Chargé d’équipe secrétariat
Offre n° O074241204000574
Publiée le 26/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
7 RUE DES TERRASSES - BP 39, Annecy (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Oui
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
En tant que chargé d’équipe secrétariat H/F, vous intégrez la Direction Administration Générale et plus précisément le service juridique et secrétariat général.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’encadrement du responsable du service, vous aurez pour missions principales :
- Assurer la planification, l’organisation, la coordination, le suivi et le contrôle de l’activité du secrétariat général et piloter la formation des agents du secrétariat général visant à la polyvalence (accueil physique et téléphonique notamment)
- Assurer et coordonner le secrétariat de l’ensemble des services.
- Assurer le lien avec le prestataire du logiciel de gestion de courrier et de gestion des assemblées, et mettre en œuvre les évolutions nécessaires.
- Assurer sous la supervision du responsable de service les tâches liées au secrétariat des assemblées, notamment :
- La gestion administrative et le suivi des contrats/conventions
- La transmission des actes au contrôle de légalité
- La gestion administrative des réunions statutaires du SILA, commissions et groupes de travail (ex : convocation, compte rendu, mise en ligne, extranet …)
- Participer en collaboration avec le responsable de service à l’élaboration, la gestion et le suivi des achats, marché et hors marché (fournitures, traiteur, courses diverses, etc…)
- Assurer la planification, l’organisation, la coordination, le suivi et le contrôle de l’activité du secrétariat général et piloter la formation des agents du secrétariat général visant à la polyvalence (accueil physique et téléphonique notamment)
- Assurer et coordonner le secrétariat de l’ensemble des services.
- Assurer le lien avec le prestataire du logiciel de gestion de courrier et de gestion des assemblées, et mettre en œuvre les évolutions nécessaires.
- Assurer sous la supervision du responsable de service les tâches liées au secrétariat des assemblées, notamment :
- La gestion administrative et le suivi des contrats/conventions
- La transmission des actes au contrôle de légalité
- La gestion administrative des réunions statutaires du SILA, commissions et groupes de travail (ex : convocation, compte rendu, mise en ligne, extranet …)
- Participer en collaboration avec le responsable de service à l’élaboration, la gestion et le suivi des achats, marché et hors marché (fournitures, traiteur, courses diverses, etc…)
Profils recherchés
Vous avez un diplôme de niveau BAC+2 dans le domaine du secrétariat, ou une expérience sur un poste similaire.
Une première expérience dans l’encadrement de personnel serait un plus.
Vous maîtrisez les règles d’orthographe et de syntaxe, ainsi que les logiciels WORD, EXCEL. La connaissance du logiciel de gestion du courrier (C LOGIK) constituerait un atout supplémentaire.
Vous êtes réactif, dynamique, disponible, méthodique, curieux, organisé dans votre travail et rigoureux.
Vous faites preuve d’une intégrité et d’une discrétion sans faille.
Vous appréciez la polyvalence, possédez une aptitude à travailler en équipe et savez gérer les priorités et les urgences.
Votre sens du service, votre relationnel et votre rigueur seront des atouts sur ce poste.
Vous appréciez la polyvalence et possédez une aptitude à travailler de manière transversale.
Vous êtes titulaire du permis B,
Une mission du poste vous manque mais vous avez la motivation pour vous former ? Faites-le-nous savoir, le SILA dispose d’un plan de formation ambitieux vous permettant d’y remédier.
Poste à temps complet à pourvoir courant janvier 2025, recrutement sur liste d'aptitude, par voie de mutation ou par voie de contrat à durée déterminée le cas échéant.
Rémunération statutaire + prime de fin d’année + avantages sociaux.
Une première expérience dans l’encadrement de personnel serait un plus.
Vous maîtrisez les règles d’orthographe et de syntaxe, ainsi que les logiciels WORD, EXCEL. La connaissance du logiciel de gestion du courrier (C LOGIK) constituerait un atout supplémentaire.
Vous êtes réactif, dynamique, disponible, méthodique, curieux, organisé dans votre travail et rigoureux.
Vous faites preuve d’une intégrité et d’une discrétion sans faille.
Vous appréciez la polyvalence, possédez une aptitude à travailler en équipe et savez gérer les priorités et les urgences.
Votre sens du service, votre relationnel et votre rigueur seront des atouts sur ce poste.
Vous appréciez la polyvalence et possédez une aptitude à travailler de manière transversale.
Vous êtes titulaire du permis B,
Une mission du poste vous manque mais vous avez la motivation pour vous former ? Faites-le-nous savoir, le SILA dispose d’un plan de formation ambitieux vous permettant d’y remédier.
Poste à temps complet à pourvoir courant janvier 2025, recrutement sur liste d'aptitude, par voie de mutation ou par voie de contrat à durée déterminée le cas échéant.
Rémunération statutaire + prime de fin d’année + avantages sociaux.
Contact et modalités de candidature
Contact
0450667777
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature avec lettre de motivation et CV détaillé à Monsieur le Président du SILA, recrutement@sila.fr, en ligne (www.sila.fr, rubrique offres d’emploi) ou 7, rue des Terrasses – B.P. N° 39 - 74962 CRAN-GEVRIER CEDEX.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.