Responsable de l'unité Exécution des contrats – Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMO)
Offre n° O074240614001073
Publiée le 30/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hotel du departement, Annecy (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
30/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la responsable du service Maîtrise d’Ouvrage et Pilotage, le ou la responsable de l’unité « Assistance à Maîtrise d’ouvrage – Exécution des contrats » assure la gestion de l’ensemble des actes liés à l’exécution administrative des marchés publics portés par la Direction Générale Adjointe Infrastructure et Mobilité avec une équipe composée de 5 agents dont les missions sont les suivantes :
- Assurer l’interaction avec les trois directions de la DGAIM, la direction des finances et la future direction de l’achat et de la commande publique,
- Se spécialiser dans le domaine de l’exécution administrative des contrats et être service support pour les directions opérationnelles,
- Garantir la sécurité juridique, la qualité des documents produits, le respect des procédures et des délais.
- Assurer l’interaction avec les trois directions de la DGAIM, la direction des finances et la future direction de l’achat et de la commande publique,
- Se spécialiser dans le domaine de l’exécution administrative des contrats et être service support pour les directions opérationnelles,
- Garantir la sécurité juridique, la qualité des documents produits, le respect des procédures et des délais.
Missions / conditions d'exercice
Management :
Constitution de l’équipe : Une coordinatrice administrative et aide au pilotage et 4 assistants de gestion « exécution administrative des contrats »
- Planifier les missions des agents de l'unité
- Piloter, suivre et évaluer l'activité de l’unité et des agents
- Apporter une aide technique et méthodologique
- Évaluer les besoins de formation des agents
- Monter en compétences des agents afin de se spécialiser dans le domaine d’activité de l’unité.
Construction et mise en place des outils de pilotage et d’analyse :
- Cartographier les processus et établir les procédures en veillant à leur bonne application,
- Collecter les données nécessaires à l'élaboration des rapports d'activité de l’unité.
- Tableaux de bord de suivi des accords-cadres (délai de reconduction, suivi des seuils des montants mini-maxi etc.),
Gestion et suivi administratif des contrats :
- des marchés de travaux et de maîtrise d’œuvre : actes additionnels aux marchés de travaux (avenants, actes de sous-traitance, prix nouveaux, ordres de services, reconductions, ...)
- des accords-cadres : contrôler, formaliser, notifier les commandes aux entreprises,
Participation au processus de préparation budgétaire de la Direction :
- Accompagner et conseiller les chefs de projets et les directeurs adjoints de la Direction des Routes pour assurer le suivi des prévisions budgétaires lors des préparations des sessions budgétaires en lien le service budget et programmation.
Coordination entre les différents acteurs :
- Lien et coordination entre les différents acteurs : chefs de projets, MOE, titulaires des marchés,
- Assistance en vue du règlement des litiges entre les parties prenantes (MOE, BE, CSPS, titulaires des marchés…).
- Assurer un rôle d'appui et de conseil en lien avec le service des marchés et des affaires juridiques auprès des responsables de la direction.
Constitution de l’équipe : Une coordinatrice administrative et aide au pilotage et 4 assistants de gestion « exécution administrative des contrats »
- Planifier les missions des agents de l'unité
- Piloter, suivre et évaluer l'activité de l’unité et des agents
- Apporter une aide technique et méthodologique
- Évaluer les besoins de formation des agents
- Monter en compétences des agents afin de se spécialiser dans le domaine d’activité de l’unité.
Construction et mise en place des outils de pilotage et d’analyse :
- Cartographier les processus et établir les procédures en veillant à leur bonne application,
- Collecter les données nécessaires à l'élaboration des rapports d'activité de l’unité.
- Tableaux de bord de suivi des accords-cadres (délai de reconduction, suivi des seuils des montants mini-maxi etc.),
Gestion et suivi administratif des contrats :
- des marchés de travaux et de maîtrise d’œuvre : actes additionnels aux marchés de travaux (avenants, actes de sous-traitance, prix nouveaux, ordres de services, reconductions, ...)
- des accords-cadres : contrôler, formaliser, notifier les commandes aux entreprises,
Participation au processus de préparation budgétaire de la Direction :
- Accompagner et conseiller les chefs de projets et les directeurs adjoints de la Direction des Routes pour assurer le suivi des prévisions budgétaires lors des préparations des sessions budgétaires en lien le service budget et programmation.
Coordination entre les différents acteurs :
- Lien et coordination entre les différents acteurs : chefs de projets, MOE, titulaires des marchés,
- Assistance en vue du règlement des litiges entre les parties prenantes (MOE, BE, CSPS, titulaires des marchés…).
- Assurer un rôle d'appui et de conseil en lien avec le service des marchés et des affaires juridiques auprès des responsables de la direction.
Profils recherchés
Savoirs et savoir-faire
Capacité à s'adapter rapidement aux logiciels spécifiques du Département (comptabilité et marchés publics).
Connaissances informatiques Word et Excel
Bonnes connaissances marchés publics et comptables
Esprit d'analyse et de synthèse
Rigueur et capacité à encadrer du personnel
Sens des responsabilités
Savoir-être
- Agilité
- Disponibilité
- Sens du travail en équipe
- Qualités relationnelles
- Méthode et rigueur dans le suivi des dossiers
Capacité à s'adapter rapidement aux logiciels spécifiques du Département (comptabilité et marchés publics).
Connaissances informatiques Word et Excel
Bonnes connaissances marchés publics et comptables
Esprit d'analyse et de synthèse
Rigueur et capacité à encadrer du personnel
Sens des responsabilités
Savoir-être
- Agilité
- Disponibilité
- Sens du travail en équipe
- Qualités relationnelles
- Méthode et rigueur dans le suivi des dossiers
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Lm et CV
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.