Vos missions :

1. Assistante à la directrice de pôle :
- Saisie et mis en forme courriers, note, dossiers…, gestion agenda, organisation de réunions, organisation des déplacements.
- Aide à l’organisation des réunions d’équipe : ordre du jour, compte-rendu.

2. Assistante aux agents du pôle :
 Correspondance :
- Courriers départ : tâches relevant du secrétariat de pôle
- Mise en forme, numérotation et enregistrement dans le chrono, impression, mise au visa directrice, mise à la signature présidente et /ou VP, scanne pour classement et envoi copie aux agents et VP concernés
- Envoi convocation aux commissions, et copie au secrétariat général avec enregistrement date dans agenda Présidente
- Courriers arrivés : Scannés par secrétariat accueil puis redistribués selon indications du DGS.
- Mail arrivés : vigilance sur les mails reçus par les agents et qui concernent notamment l’organisation de réunions politiques, de courriers politiques … : A rediriger vers directrice de pôle et secrétariat du pôle pour transmission au secrétariat général pour information Présidente.

 Actes administratifs : décisions du bureau ou de la Présidente /délibérations :

- Décisions : l’agent donne les directives précises à la secrétaire du pôle ou prépare un brouillon de décision ; le secrétariat finalise la décision : numéro…puis envoi secrétariat général pour procédure dématérialisation.
- Retour décision : suivi exécution par secrétariat du pôle : alerte services et agents concernés, signature documents relatifs aux décisions, envoi et classement.
- Délibérations : préparation par agents, visa directrice du pôle puis visa du DGS, puis suivi exécution par secrétariat du pôle des documents signés afférents aux délibérations ; mis à jour du tableau de suivi des actes relevant du pôle, classement documents officiels (papier et scanne).
- Tâches spécifiques récurrentes : Suivi des dossiers d’aides aux particuliers en matière de rénovation énergétique avec suivi et exécution des décisions d’attribution des aides à la rénovation énergétique, courriers aux particuliers, ….
- Procédure dématérialisation des actes administratifs de l’Office de Tourisme.

 Classement de documents officiels :
- Un classement systématique est organisé au secrétariat du pôle : conventions

 Aide à l’organisation de réunions :
- En priorité celle mobilisant plusieurs VP et /ou la présidente
- Réservation salle, envoi confirmation réunions aux participants, recueil de documents de travail en amont de la réunion et transmission aux participants….
- Le secrétariat prépare une pochette avec feuille de présence convocation…, à l’issue de la réunion : retour pochette au secrétariat
- Suivi planning des congés : été et hiver notamment
- Gestion agenda directrice du pôle
- Aide à l’organisation d’évènements :
- Réservation salle, matériel, véhicule, traiteur, photocopies….
- Aide à l’organisation de déplacements :
- Réservation véhicule, hôtel, train

 Accueil téléphonique :
- Suivi et gestion des mails aux usagers et correspondants des services,
- Gestion standard téléphonique du pôle, réception des appels, prise de messages, primo renseignements.

 Suivi des subventions :
- Dépôt des demandes – Établissement de la décision,
- Suivi des instructions,
- Suivi de l’exécution,
- Demande des versements : acompte et solde