1. ACCUEIL
- Accueillir téléphoniquement et aiguillier les appels vers les services concernés
- Accueillir physiquement les personnes extérieures concernant :
? Les familles pour les demandes de documents administratifs
? Les nouveaux résidents afin de constituer le dossier administratif d'entrée ainsi que les différents dossiers de demande d'aide (au logement, à l'hébergement,...)
? Les résidents pour les demandes d'ordre administratif
? Les représentants des fournisseurs afin de les faire patienter

2. COURRIER
- Réceptionner le courrier
- Enregistrer le courrier au départ et le donner à partir au facteur
- Ouvrir le courrier et transmettre le courrier ouvert au directeur
- Donner le courrier des résidents à l'animation

3. GESTION DES RÉSIDENTS
- Gérer le planning des réservations chez le coiffeur(se) pour les résidents
- Recevoir la famille du résident pour la constitution du :
? Dossier administratif du résident
? Certificat de présence
- Suivre les dossiers des résidents sur :
? L'Etablissement, en collaboration avec le résident ou sa famille, des demandes d'aides :
o au logement CAF ou MSA
o à l'aide sociale départementale initiale ou renouvellement
? La Veille sur le renouvellement et la mise à jour des documents administratifs du dossier
- Gérer les entrées et les sorties des résidents
? Participer au suivi des demandes d'entrée sur VIATRAJECTOIRE, en collaboration avec l'Infirmière coordinatrice : vérification de la complétude des dossiers, réponse aux appels si dossier incomplet
? Saisie des dossiers des nouveaux résidents sur les logiciels de facturation et de soins
? Prévenir les différents organismes (CAF, MSA, Conseil Général)
? Tenue des registres des entrées et sorties des hospitalisations des résidents (papier et internet), de l'hébergement temporaire, de l'Unité pour Personnes Âgées Désorientées, des décès
- Assurer le suivi des déclarations auprès de :
? la CPAM (mouvements des résidents, ...),
? du Département (tableau trimestriel APA, transmission des certificats de résidence,...)
- Tenir les registres d'entrée et sorties des résidents
- Gérer la facturation mensuelle aux résidents et établir les titres de recettes, et trimestrielle pour l'Aide Sociale Départementale de la Sarthe

4. RÉALISER LE SECRÉTARIAT
- Des infirmières :
? Saisie des dossiers dans Netsoins (création, mise à jour, clôture)
? Numérisation des dossiers dans Netsoins
? Archivage des dossiers
? Réalisation des étiquettes pour les plateaux repas, semainiers, portes de chambres, tables
- Des animatrices
? Suivi de la liste des résidents abonnés aux journaux
? Mise à jour de la liste des anniversaires des résidents
- Du Conseil de Vie Sociale
? Envoi des convocations et documents associés
-
5. AFFICHAGES
- Mettre à jour les affichages
- Afficher les nouvelles informations

6. PARTICIPER A LA VIE DE L'ÉTABLISSEMENT
- Participer aux réunions d'équipes, aux réunions de service, aux réunions qualité, à divers groupes de travail et aux actions de formation mises en place
- Transmettre, communiquer les informations par écrit et par oral
- Accueillir et encadrer les stagiaires administratifs

7. En l'absence de la responsable paie - comptabilité
- Transmettre à la CPAM les arrêts de travail et/ou Accidents de travail
- Réaliser les mandatements