Renfort des services administratifs et financiers
Offre n° O074240805001213
Publiée le 05/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
508 AVENUE DES THEZIERES, Taninges (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
10/09/2024
Date limite de candidature
04/09/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
2 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer, sous l’autorité de la Directrice administrative et financière les missions rattachées au secrétariat de direction et aux services comptabilité et marchés publics de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat
- Assister les responsables dans l’organisation et le suivi des réunions et commissions
o Préparer l’organisation matérielle des réunions (réservation de salles…)
o Établir les convocations, suivre les présences
o Expédier les convocations et comptes-rendus après mise en forme
- Assurer le suivi et la diffusion publique des actes administratifs (décisions et délibérations)
o Mettre en forme les décisions, mise à la signature, scan et publication
o Partager les actes administratifs sur le serveur informatique
o Mettre à jours les registres pour les décisions et délibérations
o Vérifier les actes manquants et relancer les services
- Assurer le secrétariat des services et des directions
o Organiser des réunions, des rendez-vous
o Courriers départ : mise en forme, scan, envoi, classement papier et numérique, rédaction de certaines correspondances
o Mise en forme de documents
Exécution comptable :
- Assister la responsable dans l’exécution des budgets de la collectivité (principal et annexes) en lien avec les services :
o Gérer les devis des services : scan pour engagement, retour au responsable de service ou au prestataire, classement papier et numérique
o Mettre en œuvre et assurer les engagements comptables
o Réaliser des opérations comptables et le suivi / traitement budgétaire et comptable des dépenses Vérifier les imputations comptables et les pièces comptables
o Suivi du service fait et relance des services
- Gérer des relations avec les fournisseurs, le Trésor Public et divers organismes
Autres missions en lien avec la direction administrative et financière :
- Assister la directrice dans le suivi des marchés publics
o Mise en forme, mise à la signature, scan et rédaction de certains courriers
o Mise à jour du tableau de suivi des marchés
o Mise à la signature et suivi des pièces des marchés, rédaction de certains formulaires
- Gérer l’agenda des élus, répertorier les réunions et Rdv (date, heure, objet et lieu) dans l’agenda en ligne
- S’assurer de la représentation de la CCMG aux réunions (confirmer ou infirmer la présence des élus)
- Assurances : suivi des déclarations de sinistres
- Assurer le remplacement ponctuel des agents du service secrétariat/accueil
- Assister les responsables dans l’organisation et le suivi des réunions et commissions
o Préparer l’organisation matérielle des réunions (réservation de salles…)
o Établir les convocations, suivre les présences
o Expédier les convocations et comptes-rendus après mise en forme
- Assurer le suivi et la diffusion publique des actes administratifs (décisions et délibérations)
o Mettre en forme les décisions, mise à la signature, scan et publication
o Partager les actes administratifs sur le serveur informatique
o Mettre à jours les registres pour les décisions et délibérations
o Vérifier les actes manquants et relancer les services
- Assurer le secrétariat des services et des directions
o Organiser des réunions, des rendez-vous
o Courriers départ : mise en forme, scan, envoi, classement papier et numérique, rédaction de certaines correspondances
o Mise en forme de documents
Exécution comptable :
- Assister la responsable dans l’exécution des budgets de la collectivité (principal et annexes) en lien avec les services :
o Gérer les devis des services : scan pour engagement, retour au responsable de service ou au prestataire, classement papier et numérique
o Mettre en œuvre et assurer les engagements comptables
o Réaliser des opérations comptables et le suivi / traitement budgétaire et comptable des dépenses Vérifier les imputations comptables et les pièces comptables
o Suivi du service fait et relance des services
- Gérer des relations avec les fournisseurs, le Trésor Public et divers organismes
Autres missions en lien avec la direction administrative et financière :
- Assister la directrice dans le suivi des marchés publics
o Mise en forme, mise à la signature, scan et rédaction de certains courriers
o Mise à jour du tableau de suivi des marchés
o Mise à la signature et suivi des pièces des marchés, rédaction de certains formulaires
- Gérer l’agenda des élus, répertorier les réunions et Rdv (date, heure, objet et lieu) dans l’agenda en ligne
- S’assurer de la représentation de la CCMG aux réunions (confirmer ou infirmer la présence des élus)
- Assurances : suivi des déclarations de sinistres
- Assurer le remplacement ponctuel des agents du service secrétariat/accueil
Profils recherchés
Savoir
Connaissance en matière budgétaire et comptabilité publique
Connaissances bureautique (notamment Excel et tableur) et informatique, maitrise de logiciels
Esprit d’analyse et de synthèse
Qualités rédactionnelles
Capacité à suivre un budget
Connaissance des marchés publics
Savoir-faire
Sens de l’organisation
Aptitude gérer des dossiers différents en simultanéité
Rigueur et esprit d’initiative
Capacité à s’organiser
Autonomie
Aptitude à rechercher l’information
Respect des échéances et des délais
Savoir-être
Bon relationnel et savoir s’adapter aux différents publics, à l’écoute
Aptitude au travail en équipe
Discrétion et respect de la confidentialité
Etre rigoureux et organisé
Etre autonome
Être réactif
Sens du service public
Engagement et conscience professionnels
Connaissance en matière budgétaire et comptabilité publique
Connaissances bureautique (notamment Excel et tableur) et informatique, maitrise de logiciels
Esprit d’analyse et de synthèse
Qualités rédactionnelles
Capacité à suivre un budget
Connaissance des marchés publics
Savoir-faire
Sens de l’organisation
Aptitude gérer des dossiers différents en simultanéité
Rigueur et esprit d’initiative
Capacité à s’organiser
Autonomie
Aptitude à rechercher l’information
Respect des échéances et des délais
Savoir-être
Bon relationnel et savoir s’adapter aux différents publics, à l’écoute
Aptitude au travail en équipe
Discrétion et respect de la confidentialité
Etre rigoureux et organisé
Etre autonome
Être réactif
Sens du service public
Engagement et conscience professionnels
Contact et modalités de candidature
Contact
0450476200
Informations complémentaires
Poste à pourvoir pour une durée déterminée de 2 mois avec possibilité de reconduction.
Statut Contractuel pour une durée hebdomadaire de 36h avec RTT
Statut Contractuel pour une durée hebdomadaire de 36h avec RTT
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.