Secrétaire/Assistant Administratif
Offre n° O074241108000748
Publiée le 08/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
« Allier un cadre de vie agréable avec un poste qui correspond à mes envies professionnelles »
POURQUOI VENIR TRAVAILLER AU GRAND ANNECY ?
Parce que le Grand Annecy c'est :
-une Agglomération dynamique avec une grande diversité de métiers et de compétences
-des projets ambitieux, innovants et structurants (Plan Climat, Plan de mobilité 2030, etc.)
-des postes à responsabilités
-une concertation des citoyens sur les grandes décisions que les élus doivent prendre
-des formations et une mobilité interne favorisée
-le moyen de donner du sens à son travail et ses missions
Le sens du service public et l'intérêt général nous animent au Grand Annecy, avec une importance particulière accordée à l'humain pour être au rendez-vous, lorsque nos citoyens en ont besoin.
POURQUOI VENIR TRAVAILLER AU GRAND ANNECY ?
Parce que le Grand Annecy c'est :
-une Agglomération dynamique avec une grande diversité de métiers et de compétences
-des projets ambitieux, innovants et structurants (Plan Climat, Plan de mobilité 2030, etc.)
-des postes à responsabilités
-une concertation des citoyens sur les grandes décisions que les élus doivent prendre
-des formations et une mobilité interne favorisée
-le moyen de donner du sens à son travail et ses missions
Le sens du service public et l'intérêt général nous animent au Grand Annecy, avec une importance particulière accordée à l'humain pour être au rendez-vous, lorsque nos citoyens en ont besoin.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
46 AV DES ILES, Annecy (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
08/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Descriptif de l'emploi
LE GRAND ANNECY RECRUTE
Pour sa DIRECTION DES AFFAIRES GENERALES
UN SECRETAIRE / ASSISTANT ADMINISTRATIF (H-F)
Cadre d'emplois des Adjoints Administratifs territoriaux (catégorie C)
Issu de la fusion de 5 intercommunalités au 1er janvier 2017, le Grand Annecy est une communauté d'agglomération de 207.000 habitants (34 communes), qui assure des compétences variées : développement économique et tourisme, aménagement du territoire, mobilités transport, accompagnement de la transition écologique (air énergie climat), production et distribution de l'eau potable, collecte et valorisation des déchets, gérontologie. Elle est engagée dans des projets structurants pour son territoire, ses citoyens et ses agents.
Au sein de la direction des affaires générales, en qualité d'assistant de gestion administrative, vous êtes en charge de la gestion des agendas et secrétariats de la Présidente, des élus et de la Direction des affaires Générales. Vous assurez le suivi et la coordination des réunions, vous veillez à l'accueil de qualité des invités et partenaires dans le cadre de réunions officielles, et vous êtes en charge du suivi administratif courant (circuit des parapheurs, mise en forme de notes et courriers, préparation des dossiers papiers), et de la gestion de déplacements (réservations train, hôtels, salles de réunions...).
Votre lieu de travail : Grand Annecy direction des affaires générales
Votre temps de travail : 35h hebdomadaire, télétravail possible
Votre mode de recrutement : mobilité interne, mutation, détachement, intégration directe dans la Fonction Publique Territoriale
Relations de travail internes : Tous les services du Grand Annecy + cabinet de la Présidente
Relations de travail externes : Mairies du Grand Annecy, organismes et partenaires institutionnels, entreprises, associations...
Votre rémunération : Traitement statutaire + régime indemnitaire (primes mensuelles et annuelles)
Votre prise de fonction est souhaitée le plus tôt possible
Pour sa DIRECTION DES AFFAIRES GENERALES
UN SECRETAIRE / ASSISTANT ADMINISTRATIF (H-F)
Cadre d'emplois des Adjoints Administratifs territoriaux (catégorie C)
Issu de la fusion de 5 intercommunalités au 1er janvier 2017, le Grand Annecy est une communauté d'agglomération de 207.000 habitants (34 communes), qui assure des compétences variées : développement économique et tourisme, aménagement du territoire, mobilités transport, accompagnement de la transition écologique (air énergie climat), production et distribution de l'eau potable, collecte et valorisation des déchets, gérontologie. Elle est engagée dans des projets structurants pour son territoire, ses citoyens et ses agents.
Au sein de la direction des affaires générales, en qualité d'assistant de gestion administrative, vous êtes en charge de la gestion des agendas et secrétariats de la Présidente, des élus et de la Direction des affaires Générales. Vous assurez le suivi et la coordination des réunions, vous veillez à l'accueil de qualité des invités et partenaires dans le cadre de réunions officielles, et vous êtes en charge du suivi administratif courant (circuit des parapheurs, mise en forme de notes et courriers, préparation des dossiers papiers), et de la gestion de déplacements (réservations train, hôtels, salles de réunions...).
Votre lieu de travail : Grand Annecy direction des affaires générales
Votre temps de travail : 35h hebdomadaire, télétravail possible
Votre mode de recrutement : mobilité interne, mutation, détachement, intégration directe dans la Fonction Publique Territoriale
Relations de travail internes : Tous les services du Grand Annecy + cabinet de la Présidente
Relations de travail externes : Mairies du Grand Annecy, organismes et partenaires institutionnels, entreprises, associations...
Votre rémunération : Traitement statutaire + régime indemnitaire (primes mensuelles et annuelles)
Votre prise de fonction est souhaitée le plus tôt possible
Missions / conditions d'exercice
- Organiser, suivre et coordonner les rendez-vous et réunions de plusieurs agendas (Présidente, élus, direction): invitations/convocations, réservations de salles, qualité de l'accueil et convivialité, organisation logistique, préparation des dossiers, organisation des déplacements...
- Réaliser des travaux de secrétariat : prendre des notes, mettre en forme des courriers/comptes rendus/supports de présentation, saisir des données, assurer le suivi de tableaux de bord...
- En l'absence du chef de service " secrétariat général " effectuer les engagements comptables et assurer le suivi comptable des dépenses associées
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes, analyser les demandes et leur niveau d'urgence ou de priorité, orienter, assurer le suivi des demandes
- Organiser, suivre et diffuser le courrier reçu/produit par la direction et le cabinet (distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
Missions annexes:
- Organiser le classement et l'archivage de documents.
- Assurer la fonction de " correspondant " des Moyens généraux (interface avec d'autres directions).
Modalités pratiques:
Votre lieu de travail : Grand Annecy direction des affaires générales
Votre temps de travail : 35h hebdomadaire
Votre mode de recrutement : mobilité interne, mutation, détachement, intégration directe dans la Fonction Publique Territoriale
Relations de travail internes : Présidente, cabinet, tous les services du Grand Annecy
Relations de travail externes : Mairies du Grand Annecy, organismes et partenaires institutionnels, entreprises, associations...
Votre rémunération : Traitement statutaire + régime indemnitaire (primes mensuelles et annuelles)
Votre prise de fonction est souhaitée en Janvier 2025
- Réaliser des travaux de secrétariat : prendre des notes, mettre en forme des courriers/comptes rendus/supports de présentation, saisir des données, assurer le suivi de tableaux de bord...
- En l'absence du chef de service " secrétariat général " effectuer les engagements comptables et assurer le suivi comptable des dépenses associées
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes, analyser les demandes et leur niveau d'urgence ou de priorité, orienter, assurer le suivi des demandes
- Organiser, suivre et diffuser le courrier reçu/produit par la direction et le cabinet (distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
Missions annexes:
- Organiser le classement et l'archivage de documents.
- Assurer la fonction de " correspondant " des Moyens généraux (interface avec d'autres directions).
Modalités pratiques:
Votre lieu de travail : Grand Annecy direction des affaires générales
Votre temps de travail : 35h hebdomadaire
Votre mode de recrutement : mobilité interne, mutation, détachement, intégration directe dans la Fonction Publique Territoriale
Relations de travail internes : Présidente, cabinet, tous les services du Grand Annecy
Relations de travail externes : Mairies du Grand Annecy, organismes et partenaires institutionnels, entreprises, associations...
Votre rémunération : Traitement statutaire + régime indemnitaire (primes mensuelles et annuelles)
Votre prise de fonction est souhaitée en Janvier 2025
Profils recherchés
- Vous êtes en possession d'une formation type Bac professionnel dans le domaine du secrétariat ou de la gestion administrative et avez une expérience en secrétariat.
- Vous maîtrisez la prise de notes rapide et les outils bureautiques et pratiquez des logiciels spécialisés (courrier, suivi comptable...)
- Vous êtes capable d'organiser votre travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées, d'identifier et de hiérarchiser les priorités, d'adapter votre planning et votre rythme de travail lorsqu'une tâche urgente le nécessite.
- Vous savez tenir compte des priorités et contraintes permettant d'organiser un agenda complexe et changeant.
- Vous savez accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs.
- Vous filtrez les appels : identifier les interlocuteurs, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et choisir l'attitude adaptée.
- Vous savez vous adapter et travailler avec des partenaires multiples, internes et externes.
- Vous faites preuve d'une grande discrétion
- Vous savez travailler en équipe, avez le sens de l'écoute, et savez prendre le recul nécessaire pour analyser une demande
Rejoignez-nous en qualité d'assistant administratif !
- Vous maîtrisez la prise de notes rapide et les outils bureautiques et pratiquez des logiciels spécialisés (courrier, suivi comptable...)
- Vous êtes capable d'organiser votre travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées, d'identifier et de hiérarchiser les priorités, d'adapter votre planning et votre rythme de travail lorsqu'une tâche urgente le nécessite.
- Vous savez tenir compte des priorités et contraintes permettant d'organiser un agenda complexe et changeant.
- Vous savez accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs.
- Vous filtrez les appels : identifier les interlocuteurs, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et choisir l'attitude adaptée.
- Vous savez vous adapter et travailler avec des partenaires multiples, internes et externes.
- Vous faites preuve d'une grande discrétion
- Vous savez travailler en équipe, avez le sens de l'écoute, et savez prendre le recul nécessaire pour analyser une demande
Rejoignez-nous en qualité d'assistant administratif !
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Pour toute précision sur le poste, vous pouvez contacter
Elise ETIENNE, Directrice des affaires générales (04 50 63 48 49)
ou la Direction des ressources humaines (04 50 63 48 63)
Elise ETIENNE, Directrice des affaires générales (04 50 63 48 49)
ou la Direction des ressources humaines (04 50 63 48 63)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.