Assistant administratif polyvalente CDD Renfort DAL (h/f)
Offre n° O075250123000545
Publiée le 23/01/2025
Synthèse de l'offre
Collectivité Territoriale à vocation industrielle comparable à un département de 900 000 habitants traitant les eaux usées de Paris, des Hauts de Seine, de la Seine Saint Denis et du Val de Marne (180 communes d'Ile de France), 1 770 agents
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2, rue Jules César, Paris
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
28/02/2025
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Mutuelle, Ticket resto
Descriptif de l'emploi
Poste basé sur Paris 12ème (Bastille).
Au sein du secrétariat de la Direction des Achats et de la Logistique (DAL) sous la responsabilité du directeur de la DAL, l’assistante administrative a une double mission : celle d’apporter une aide au directeur et à son adjoint en termes de communication, d’information, d’accueil pour l’ensemble de la direction et celle de traiter les dossiers de l’entité exécution, principalement les actes de sous-traitance.
Au sein du secrétariat de la Direction des Achats et de la Logistique (DAL) sous la responsabilité du directeur de la DAL, l’assistante administrative a une double mission : celle d’apporter une aide au directeur et à son adjoint en termes de communication, d’information, d’accueil pour l’ensemble de la direction et celle de traiter les dossiers de l’entité exécution, principalement les actes de sous-traitance.
Missions / conditions d'exercice
• Gestion courante (50 % de l’activité)
Participer à l’accueil physique et téléphonique,
Gérer la planification des agendas et des déplacements de la direction,
Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions,
Enregistrer le courrier et le diffuser,
Rédiger, mettre en forme et tenir à jour des documents (présentation, compte-rendu, note…),
Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la direction.
• Exécution des marchés publics (50 % de l’activité)
Pour l’essentiel :
Traiter et suivre les actes de sous-traitance : vérifier l’exactitude des documents transmis (DC4) puis d’informer l’entreprise de la validation de sa demande, de classer l’acte sur un serveur et de remplir deux tableaux (un pour la DAF et un autre pour la DAL).
Plus occasionnellement :
Constituer les dossiers avant envoi au contrôle de légalité,
Assurer le suivi de la signature des marchés et des actes qui s’y rapportent,
Envoyer au contrôle de légalité tous les marchés et les actes qui s’y rapportent,
Notifier tous les marchés et les actes qui s’y rapportent,
En cas de remplacement, effectuer la diffusion des dossiers d'appels d'offres.
Participer à l’accueil physique et téléphonique,
Gérer la planification des agendas et des déplacements de la direction,
Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions,
Enregistrer le courrier et le diffuser,
Rédiger, mettre en forme et tenir à jour des documents (présentation, compte-rendu, note…),
Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la direction.
• Exécution des marchés publics (50 % de l’activité)
Pour l’essentiel :
Traiter et suivre les actes de sous-traitance : vérifier l’exactitude des documents transmis (DC4) puis d’informer l’entreprise de la validation de sa demande, de classer l’acte sur un serveur et de remplir deux tableaux (un pour la DAF et un autre pour la DAL).
Plus occasionnellement :
Constituer les dossiers avant envoi au contrôle de légalité,
Assurer le suivi de la signature des marchés et des actes qui s’y rapportent,
Envoyer au contrôle de légalité tous les marchés et les actes qui s’y rapportent,
Notifier tous les marchés et les actes qui s’y rapportent,
En cas de remplacement, effectuer la diffusion des dossiers d'appels d'offres.
Profils recherchés
Savoir :
- Connaissance en secrétariat (organisation, agenda, téléphone, courrier…),
- Maitrise des outils informatiques (Pack Office, Microsoft 365),
- Connaissance des principes et des règles de la communication orale, téléphonique et écrite,
- Connaissance des techniques et des règles de rédaction administrative,
- Notions des marchés publics
Savoir-faire :
- Travailler en réseau
- Synthétiser des informations, un document
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits
- Diffuser une information, une publication
- Prioriser
Savoir-être :
- Sens de l’organisation
- Sens des relations humaines
- Être rigoureux
- Réactivité
- Connaissance en secrétariat (organisation, agenda, téléphone, courrier…),
- Maitrise des outils informatiques (Pack Office, Microsoft 365),
- Connaissance des principes et des règles de la communication orale, téléphonique et écrite,
- Connaissance des techniques et des règles de rédaction administrative,
- Notions des marchés publics
Savoir-faire :
- Travailler en réseau
- Synthétiser des informations, un document
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits
- Diffuser une information, une publication
- Prioriser
Savoir-être :
- Sens de l’organisation
- Sens des relations humaines
- Être rigoureux
- Réactivité
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Formation : Niveau Bac en assistanat/secrétariat
Expérience : Expérience significative dans le domaine
Expérience : Expérience significative dans le domaine
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.