Secrétaire mutualisée des services techniques
Offre n° O074240807000458
Publiée le 07/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Au sein d'un cadre exceptionnel, le pays d'Évian - vallée d'Abondance, et ses 22 communes membres, s'étend sur les rives sud du lac Léman jusqu'aux premiers sommets des Alpes, en Haute-Savoie. Frontalier avec la Suisse, le territoire rassemble 42 000 habitants (55 000 au sens de la population DGF), sur 321 km² et offre des paysages contrastés. Cet environnement, son patrimoine historique et culturel et les multiples activités proposées en toutes saisons font la richesse du territoire et une destination de renom international.
Lieu de travail
851 avenue des rives du leman - cs 10084, Publier (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
09/09/2024
Date limite de candidature
06/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services de la Direction Technique de l’ingénierie.
• Assurer un rôle de facilitateur-facilitatrice, d'organisateur-organisatrice et de relai dans la gestion administrative de la Direction.
• Assurer un rôle de facilitateur-facilitatrice, d'organisateur-organisatrice et de relai dans la gestion administrative de la Direction.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS DU POSTE
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services de la Direction Technique de l’ingénierie.
• Assurer un rôle de facilitateur-facilitatrice, d'organisateur-organisatrice et de relai dans la gestion administrative de la Direction.
ACTIVITES
Principalement, pour les Directions Assainissement, Eau Potable et la mission Bureau d’études :
• Assurer la gestion administrative
Gestion des appels de la DGA et relais aux services concernés, gestion des boites mail génériques des services
Gestion des courriers de la DGA : enregistrement, mise en forme, suivi des signature, envoi, classement, suivi des délais.
Gestion du secrétariat de la DGA : rédaction/mise en forme des notes, comptes rendus, rapports instances ; gestion des parapheurs
Gestion, classement et archivage des données, dossiers et informations de la DGA
Organisation de réunions/RDV : disponibilités, dates, réservation de salle et matériel, convocations, préparation de la salle, etc.
Assistance dans la gestion des commissions, réunions : prise de note, rédaction, diffusion
Centralise et coordonne la gestion logistique de la DGA (fournitures, …)
Assure le rôle de relais du chargé de subventions pour les dossiers relatifs à la DGA : suivi avancement des dossiers, fourniture des justificatifs…
Suivi et préparation des avis techniques de la DGA pour les demandes d’urbanisme
• Assister les services dans la gestion comptable et budgétaire
Création, édition et envoi des bons de commande
Rapprochement des factures et validation du service fait
Soutien et accompagnement des équipes techniques à l'utilisation de CIRIL
Traitement des réclamations fournisseurs (délais de paiement, litige facture)
Rédaction de certificat administratif pour l’émission ou l’annulation de titre
Assiste les Directeurs.trices dans le suivi budgétaire (préparation, suivi dépenses/recettes, APCP…)
• Assurer la gestion du dossier Participation forfaitaire à l’assainissement collectif (PFAC) pour le compte du service Assainissement :
Suivi de la base de données des redevables
Facturation en lien avec la direction des finances
Gestion des réclamations
Activités complémentaires :
• Assurer la gestion des interventions sur le parc auto (en binôme avec la seconde secrétaire mutualisée)
• Assurer l’intérim sur les taches de gestion courantes de la seconde secrétaire mutualisée
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services de la Direction Technique de l’ingénierie.
• Assurer un rôle de facilitateur-facilitatrice, d'organisateur-organisatrice et de relai dans la gestion administrative de la Direction.
ACTIVITES
Principalement, pour les Directions Assainissement, Eau Potable et la mission Bureau d’études :
• Assurer la gestion administrative
Gestion des appels de la DGA et relais aux services concernés, gestion des boites mail génériques des services
Gestion des courriers de la DGA : enregistrement, mise en forme, suivi des signature, envoi, classement, suivi des délais.
Gestion du secrétariat de la DGA : rédaction/mise en forme des notes, comptes rendus, rapports instances ; gestion des parapheurs
Gestion, classement et archivage des données, dossiers et informations de la DGA
Organisation de réunions/RDV : disponibilités, dates, réservation de salle et matériel, convocations, préparation de la salle, etc.
Assistance dans la gestion des commissions, réunions : prise de note, rédaction, diffusion
Centralise et coordonne la gestion logistique de la DGA (fournitures, …)
Assure le rôle de relais du chargé de subventions pour les dossiers relatifs à la DGA : suivi avancement des dossiers, fourniture des justificatifs…
Suivi et préparation des avis techniques de la DGA pour les demandes d’urbanisme
• Assister les services dans la gestion comptable et budgétaire
Création, édition et envoi des bons de commande
Rapprochement des factures et validation du service fait
Soutien et accompagnement des équipes techniques à l'utilisation de CIRIL
Traitement des réclamations fournisseurs (délais de paiement, litige facture)
Rédaction de certificat administratif pour l’émission ou l’annulation de titre
Assiste les Directeurs.trices dans le suivi budgétaire (préparation, suivi dépenses/recettes, APCP…)
• Assurer la gestion du dossier Participation forfaitaire à l’assainissement collectif (PFAC) pour le compte du service Assainissement :
Suivi de la base de données des redevables
Facturation en lien avec la direction des finances
Gestion des réclamations
Activités complémentaires :
• Assurer la gestion des interventions sur le parc auto (en binôme avec la seconde secrétaire mutualisée)
• Assurer l’intérim sur les taches de gestion courantes de la seconde secrétaire mutualisée
Profils recherchés
• Maîtrise des outils informatiques (pack office)
• Autonomie dans l’organisation de son travail dans le respect des délais réglementaires.
• Bonne capacité relationnelle
• Savoir rendre compte et savoir cerner les priorités
• Réactivité et rapidité
• Rigueur
• Discrétion
• Autonomie dans l’organisation de son travail dans le respect des délais réglementaires.
• Bonne capacité relationnelle
• Savoir rendre compte et savoir cerner les priorités
• Réactivité et rapidité
• Rigueur
• Discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
0450745785
Informations complémentaires
Lieu d'affectation : Publier (74500).
Service d'affectation : Direction Générale Adjointe Techniques de l’Ingénierie.
Temps de travail : Poste à 37h30 sur 5 jours avec jours ARTT – du lundi au vendredi – avec plages de présence obligatoire de 9h00 à 11h30 et de 13h45 à 16h30
Salaire : Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Action sociale : Chèques déjeuners + participation de la collectivité à hauteur de 20 € / mois à une mutuelle labellisée et à un contrat de prévoyance.
Télétravail possible un jour par semaine
Amicale du personnel
Merci d’adresser vos candidatures (lettre de motivation + CV obligatoires) à : Madame la Présidente – CCPEVA – 851 avenue des rives du Léman – CS 10084 – 74500 PUBLIER par courrier ou par mail à : rh@cc-peva.fr
Pour tout renseignement, veuillez adresser votre demande par mail à rh@cc-peva.fr
Service d'affectation : Direction Générale Adjointe Techniques de l’Ingénierie.
Temps de travail : Poste à 37h30 sur 5 jours avec jours ARTT – du lundi au vendredi – avec plages de présence obligatoire de 9h00 à 11h30 et de 13h45 à 16h30
Salaire : Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Action sociale : Chèques déjeuners + participation de la collectivité à hauteur de 20 € / mois à une mutuelle labellisée et à un contrat de prévoyance.
Télétravail possible un jour par semaine
Amicale du personnel
Merci d’adresser vos candidatures (lettre de motivation + CV obligatoires) à : Madame la Présidente – CCPEVA – 851 avenue des rives du Léman – CS 10084 – 74500 PUBLIER par courrier ou par mail à : rh@cc-peva.fr
Pour tout renseignement, veuillez adresser votre demande par mail à rh@cc-peva.fr
Adresse de l'employeur
CDC PAYS D'EVIAN VALLEE D'ABONDANCE
>851 avenue des rives du leman - cs 10084
74500 Publier
>851 avenue des rives du leman - cs 10084
74500 Publier
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.