessibilité en lien avec les services Bâtiment et Urbanisme
Gestion des co-financements et subventions
• Assurer une veille active et prospecter sur les financements et les aides mobilisables (subventions/ contractualisation/ appels à projet) proposés par les financeurs publics ou privés
• Elaborer les dossiers de demandes de subvention en lien avec les services
• Participer à l’optimisation des recettes
Gestion des contrats d’assurance
• Participation à la passation des marchés d’assurance : dommage aux biens, responsabilité civile, flotte automobile, protection juridique de la collectivité et des agents (sauf protection sociale)
• Instruction des sinistres de la collectivité de leur survenance au paiement de l’indemnité : RC, Bâti, flotte, dommages ouvrages
• Suivi et analyse de la sinistralité
Gestion administrative de la direction
• Etre l’interface entre le Directeur des Services Techniques et de l’Urbanisme, les services de la Collectivité et du CCAS et les partenaires (Métropole, Préfecture, usagers, fournisseurs, organismes de contrôle) pour accompagner le suivi et le pilotage des dossiers transversaux en assurant le transfert, la coordination et la mise à jour d'informations
• Assurer la gestion administrative et organisationnelle de 4 agents de catégorie C et B et être référent RH pour la direction
• Piloter les réponses aux usagers
o Organiser l’accueil téléphonique
o Gérer et suivre les documents administratifs entrants/sortants de la Direction : mettre en place une organisation adaptée et animer un système de contrôle (procédures, traçabilité) de l’ensemble des courriers, notes, délibérations et décisions
o Répondre aux réclamations des usagers en lien avec les services techniques
• Assurer le secrétariat des commissions de sécurité incendie et d’accessibilité en lien avec les services Bâtiment et Urbanisme
Gestion des co-financements et subventions
• Assurer une veille active et prospecter sur les financements et les aides mobilisables (subventions/ contractualisation/ appels à projet) proposés par les financeurs publics ou privés
• Elaborer les dossiers de demandes de subvention en lien avec les services
• Participer à l’optimisation des recettes
Gestion des contrats d’assurance
• Participation à la passation des marchés d’assurance : dommage aux biens, responsabilité civile, flotte automobile, protection juridique de la collectivité et des agents (sauf protection sociale)
• Instruction des sinistres de la collectivité de leur survenance au paiement de l’indemnité : RC, Bâti, flotte, dommages ouvrages
• Suivi et analyse de la sinistralité
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative de la direction
• Etre l’interface entre le Directeur des Services Techniques et de l’Urbanisme, les services de la Collectivité et du CCAS et les partenaires (Métropole, Préfecture, usagers, fournisseurs, organismes de contrôle) pour accompagner le suivi et le pilotage des dossiers transversaux en assurant le transfert, la coordination et la mise à jour d'informations
• Assurer la gestion administrative et organisationnelle de 4 agents de catégorie C et B et être référent RH pour la direction
• Piloter les réponses aux usagers
o Organiser l’accueil téléphonique
o Gérer et suivre les documents administratifs entrants/sortants de la Direction : mettre en place une organisation adaptée et animer un système de contrôle (procédures, traçabilité) de l’ensemble des courriers, notes, délibérations et décisions
o Répondre aux réclamations des usagers en lien avec les services techniques
• Assurer le secrétariat des commissions de sécurité incendie et d’accessibilité en lien avec les services Bâtiment et Urbanisme
Gestion des co-financements et subventions
• Assurer une veille active et prospecter sur les financements et les aides mobilisables (subventions/ contractualisation/ appels à projet) proposés par les financeurs publics ou privés
• Elaborer les dossiers de demandes de subvention en lien avec les services
• Participer à l’optimisation des recettes
Gestion des contrats d’assurance
• Participation à la passation des marchés d’assurance : dommage aux biens, responsabilité civile, flotte automobile, protection juridique de la collectivité et des agents (sauf protection sociale)
• Instruction des sinistres de la collectivité de leur survenance au paiement de l’indemnité : RC, Bâti, flotte, dommages ouvrages
• Suivi et analyse de la sinistralité
• Etre l’interface entre le Directeur des Services Techniques et de l’Urbanisme, les services de la Collectivité et du CCAS et les partenaires (Métropole, Préfecture, usagers, fournisseurs, organismes de contrôle) pour accompagner le suivi et le pilotage des dossiers transversaux en assurant le transfert, la coordination et la mise à jour d'informations
• Assurer la gestion administrative et organisationnelle de 4 agents de catégorie C et B et être référent RH pour la direction
• Piloter les réponses aux usagers
o Organiser l’accueil téléphonique
o Gérer et suivre les documents administratifs entrants/sortants de la Direction : mettre en place une organisation adaptée et animer un système de contrôle (procédures, traçabilité) de l’ensemble des courriers, notes, délibérations et décisions
o Répondre aux réclamations des usagers en lien avec les services techniques
• Assurer le secrétariat des commissions de sécurité incendie et d’accessibilité en lien avec les services Bâtiment et Urbanisme
Gestion des co-financements et subventions
• Assurer une veille active et prospecter sur les financements et les aides mobilisables (subventions/ contractualisation/ appels à projet) proposés par les financeurs publics ou privés
• Elaborer les dossiers de demandes de subvention en lien avec les services
• Participer à l’optimisation des recettes
Gestion des contrats d’assurance
• Participation à la passation des marchés d’assurance : dommage aux biens, responsabilité civile, flotte automobile, protection juridique de la collectivité et des agents (sauf protection sociale)
• Instruction des sinistres de la collectivité de leur survenance au paiement de l’indemnité : RC, Bâti, flotte, dommages ouvrages
• Suivi et analyse de la sinistralité
Profils recherchés
- Niveau Bac+2 (domaine administratif ou juridique) ou expérience significative dans un poste similaire
- Connaissance de l'organisation et des compétences d'une collectivité territoriale
- Sens du service public, du travail en équipe et des relations humaines
- Discrétion professionnelle indispensable
- Rigueur et sens de l’organisation
- Maîtrise des outils bureautiques (Word ; Excel ; Outlook) – capacités à créer des outils de gestion et de mesure de l’activité, à exploiter des bases de données, à établir des procédures adaptées
- Connaissance de l'organisation et des compétences d'une collectivité territoriale
- Sens du service public, du travail en équipe et des relations humaines
- Discrétion professionnelle indispensable
- Rigueur et sens de l’organisation
- Maîtrise des outils bureautiques (Word ; Excel ; Outlook) – capacités à créer des outils de gestion et de mesure de l’activité, à exploiter des bases de données, à établir des procédures adaptées
Contact et modalités de candidature
Contact
0235636060
Informations complémentaires
Dossier de candidature (lettre manuscrite et C.V. détaillé) à adresser à :
Monsieur Alexis RAGACHE, Maire de Sotteville-lès-Rouen
B.P. 19 - 76301 SOTTEVILLE-LES-ROUEN Cedex
ou
mairie@sotteville-les-rouen.fr
Monsieur Alexis RAGACHE, Maire de Sotteville-lès-Rouen
B.P. 19 - 76301 SOTTEVILLE-LES-ROUEN Cedex
ou
mairie@sotteville-les-rouen.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.