Présentation du département méthodes et processus :

Au sein d'Île-de-France Mobilités, le département méthodes et processus est l'un des départements composant la Direction des ressources humaines et de la transformation.

Ce département accompagne la capitalisation du savoir à travers la mise en place de méthodes et de process communs à l’établissement public. Ses missions consistent plus particulièrement à :

piloter la démarche processus de l’établissement dans un objectif d’efficacité et d’adaptation aux projets ;
analyser les process internes existants, vérifier leur cohérence dans un cadre plus global, définir et formaliser des modèles de référence, (référentiel / cartographie des process / fiches outils en lien avec les service opérationnels.
accompagner et conseiller, sur le plan fonctionnel, en lien avec la direction du Numérique, les services métiers dans leurs projets de dématérialisation ;
définir la stratégie et mettre en œuvre la politique de gestion, de mise à disposition et de valorisation de l’information documentaire de l’établissement (notamment archivage papier et numérique) ;

Activités :

Sous la responsabilité du chef de département, le-la titulaire sera chargé(e) d’assurer, à titre principal, l’anticipation du déménagement des fonds documentaires papier de l’établissement et la préparation de la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE), en lien avec les autres chargés de Gestion Documentaire, les référents des différentes directions et les équipes techniques de la direction du Numérique.

A ce titre, il-elle :

co-pilote le chantier d’anticipation du déménagement des fonds documentaires papier de l’établissement dans les futurs locaux (déménagement courant 2026)
co-pilote le chantier de mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE), en lien avec le-la Chargée de Gestion documentaire ;
contribue à la stratégie documentaire et archivistique de l’établissement et à la définition des systèmes documentaires et d’archivage pour les services ;
accompagne les utilisateurs dans la prise en main des méthodes et outils d’archivage papier et numérique ;
contribue à la stratégie et le référentiel de nommage, de métadonnées et de référencements documentaires et archivistique ;
co-pilote les saisies de masses des données/métadonnées/référencements issu des travaux précédents ;
préconise et initie les éventuels développements à mettre en place sur l’outil de GED et les autres systèmes de gestion documentaire ;
contribue à la mise en œuvre et l’amélioration continue des procédures, ainsi qu’à la gestion et la mise en œuvre de la communication relative à la gestion documentaire ;
harmonise les processus de la GED administrative, ainsi que ceux relatifs à l’utilisation d’espaces ou de médias contenant des documents numériques (ex : messagerie, système d’archivage numérique).
En outre, comme l’ensemble des membres du département, le-la titulaire pourra être amené à assurer :

des actions de diffusion et d’appropriation des méthodes, outils et processus (rédaction d’articles, animation de sessions d’information, conception d’autres supports multi-médias, etc.)
des missions de soutien des autres activités de la Direction des ressources humaines et de la transformation, en cas d’urgence ou de pics de charge.

Connaissances mobilisées :

Connaissance du cadre réglementaire, des normes et des pratiques de gestion électronique des documents et de l’archivage
Maîtrise des outils bureautiques et Bonnes connaissances des outils de gestion électronique : une maitrise de l’outil SharePoint et de mise en place de développements sous cet outil est un plus,
Capacité à analyser rapidement des organisations ou processus complexes.
Compétences requises :

décliner des orientations stratégiques en objectifs opérationnels,
écouter, recenser et analyser,
être force de proposition et hiérarchiser les priorités,
conseiller,
concevoir et rédiger,
communiquer à l’oral et via d’autres médias,
faire preuve d’initiative et de pédagogie,
avoir le sens de l’organisation et être rigoureux
animer des réunions, des groupes de travail, des ateliers ou des formations,
savoir travailler en autonomie et en transversalité avec les autres départements,
assurer un reporting,
piloter des ressources externes.
Profil du-de la titulaire du poste :

formation supérieure de type archiviste/ documentaliste électronique,
expériences en matière de pilotage de projets de gestion de documents électroniques dans le secteur public,
profil confirmée avec une expérience de 5 ans.
Poste ouvert emploi ouvert aux agents contractuels de catégorie A (contrat de projet de 3 ans).