Assistant de direction (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O075240611001358
Publiée le 11/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Etablissement Public de Coopération Intercommunale, la Métropole du Grand Paris a été créée le 1er janvier 2016. Un projet métropolitain définit les orientations de sa politique conduite dans le cadre des compétences définies par les lois NOTRe et MAPTAM. Zone dense urbaine de 814 km², elle comprend 131 communes.
Elle se structure autour de 6 schémas directeurs : PCAEM, PMHH, PPBE, SCoT, SDEM, SMAN au service des 7,2 millions d'habitants métropolitains.
Elle se structure autour de 6 schémas directeurs : PCAEM, PMHH, PPBE, SCoT, SDEM, SMAN au service des 7,2 millions d'habitants métropolitains.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
157, Avenue de France, Paris
Poste à pourvoir le
10/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c'est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile pour participer à la mise en oeuvre de projets métropolitains majeurs au sein d'une collectivité en croissance à laquelle vous apportez votre contribution.
Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d'habitants qui regroupe 131 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d'envergure telles que la construction du Centre Aquatique Olympique dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024. Son intervention, articulée autour de six schémas directeurs, est définie dans le cadre de l'exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l'environnement et du cadre de vie ; aménagement de l'espace métropolitain ; politique locale de l'habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.
Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d'habitants qui regroupe 131 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d'envergure telles que la construction du Centre Aquatique Olympique dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024. Son intervention, articulée autour de six schémas directeurs, est définie dans le cadre de l'exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l'environnement et du cadre de vie ; aménagement de l'espace métropolitain ; politique locale de l'habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.
Missions / conditions d'exercice
La Direction des Affaires Juridiques recherche, dans le cadre d'une création de poste son ou sa futur(e) assistant(e).
Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice, la personne recruté(e) aura pour principales missions de :
- Assurer l'assistanat de direction de la Directrice, des deux chefs de service et de la cheffe d'équipe : gérer et coordonner les agendas, élaborer les fonds de dossier des réunions, organiser les rendez-vous, évènements et en assurer l'organisation matérielle... ;
- Réaliser et mettre en forme des documents (courriers, relevés de décisions...) ;
- Participer aux réunions et élaborer des comptes-rendus ;
- Assurer le classement et l'archivage des courriers et dossiers ;
- Répartir et suivre la circulation des parapheurs ;
- Tenir à jour les fichiers contact (EUDONET) : collecte d'informations, mise à jour;
- Assurer l'accueil téléphonique de la Direction et ses services ;
- Participer au suivi de certains projets confiés en propre par la Directrice, les deux chefs de service et de la cheffe d'équipe.
Plus spécifiquement, l'assistant(e) de direction sera amené(e) à travailler dans les domaines suivants :
Au titre du pôle Instances (en lien avec la cheffe d'équipe) :
- Aider à la préparation du calendrier des instances métropolitaines ;
- Participer à l'organisation des instances métropolitaines : en lien la cheffe d'équipe et les agents du pôle, solliciter les services afin de recueillir la remontée des points à proposer à ces instances, suivre la circulation des pochettes, préparer le matériel pour l'organisation des séances ;
- Télétransmettre les actes administratifs et notification aux directions, tenue des registres et relance des directions ;
- Assurer la publication de l'ensemble des actes administratifs sur le site internet ;
- Recenser, classer et archiver les documents et informations en lien avec les agents du pôle ;
- Assurer le suivi administratif et financier des bons de commande émis par le pôle.
Au titre du service Conseil Contentieux (en lien avec la cheffe du service conseil contentieux) :
- Consolider et mettre à jour les modèles de documents ;
- Recenser, classer et archiver les documents et informations en lien avec les agents du service ;
- Assurer le suivi des dossiers assurance en l'absence de la gestionnaire assurance;
- Assurer le suivi administratif et financier des bons de commande émis par le service.
Au titre du service Achats (en lien avec le chef du service commande publique) :
- Assurer les convocations de la commission d'appel d'offres et de la commission de délégation de services publics (préparation, envoi, suivi, relance téléphonique des élus, réservation des salles) et leur programmation ;
- Assurer un suivi de l'archivage des dossiers de marchés publics via les outils dédiés ;
- Participer à la rédaction de notes et guides de procédure.
Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice, la personne recruté(e) aura pour principales missions de :
- Assurer l'assistanat de direction de la Directrice, des deux chefs de service et de la cheffe d'équipe : gérer et coordonner les agendas, élaborer les fonds de dossier des réunions, organiser les rendez-vous, évènements et en assurer l'organisation matérielle... ;
- Réaliser et mettre en forme des documents (courriers, relevés de décisions...) ;
- Participer aux réunions et élaborer des comptes-rendus ;
- Assurer le classement et l'archivage des courriers et dossiers ;
- Répartir et suivre la circulation des parapheurs ;
- Tenir à jour les fichiers contact (EUDONET) : collecte d'informations, mise à jour;
- Assurer l'accueil téléphonique de la Direction et ses services ;
- Participer au suivi de certains projets confiés en propre par la Directrice, les deux chefs de service et de la cheffe d'équipe.
Plus spécifiquement, l'assistant(e) de direction sera amené(e) à travailler dans les domaines suivants :
Au titre du pôle Instances (en lien avec la cheffe d'équipe) :
- Aider à la préparation du calendrier des instances métropolitaines ;
- Participer à l'organisation des instances métropolitaines : en lien la cheffe d'équipe et les agents du pôle, solliciter les services afin de recueillir la remontée des points à proposer à ces instances, suivre la circulation des pochettes, préparer le matériel pour l'organisation des séances ;
- Télétransmettre les actes administratifs et notification aux directions, tenue des registres et relance des directions ;
- Assurer la publication de l'ensemble des actes administratifs sur le site internet ;
- Recenser, classer et archiver les documents et informations en lien avec les agents du pôle ;
- Assurer le suivi administratif et financier des bons de commande émis par le pôle.
Au titre du service Conseil Contentieux (en lien avec la cheffe du service conseil contentieux) :
- Consolider et mettre à jour les modèles de documents ;
- Recenser, classer et archiver les documents et informations en lien avec les agents du service ;
- Assurer le suivi des dossiers assurance en l'absence de la gestionnaire assurance;
- Assurer le suivi administratif et financier des bons de commande émis par le service.
Au titre du service Achats (en lien avec le chef du service commande publique) :
- Assurer les convocations de la commission d'appel d'offres et de la commission de délégation de services publics (préparation, envoi, suivi, relance téléphonique des élus, réservation des salles) et leur programmation ;
- Assurer un suivi de l'archivage des dossiers de marchés publics via les outils dédiés ;
- Participer à la rédaction de notes et guides de procédure.
Profils recherchés
SAVOIRS ATTENDUS
- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d'intervention de la Métropole
- Maîtrise des techniques d'assistanat de direction, d'expression orale et écrite (rédaction et mise en forme de notes, comptes rendus, courriers, tenue d'agenda etc...)
- Maîtrise des procédures administratives
- Maîtrise des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi
- Maitrise de l'ensemble des outils du Pack Office
- Très bon sens de l'organisation, esprit d'initiative et autonomie
- Engagement, disponibilité
- Respect rigoureux des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
CONDITIONS D'ACCÈS AU POSTE
- Niveau d'étude souhaité : bac+2
- Formation requise : assistanat de direction.
- Années d'expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : 3 ans
MODALITES DE RECRUTEMENT
- Catégorie B, filière administrative, cadre d'emploi des Rédacteurs territoriaux ou catégorie C, adjoint administratif
- Recrutement statutaire, à défaut contractuel (CDD 1 an)
- Poste à pourvoir dès que possible
CONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES
- Temps de travail : 40h / semaine
- Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 2 jours de RTT/mois
- Régime indemnitaire attractif + CIA sur objectifs individuels et collectifs
- Nouveaux locaux agréables et très bien équipés
- Restaurant inter entreprise au sein du bâtiment + accès au restaurant municipal de la ville de Paris
- Participation aux frais de mutuelle
- Forfait mobilité durable pour les agents se rendant sur leur lieu de travail en véhicule propre (vélo, trottinette, voiture électrique...)
- CNAS
- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d'intervention de la Métropole
- Maîtrise des techniques d'assistanat de direction, d'expression orale et écrite (rédaction et mise en forme de notes, comptes rendus, courriers, tenue d'agenda etc...)
- Maîtrise des procédures administratives
- Maîtrise des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi
- Maitrise de l'ensemble des outils du Pack Office
- Très bon sens de l'organisation, esprit d'initiative et autonomie
- Engagement, disponibilité
- Respect rigoureux des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
CONDITIONS D'ACCÈS AU POSTE
- Niveau d'étude souhaité : bac+2
- Formation requise : assistanat de direction.
- Années d'expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : 3 ans
MODALITES DE RECRUTEMENT
- Catégorie B, filière administrative, cadre d'emploi des Rédacteurs territoriaux ou catégorie C, adjoint administratif
- Recrutement statutaire, à défaut contractuel (CDD 1 an)
- Poste à pourvoir dès que possible
CONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES
- Temps de travail : 40h / semaine
- Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 2 jours de RTT/mois
- Régime indemnitaire attractif + CIA sur objectifs individuels et collectifs
- Nouveaux locaux agréables et très bien équipés
- Restaurant inter entreprise au sein du bâtiment + accès au restaurant municipal de la ville de Paris
- Participation aux frais de mutuelle
- Forfait mobilité durable pour les agents se rendant sur leur lieu de travail en véhicule propre (vélo, trottinette, voiture électrique...)
- CNAS
Contact et modalités de candidature
Contact
0183812509
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation sur le portail :
https://metropoledugrandparis.flatchr.io/fr/company/metropoledugrandparis
https://metropoledugrandparis.flatchr.io/fr/company/metropoledugrandparis
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.