Chargé d'accueil et de gestion administrative
Offre n° O074241030000068
Publiée le 25/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville-la-Grand est une commune urbaine d'environ 9100 habitants, située au nord de la Haute-Savoie, à la frontière avec la Suisse. Elle fait partie des 12 communes
d'Annemasse Agglomération et offre à ses habitants un cadre de vie préservé et un tissu économique riche entre lac et montagnes.
d'Annemasse Agglomération et offre à ses habitants un cadre de vie préservé et un tissu économique riche entre lac et montagnes.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
RUE LEARY - BP 400, Ville-la-Grand (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Mairie de Ville-la-Grand recrute un Chargé d’accueil et de gestion administrative, à pourvoir dès décembre 2024.
Missions :
Dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires, vous aurez à votre charge l’accueil, l’orientation et le renseignement du public ainsi que la gestion des dossiers administratifs du service.
Missions :
Dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires, vous aurez à votre charge l’accueil, l’orientation et le renseignement du public ainsi que la gestion des dossiers administratifs du service.
Missions / conditions d'exercice
Accueil du public
- Au niveau physique dans la zone d’accueil
- Au niveau téléphonique
Gestion et mise à jour de l’affichage de la Mairie
- Gérer les affichages selon les évènements, la vie associative, les flyers et tout document de communication
- Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage au sein des services
Gestion des réservations
- Gérer les réservations des véhicules
- Gérer les réservations des salles de la mairie
- Assurer la remise des clés des salles communales
Gestion de dossiers administratifs et des documents de circulation
- Constituer et suivre les dossiers (attestation d’accueil, recensement, certificat de vie…)
- Etablir les documents de circulation (CNI/Passeports)
- Délivrer les documents administratifs
- Renseigner et conseiller les usagers
Etat Civil
- Réceptionner les déclarations
- Assurer la tenue administrative des registres d’Etat Civil
- Préparation des PACS/Mariage
Gestions des élections
- Saisie et gestion des dossiers
- Aide à la préparation des élections
Autres
- Aide ponctuelle pour d’autres services
- Gestion des fournitures
- Au niveau physique dans la zone d’accueil
- Au niveau téléphonique
Gestion et mise à jour de l’affichage de la Mairie
- Gérer les affichages selon les évènements, la vie associative, les flyers et tout document de communication
- Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage au sein des services
Gestion des réservations
- Gérer les réservations des véhicules
- Gérer les réservations des salles de la mairie
- Assurer la remise des clés des salles communales
Gestion de dossiers administratifs et des documents de circulation
- Constituer et suivre les dossiers (attestation d’accueil, recensement, certificat de vie…)
- Etablir les documents de circulation (CNI/Passeports)
- Délivrer les documents administratifs
- Renseigner et conseiller les usagers
Etat Civil
- Réceptionner les déclarations
- Assurer la tenue administrative des registres d’Etat Civil
- Préparation des PACS/Mariage
Gestions des élections
- Saisie et gestion des dossiers
- Aide à la préparation des élections
Autres
- Aide ponctuelle pour d’autres services
- Gestion des fournitures
Profils recherchés
Expérience sur un poste similaire apprécié
Savoirs spécifiques (connaissances théoriques) :
- Connaissance de la collectivité, son fonctionnement et ses services
- Notions en communication
- Techniques de régulation
- Techniques de secrétariat et de classement
- Maîtrise de l’outil informatique
Savoir-faire (connaissances techniques) :
- Aptitude à recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Aptitude à identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Savoir-être indispensables attendus par la Collectivité :
- Sens du service public et de l’intérêt collectif
- Sens de l’engagement
- Capacité d’adaptation
- Droiture et intégrité
- Attitude constructive et bienveillante
- Discrétion / respect du secret professionnel
- Sensibilisation au développement durable
Savoir-être (comportements, attitudes, qualités humaines) :
- Très bonnes capacités relationnelles
- Sens accru de l’accueil
- Assiduité
- Aptitude du travail en équipe
Savoirs spécifiques (connaissances théoriques) :
- Connaissance de la collectivité, son fonctionnement et ses services
- Notions en communication
- Techniques de régulation
- Techniques de secrétariat et de classement
- Maîtrise de l’outil informatique
Savoir-faire (connaissances techniques) :
- Aptitude à recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Aptitude à identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Savoir-être indispensables attendus par la Collectivité :
- Sens du service public et de l’intérêt collectif
- Sens de l’engagement
- Capacité d’adaptation
- Droiture et intégrité
- Attitude constructive et bienveillante
- Discrétion / respect du secret professionnel
- Sensibilisation au développement durable
Savoir-être (comportements, attitudes, qualités humaines) :
- Très bonnes capacités relationnelles
- Sens accru de l’accueil
- Assiduité
- Aptitude du travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0450842430
Informations complémentaires
Conditions d’exercice :
Temps de travail : temps complet
Type de recrutement : voie statutaire ou contractuel
Cadre d’emploi : adjoint administratif
Conditions salariales : grille indiciaire Fonction Publique Territoriale + régime indemnitaire + 13ème mois
Les petits plus :
- Prime de 13ème mois, prime de CIA (complément indemnitaire annuel) basée sur l’évaluation professionnelle
- Participation aux frais de mutuelle santé et/ou prévoyance à hauteur de 35€ / mois
- Prise en charge à 75% de l’abonnement de transport en commun
- Supplément Familial de Traitement versé dès le 1er enfant + participation aux dépenses de centre de loisirs
- Amicale du personnel + chèques vacances
- Politique de formation dynamique
Temps de travail : temps complet
Type de recrutement : voie statutaire ou contractuel
Cadre d’emploi : adjoint administratif
Conditions salariales : grille indiciaire Fonction Publique Territoriale + régime indemnitaire + 13ème mois
Les petits plus :
- Prime de 13ème mois, prime de CIA (complément indemnitaire annuel) basée sur l’évaluation professionnelle
- Participation aux frais de mutuelle santé et/ou prévoyance à hauteur de 35€ / mois
- Prise en charge à 75% de l’abonnement de transport en commun
- Supplément Familial de Traitement versé dès le 1er enfant + participation aux dépenses de centre de loisirs
- Amicale du personnel + chèques vacances
- Politique de formation dynamique
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.