Agent d'accueil
Offre n° O072241119000100
Publiée le 19/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie - 4 rue de l'Eglise -, Rouillon (Sarthe)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
19/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps non complet,
33h30 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Commune proche du Mans.
Rattaché au service administratif de la commune, sous l'autorité hiérarchique du/de la Secrétaire /Directeur(trice) Général(e) des Services, le Responsable du service RH (H/F)
Rattaché au service administratif de la commune, sous l'autorité hiérarchique du/de la Secrétaire /Directeur(trice) Général(e) des Services, le Responsable du service RH (H/F)
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
▪ Accueil du public,
▪ Gestion de la messagerie Accueil
▪ Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
▪ Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant
▪ Instruction et constitution des actes d’état civil
▪ Mise à jour des registres d’état civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…)
▪ Délivrance des actes d’état civil
▪ Délivrance des autorisations funéraires. Préparation des dossiers de mariage et suivi (mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention…)
▪ Enregistrement et délivrance des documents administratifs
▪Traitement d’attestations d’accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire, de déclaration de débits de boissons….
▪ Assurer le traitement du courrier
▪ Etablir les bordereaux d’envoi aux autorités administratives et assurer l’archivage des dossiers
▪ Elections : Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales
▪ Participer à la révision de la liste électorale et à l’organisation des élections
▪ S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques
▪ Recueil des actes de la Préfecture pour affichage
Missions complémentaires :
▪ Polyvalence avec les autres agents du service,
▪ Gestion des dossiers location de salles communales
▪ Mise à jour du fichier des logements sociaux
▪ Agence postale
▪ Accueil du public,
▪ Gestion de la messagerie Accueil
▪ Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
▪ Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant
▪ Instruction et constitution des actes d’état civil
▪ Mise à jour des registres d’état civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…)
▪ Délivrance des actes d’état civil
▪ Délivrance des autorisations funéraires. Préparation des dossiers de mariage et suivi (mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention…)
▪ Enregistrement et délivrance des documents administratifs
▪Traitement d’attestations d’accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire, de déclaration de débits de boissons….
▪ Assurer le traitement du courrier
▪ Etablir les bordereaux d’envoi aux autorités administratives et assurer l’archivage des dossiers
▪ Elections : Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales
▪ Participer à la révision de la liste électorale et à l’organisation des élections
▪ S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques
▪ Recueil des actes de la Préfecture pour affichage
Missions complémentaires :
▪ Polyvalence avec les autres agents du service,
▪ Gestion des dossiers location de salles communales
▪ Mise à jour du fichier des logements sociaux
▪ Agence postale
Profils recherchés
Connaissances :
▪ Cadre réglementaire de la Fonction Publique Territoriale
▪ Connaissance de la réglementation en matière d’état civil
▪ Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration
▪ Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)
Savoir - Faire :
▪ Solide expérience de l’accueil du public
▪ Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
Qualités relationnelles et rédactionnelles.
Aptitude / qualité :
▪ Savoir s’organiser dans son travail
▪ Savoir travailler en équipe et au contact du public
▪ Respecter le devoir de confidentialité
Expériences :
▪ Maitrise des techniques d’accueil du public
▪ Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des services à la population notamment les missions d’état civil
▪ Maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (Word, Excel, Outlook…) et bonne connaissance des outils informatiques
▪ Maitrise de l’orthographe et sens de la rédaction
▪ Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
▪ Rigueur, organisation, adaptabilité et polyvalence
▪ Respecter la confidentialité des informations et des documents
▪ Travail en équipe
Aptitudes :
▪ Organisation et méthode
▪ Grande rigueur et discrétion
▪ Implication forte au sein du service
▪ Goût pour le travail en équipe
▪ Autonome dans l’organisation de son travail
▪ Sens de l’initiative
▪ Capacité de s’adapter aux différents interlocuteurs
▪ Travail en bureau
▪ Travail en roulement le samedi matin
▪ Cadre réglementaire de la Fonction Publique Territoriale
▪ Connaissance de la réglementation en matière d’état civil
▪ Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration
▪ Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)
Savoir - Faire :
▪ Solide expérience de l’accueil du public
▪ Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
Qualités relationnelles et rédactionnelles.
Aptitude / qualité :
▪ Savoir s’organiser dans son travail
▪ Savoir travailler en équipe et au contact du public
▪ Respecter le devoir de confidentialité
Expériences :
▪ Maitrise des techniques d’accueil du public
▪ Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des services à la population notamment les missions d’état civil
▪ Maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (Word, Excel, Outlook…) et bonne connaissance des outils informatiques
▪ Maitrise de l’orthographe et sens de la rédaction
▪ Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
▪ Rigueur, organisation, adaptabilité et polyvalence
▪ Respecter la confidentialité des informations et des documents
▪ Travail en équipe
Aptitudes :
▪ Organisation et méthode
▪ Grande rigueur et discrétion
▪ Implication forte au sein du service
▪ Goût pour le travail en équipe
▪ Autonome dans l’organisation de son travail
▪ Sens de l’initiative
▪ Capacité de s’adapter aux différents interlocuteurs
▪ Travail en bureau
▪ Travail en roulement le samedi matin
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.