Au sein de la Direction Europe, Transfrontalier et Solidarités Territoriales (DETST), l'équipe administrative mutualisée assure pour les deux services de la direction la gestion administrative, conduit et contrôle les productions administratives de l'ensemble des services de la Direction (commissions thématiques, délibérations, conventions, notes, courriers, etc.) et les processus techniques financiers et budgétaires ; elle est le correspondant administratif de la direction avec les services supports du département (Direction des Finances, des Ressources Humaines, etc.), gère les moyens techniques, matériels et fournitures des équipes, contribue aux actions supports de l'institution (communication, rapports d'activités, tableaux de bord, etc.).

Missions administratives et comptables

Contribuer au processus d'élaboration et d'adoption des délibérations du Conseil Départemental, de la Commission Permanente (orthographe, mise en forme, respect des éléments financiers, saisie des actes sous le logiciel métier...)

Participer à la production des éléments des commissions thématiques, des « fiches d'arbitrage » et des différents types de courriers

Veiller au respect des échéances et des procédures

Conseiller, assister sur les productions administratives et financières de l'ensemble des services de la direction (forme et contenu)

Editer des bons de commande

Traiter comptablement les demandes de versement de subventions

Saisie des subventions accordées dans le logiciel métier

Assurer le recensement annuel des frontaliers

Secrétariat

Rédiger des courriers, notes et comptes rendus

Etablissement des courriers AR et des notifications

Suivre les demandes de notes

Réceptionner et vérifier le courrier de la Direction (dont sa Gestion Electronique) départ/arrivée, ainsi que les navettes des parapheurs de la direction

Organiser et suivre le planning des congés de la Direction

Classer et archiver les dossiers

Assurer l'accueil téléphonique (réception des appels, prise de message, orientation des appels vers les différents services, primo-renseignements, etc.)

Gérer les stocks : fournitures de bureau, papier et cartouches photocopieur etc.

Assurer ponctuellement, et en cas de nécessité, les missions des collègues de l'unité ressources lors de pics d'activité ou de suppléance pour absence.

Contribuer aux actions supports de l'institution (communication, rapports d'activités, tableaux de bord)

Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoir-faire justifiés par une expérience :

Connaissance du fonctionnement des collectivités

Aisance dans l'utilisation de l'ensemble des logiciels métiers

Connaissance des outils bureautiques (Excel, Word)

Connaissances des règles budgétaires et comptables

Connaissances des règles des marchés publics

Vos savoir-être sont le / la :

Qualités rédactionnelles

Polyvalence et réactivité

Capacité d'adaptation et d'organisation

Sens du travail en équipe et en autonomie,

Rigueur, méthode et sens de l'organisation.