Responsable de l'administration générale (h/f)
Offre n° O075250221001204
Publiée le 21/02/2025
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
173-175, rue de Bercy CS 10205, Paris
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
25/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché principal
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
rémunération statutaire + prime annuelle
Descriptif de l'emploi
Le ou la responsable administration générale assure le bon fonctionnement logistique du syndicat. Il/elle entretient une relation privilégiée avec les élus et s’assure du niveau de satisfaction des parties prenantes du syndicat dans le cadre d’une démarche qualité. Il/elle pilote les instances ainsi que l’ensemble des actes du syndicat. Il/elle assure le traitement des consultations funéraires et la conception ainsi que l’animation de modules de formation funéraires à l’école du SIFUREP. Il/ elle représente le syndicat lors de salons et/ou de commémorations.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité de la direction et en collaboration avec l’ensemble de l’équipe, le/la responsable administration générale (catégorie A) a en charge les missions suivantes :
Il- elle est responsable des moyens généraux :
- Accueil téléphonique, physique, virtuel, SVI, etc,
- Locaux, matériel de bureau, mobilier, etc
- Organisation logistique du syndicat et de tous ses évènements ou instances,
- Processus des échanges entrant et sortant : courrier papier ou dématérialisé, messages téléphoniques, formulaires de contact, mails, etc
- Parapheurs électroniques, clés de signatures, circuits de rédaction/ relecture/ vérification et validation, délégation de signatures, etc
- Classements et archivages du syndicat (Obj 0 papier, RGPD, règles d’archivage, etc)
Il- elle est responsable des instances et des actes du syndicat :
- Organisation des élections et renouvellement des instances
- Bureaux, comités, commissions, etc : ordre du jour, convocations, organisation logistique, campagnes de relances, suivi de quorums, contenus, affaires, relation avec les élus, procès-verbaux, délibérations, transmission au contrôle de légalité, publications, suivi des certificats d’affichage, etc
- Traiter et suivre les actes du SIFUREP : délibérations, décisions et conventions, arrêtés (hors RH) et veiller à leur régularité (Contrôle formel, mise en signature, transmission des actes et pièces annexes au contrôle de légalité, notification, publication, gestion, mise à jour et archivage des registres des actes)
- Suivre les adhésions/ désadhésions à la centrale d’achat et aux compétences du Syndicat après délibération du comité syndical ou délibération des adhérents,
Il- elle est responsable de la démarche qualité :
- Il- elle est responsable de la mise en place de la démarche qualité et des certifications
- il/ elle rédige ses processus et procédures de travail
- il/ elle accompagne les autres services à la rédaction de leur processus et procédures de travail (méthode)
Il- elle est responsable des consultations funéraires des villes :
-Il- elle assure le traitement des consultations funéraires des villes adhérentes, leur analyse et la conception de fiches pédagogiques
Il- elle est responsable de l’école du SIFUREP :
-Il- elle assure la création, l’animation et veille à la promotion de l’école du SIFUREP
-Il- elle assure la conception des modules de formation et toute l’ingénierie pédagogique en collaboration avec l’équipe du SIFUREP
-Il- elle anime des sessions d’information et de formation à l’école du SIFUREP en collaboration avec l’équipe du SIFUREP et / ou des prestataires (formateurs)
Il- elle pilote globalement son activité et travaille en collaboration avec l’ensemble des parties prenantes (internes et externes) :
- Il (elle) pilote son budget et ses indicateurs,
- il/ elle est responsable des données de son périmètre d’activité (CRM/ EXTRANET / etc)
-Il- elle est responsable de la production de notes, d’affaires, de présentations, d’études, (etc.), d’analyses de données et de leur promotion en interne ou externe
-Il- elle prend la parole en public, anime et participe aux instances et à des évènements du syndicat (commémorations/ rencontres/ salons/ etc.)
-Il- elle assure une veille sur son secteur, structure le contenu et le partage en interne ou externe
-Il- elle pilote ses projets et gère ses relations avec les élus, les villes, les prestataires, partenaires et délégataires
-Il- elle participe au bon fonctionnement du collectif et veille à la remontée d’information auprès de sa hiérarchie dans une démarche constructive et collaborative,
Il- elle est responsable des moyens généraux :
- Accueil téléphonique, physique, virtuel, SVI, etc,
- Locaux, matériel de bureau, mobilier, etc
- Organisation logistique du syndicat et de tous ses évènements ou instances,
- Processus des échanges entrant et sortant : courrier papier ou dématérialisé, messages téléphoniques, formulaires de contact, mails, etc
- Parapheurs électroniques, clés de signatures, circuits de rédaction/ relecture/ vérification et validation, délégation de signatures, etc
- Classements et archivages du syndicat (Obj 0 papier, RGPD, règles d’archivage, etc)
Il- elle est responsable des instances et des actes du syndicat :
- Organisation des élections et renouvellement des instances
- Bureaux, comités, commissions, etc : ordre du jour, convocations, organisation logistique, campagnes de relances, suivi de quorums, contenus, affaires, relation avec les élus, procès-verbaux, délibérations, transmission au contrôle de légalité, publications, suivi des certificats d’affichage, etc
- Traiter et suivre les actes du SIFUREP : délibérations, décisions et conventions, arrêtés (hors RH) et veiller à leur régularité (Contrôle formel, mise en signature, transmission des actes et pièces annexes au contrôle de légalité, notification, publication, gestion, mise à jour et archivage des registres des actes)
- Suivre les adhésions/ désadhésions à la centrale d’achat et aux compétences du Syndicat après délibération du comité syndical ou délibération des adhérents,
Il- elle est responsable de la démarche qualité :
- Il- elle est responsable de la mise en place de la démarche qualité et des certifications
- il/ elle rédige ses processus et procédures de travail
- il/ elle accompagne les autres services à la rédaction de leur processus et procédures de travail (méthode)
Il- elle est responsable des consultations funéraires des villes :
-Il- elle assure le traitement des consultations funéraires des villes adhérentes, leur analyse et la conception de fiches pédagogiques
Il- elle est responsable de l’école du SIFUREP :
-Il- elle assure la création, l’animation et veille à la promotion de l’école du SIFUREP
-Il- elle assure la conception des modules de formation et toute l’ingénierie pédagogique en collaboration avec l’équipe du SIFUREP
-Il- elle anime des sessions d’information et de formation à l’école du SIFUREP en collaboration avec l’équipe du SIFUREP et / ou des prestataires (formateurs)
Il- elle pilote globalement son activité et travaille en collaboration avec l’ensemble des parties prenantes (internes et externes) :
- Il (elle) pilote son budget et ses indicateurs,
- il/ elle est responsable des données de son périmètre d’activité (CRM/ EXTRANET / etc)
-Il- elle est responsable de la production de notes, d’affaires, de présentations, d’études, (etc.), d’analyses de données et de leur promotion en interne ou externe
-Il- elle prend la parole en public, anime et participe aux instances et à des évènements du syndicat (commémorations/ rencontres/ salons/ etc.)
-Il- elle assure une veille sur son secteur, structure le contenu et le partage en interne ou externe
-Il- elle pilote ses projets et gère ses relations avec les élus, les villes, les prestataires, partenaires et délégataires
-Il- elle participe au bon fonctionnement du collectif et veille à la remontée d’information auprès de sa hiérarchie dans une démarche constructive et collaborative,
Profils recherchés
Vous avez une expérience réussie en tant que responsable état civil, affaires générales, services à la population ou juridique et des connaissances dans le domaine du funéraire. Vous appréciez les relations avec les collectivités territoriales (agents et élus). Vous justifiez d’une expérience réussie en management de projets et savez travailler en équipe et avec des prestataires. Idéalement vous avez déjà conçu des modules pédagogiques ou participé à la création d’ingénierie pédagogique et animé des sessions de formation. Vous avez un goût prononcé pour la méthode et les process.
Vous êtes rigoureux(-se), très organisé-e, disponible, avez le sens de la qualité et de la relation élus/ usagers/ clients.
Vous aimez travailler en transversalité et privilégier le dialogue et la recherche de consensus.
Vous êtes rigoureux(-se), très organisé-e, disponible, avez le sens de la qualité et de la relation élus/ usagers/ clients.
Vous aimez travailler en transversalité et privilégier le dialogue et la recherche de consensus.
Contact et modalités de candidature
Contact
0144743200
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Président
173-175, rue de Bercy CS 10205
75588 PARIS CEDEX 12
Monsieur le Président
173-175, rue de Bercy CS 10205
75588 PARIS CEDEX 12
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.