Le (la) responsable administratif de la régie Gényo participe, sous la responsabilité du directeur à la réussite de la mise en œuvre et de l’exploitation du réseau de chauffage urbain des communes de Bobigny et de Drancy et fonctionnant à base de géothermie

Être en charge de l’ensemble du suivi administratif de la régie
• Il (elle) est responsable de l’organisation et du bon fonctionnement des instances de la régie et notamment du conseil d’exploitation dans lequel siègent les élus du SIPPEREC et les représentants des administrations
• Il (elle) est responsable de mener à bien les échanges d’ordre administratif avec les différentes parties prenantes de l’opération avec lesquelles la régie Gényo est amenée à interagir pour la réussite de l’opération (ADEME, Région Ile-de-France, DRIEAT, SAF-Environnement, etc.)
• Il (elle) assure le suivi de l’exécution administrative des différents marchés de la régie
• Il (elle) est en charge d’établir les polices d’abonnement pour les nouveaux abonnés du réseau jusqu’à leur signature et entrée en vigueur
• Il (elle) établit les courriers et tout type de document administratif qui se révèlerait être nécessaire dans le cadre de la conduite de l’opération vis-à-vis des organismes extérieurs

Être responsable de la facturation faite à l’ensemble des usagers du réseau de chaleur
• Il (elle) établit l’ensemble des factures mensuelles faites aux abonnés du réseau avec lesquels la régie à signer une police d’abonnement
• Il (elle) assure avec la direction des finances le suivi des paiements des factures
• Il (elle) met en œuvre avec le directeur les éventuelles dispositions nécessaires auprès des abonnés en cas de retard ou de non-paiement des factures
• Il (elle) participe à la mise en œuvre ou à la recherche d’un outil de suivi de la facturation faite aux abonnés pour en optimiser le processus
• Il (elle) participe à la mise en place d’un outil permettant la mise à disposition des factures aux abonnés

Assurer le suivi financier des différents dossiers nécessaires à la réalisation de l’opération
• Il (elle) participe à la constitution des dossiers nécessaires à la réalisation des appels de fonds, de l’instruction au suivi des dossiers de subvention
• Il (elle) participe aux réunions de suivi budgétaire de l’opération avec la direction des finances

Assister le directeur de la régie dans la conduite générale
• Il (elle) reçoit les appels, organise la gestion des mails et les transmet à qui de droit en s’assurant du suivi des éventuelles réponses, etc.
• Il (elle) prend les rendez-vous pour le directeur et informe les intéressés en cas d’empêchement. Il (elle) gère les reports de rendez-vous ou réunions.
• Il (elle) prépare des courriers et gère les signatures, envois et archivages.
• Il (elle) organise des réunions multi partenaires et assure la logistique (réservation de salles, convocations, etc.)
• Il (elle) assure la relation avec les abonnés du réseau et toute personne sollicitant le SIPPEREC concernant les opérations en cours
• Il (elle) participe à la mise en œuvre des outils de communication indispensable à l’opération

• Organisation - Programmation des tâches / Planification / estimation de la charge
• Tenue de dossiers complexes : Classement, gestion de l’accessibilité, …
• Établissement et maintien d’un climat de confiance avec les interlocuteurs externes
• Confidentialité et discrétion professionnel
• Empathie, curiosité
• Adaptabilité