UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE) - SECTEUR ANIMATION
Offre n° O074241107000801
Publiée le 07/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
30 QUAI DE L'HOTEL DE VILLE, Sallanches (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Enfance -Education, vous assurez des missions RH, Finances et des fonctions administratives et d'accueil pour le secteur animation.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité de la Directrice Enfance Education, vous aurez pour missions:
• Missions administratives
- Accueillir et informer le public (physique et téléphonique)
- Assurer les tâches administratives : saisie de courriers, de bilans, comptes rendus, rapports
- Instruire les dossiers d’inscriptions des familles, PAI (projet d’accueil individualisé)
- Assurer le traitement informatique des dossiers familles sur le logiciel CIRIL Enfance (coordonnées, plannings, documents pdf…)
- Mettre à jour les informations portail famille et gérer les correspondances
- Déclarer les accueils de mineurs sur l’ensemble des périodes d’ouverture
- Suivre les PV de sécurité des accueils de loisirs
- Organier, classer et archiver
• Missions RH (en lien avec le service Ressources Humaines)
- Mettre à jour les dossiers agents
- Suivre les plannings de postes des agents pour chaque période (périscolaire/extrascolaire)
- Gérer le remplacement des agents, les fiches d’heures mensuelles des agents à temps partiel, ainsi que les congés et heures supplémentaires
- Assurer le suivi des demandes de formations des agents
- Suivre les demandes de stage (BAFA, BPJEPS…) et faire le lien avec les organismes ou établissements de formation, ainsi que la DDCS
- Etablir le bilan annuel des absences et remplacements de l’ensemble de la masse salariale du secteur animation
- Gérer les clés bluships attribuées aux agents, élaborer un tableau de suivi et faire le lien avec les services techniques
• Missions Finances (en lien avec le service Finances)
- Contrôler la facturation aux usagers
- Etablir les devis et bons de commande
- Suivre le budget du service Enfance, secteur animation
- Procéder aux encaissements
- Gérer les impayés familles, et faire le lien avec le Trésor public (échéancier des impayés)
- Faire le lien avec le pôle médicosocial, pour les familles en difficulté de paiement
• Missions administratives
- Accueillir et informer le public (physique et téléphonique)
- Assurer les tâches administratives : saisie de courriers, de bilans, comptes rendus, rapports
- Instruire les dossiers d’inscriptions des familles, PAI (projet d’accueil individualisé)
- Assurer le traitement informatique des dossiers familles sur le logiciel CIRIL Enfance (coordonnées, plannings, documents pdf…)
- Mettre à jour les informations portail famille et gérer les correspondances
- Déclarer les accueils de mineurs sur l’ensemble des périodes d’ouverture
- Suivre les PV de sécurité des accueils de loisirs
- Organier, classer et archiver
• Missions RH (en lien avec le service Ressources Humaines)
- Mettre à jour les dossiers agents
- Suivre les plannings de postes des agents pour chaque période (périscolaire/extrascolaire)
- Gérer le remplacement des agents, les fiches d’heures mensuelles des agents à temps partiel, ainsi que les congés et heures supplémentaires
- Assurer le suivi des demandes de formations des agents
- Suivre les demandes de stage (BAFA, BPJEPS…) et faire le lien avec les organismes ou établissements de formation, ainsi que la DDCS
- Etablir le bilan annuel des absences et remplacements de l’ensemble de la masse salariale du secteur animation
- Gérer les clés bluships attribuées aux agents, élaborer un tableau de suivi et faire le lien avec les services techniques
• Missions Finances (en lien avec le service Finances)
- Contrôler la facturation aux usagers
- Etablir les devis et bons de commande
- Suivre le budget du service Enfance, secteur animation
- Procéder aux encaissements
- Gérer les impayés familles, et faire le lien avec le Trésor public (échéancier des impayés)
- Faire le lien avec le pôle médicosocial, pour les familles en difficulté de paiement
Profils recherchés
Compétences :
- Excellente maîtrise des outils informatiques WORD, EXCEL, POWERPOINT…
- Maîtrise des logiciels professionnels, CIRIL Finances, RH, Enfance, Web délib
- Connaissance du champ de l’animation et de la réglementation DDCS
- Connaissance des institutions partenaires
- Capacité d’organisation et de gestion des priorités
- Aptitude rédactionnelle
- Savoir travailler en équipe
Savoir-être
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve
- Aisance relationnelle
- Etre dynamique et source de propositions
- Autonomie
- Disponibilité
- Ecoute
- Excellente maîtrise des outils informatiques WORD, EXCEL, POWERPOINT…
- Maîtrise des logiciels professionnels, CIRIL Finances, RH, Enfance, Web délib
- Connaissance du champ de l’animation et de la réglementation DDCS
- Connaissance des institutions partenaires
- Capacité d’organisation et de gestion des priorités
- Aptitude rédactionnelle
- Savoir travailler en équipe
Savoir-être
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve
- Aisance relationnelle
- Etre dynamique et source de propositions
- Autonomie
- Disponibilité
- Ecoute
Contact et modalités de candidature
Contact
0450912756
Informations complémentaires
TEMPS DE TRAVAIL: Temps complet 35h – Travail sur 4,5 jours
LIEU DE TRAVAIL : Intervention sur 2 sites : Bâtiment Mairie et Espace animation
REMUNERATION : Statutaire + 13ème mois + Indemnité de résidence - Tickets restaurant
LIEU DE TRAVAIL : Intervention sur 2 sites : Bâtiment Mairie et Espace animation
REMUNERATION : Statutaire + 13ème mois + Indemnité de résidence - Tickets restaurant
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.