ASSISTANT DE L'EQUIPE DE DIRECTION (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O073240730001256
Publiée le 30/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'Hôtel de ville, Chambéry (Savoie)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
08/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L’assistant.e de l’équipe de direction s’inscrit pleinement dans la démarche d’évolution du service. Il.elle partage les principaux enjeux du projet de service et contribue à la bonne organisation du travail du Directeur et de l’équipe de direction. Il. Elle assure un rôle d’interface dans les relations avec les interlocuteurs de la Direction et veille à la bonne circulation des informations avec les services ressources de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Soutien à l’organisation quotidienne du Directeur :
- Gère l’agenda et planifie les évènements clés
- Assure, filtre l’accueil téléphonique et physique
Soutien aux missions de l’équipe de direction :
- Met en forme les courriers et attestations
- Facilite la prise de décision du directeur (recherche de documents, fichiers contacts…)
- Planifie et organise des réunions et en rédige les compte rendus ou réalise les relevés de décisions
- Elabore et renseigne divers tableaux de bord et outils de suivi, met en page le rapport d’activités
- Supervise le circuit de validation et de signature des courriers et conventions
- Supervise l’accueil des stagiaires et des nouveaux agents
- Elabore des sondages en ligne, réceptionne et synthétise les inscriptions et les fiches de vœux des agents
- Contribue à l’exécution du budget (demandes de devis, envoi de bons de commande…)
- Assure le suivi RH des agents en lien avec la DRH
- Mets à jour les outils de communication interne et veille à la bonne transmission des informations
- Initie et mets en œuvre les temps de convivialité liés à la vie de l’établissement
- Gère l’agenda et planifie les évènements clés
- Assure, filtre l’accueil téléphonique et physique
Soutien aux missions de l’équipe de direction :
- Met en forme les courriers et attestations
- Facilite la prise de décision du directeur (recherche de documents, fichiers contacts…)
- Planifie et organise des réunions et en rédige les compte rendus ou réalise les relevés de décisions
- Elabore et renseigne divers tableaux de bord et outils de suivi, met en page le rapport d’activités
- Supervise le circuit de validation et de signature des courriers et conventions
- Supervise l’accueil des stagiaires et des nouveaux agents
- Elabore des sondages en ligne, réceptionne et synthétise les inscriptions et les fiches de vœux des agents
- Contribue à l’exécution du budget (demandes de devis, envoi de bons de commande…)
- Assure le suivi RH des agents en lien avec la DRH
- Mets à jour les outils de communication interne et veille à la bonne transmission des informations
- Initie et mets en œuvre les temps de convivialité liés à la vie de l’établissement
Profils recherchés
- Connaissance du secteur culturel et de l’enseignement artistique
- Maîtriser les procédures et les circuits de validation internes
- Maîtriser les outils bureautiques
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Savoir s’organiser, planifier et prioriser les activités
- Avoir le sens de l’accueil physique/téléphonique, informer, orienter et filtrer les appels
- Faire preuve d’adaptabilité et de réactivité face à la multiplicité des tâches
- Savoir mettre en œuvre une méthodologie de projet
- Travailler en transversalité en gérant les priorités et les attentes des différents services
- Savoir apaiser un climat professionnel, accepter l’imprévu
- Savoir faire preuve de confidentialité et de rigueur
- Adapter ses horaires de travail en fonction du rythme de travail du directeur
- Savoir rendre compte
- Maîtriser les procédures et les circuits de validation internes
- Maîtriser les outils bureautiques
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Savoir s’organiser, planifier et prioriser les activités
- Avoir le sens de l’accueil physique/téléphonique, informer, orienter et filtrer les appels
- Faire preuve d’adaptabilité et de réactivité face à la multiplicité des tâches
- Savoir mettre en œuvre une méthodologie de projet
- Travailler en transversalité en gérant les priorités et les attentes des différents services
- Savoir apaiser un climat professionnel, accepter l’imprévu
- Savoir faire preuve de confidentialité et de rigueur
- Adapter ses horaires de travail en fonction du rythme de travail du directeur
- Savoir rendre compte
Contact et modalités de candidature
Contact
0479602255
Informations complémentaires
Fiche de poste détaillée et renseignements auprès du service recrutement : recrutement@mairie-chambery.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.