Assistant administratif archivage et consultation des dossiers ASE
Offre n° O072240820001048
Publiée le 20/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Direction des ressources humaines - Espace Emeraude - 46, avenue François Mitterrand, Le Mans (Sarthe)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
20/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Il effectue le suivi et la rédaction de la procédure d’archivage des dossiers du Service de l’Aide sociale à l’enfance et des demandes de consultation de dossiers.
Concernant la mission de consultation de dossiers., il est l’interlocuteur des usagers souhaitant avoir accès à leurs dossiers.
A ce titre, il réceptionne et prépare le dossier pour permettre sa consultation.
Il assure le suivi du questionnaire complété à l’issue de la consultation.
Si le demandeur réside hors Département, il assurera le transfert du dossier au Département concerné.
Il rédige annuellement un rapport d’activité.
Dans le cadre de la mission d’archivage, et en lien avec les Archives Départementales, il est chargé de :
la bonne tenue de la classothèque et de sa mise à jour,
compléter des tableaux de suivi annuels en vue du versement des dossiers aux Service des Archives.
A terme, il participera à l’archivage dématérialisé des dossiers.
Il est par ailleurs garant de la mise en œuvre des bonnes pratiques d’archivage en lien avec la législation.
Il est ainsi identifié au sein du Service comme la personne ressource, assurant le suivi régulier de l’archivage et la bonne tenue de la classothèque.
Dans le cadre de la continuité de service, il peut être amené à intervenir en remplacement et/ou en soutien des instructeurs administratifs du Service.
Il concourt au bon fonctionnement du service et contribue à la cohésion d'équipe.
Relations fonctionnelles :
En interne : Service ASE, Archives Départementales bureau collecte et conservation, DTIS
Concernant la mission de consultation de dossiers., il est l’interlocuteur des usagers souhaitant avoir accès à leurs dossiers.
A ce titre, il réceptionne et prépare le dossier pour permettre sa consultation.
Il assure le suivi du questionnaire complété à l’issue de la consultation.
Si le demandeur réside hors Département, il assurera le transfert du dossier au Département concerné.
Il rédige annuellement un rapport d’activité.
Dans le cadre de la mission d’archivage, et en lien avec les Archives Départementales, il est chargé de :
la bonne tenue de la classothèque et de sa mise à jour,
compléter des tableaux de suivi annuels en vue du versement des dossiers aux Service des Archives.
A terme, il participera à l’archivage dématérialisé des dossiers.
Il est par ailleurs garant de la mise en œuvre des bonnes pratiques d’archivage en lien avec la législation.
Il est ainsi identifié au sein du Service comme la personne ressource, assurant le suivi régulier de l’archivage et la bonne tenue de la classothèque.
Dans le cadre de la continuité de service, il peut être amené à intervenir en remplacement et/ou en soutien des instructeurs administratifs du Service.
Il concourt au bon fonctionnement du service et contribue à la cohésion d'équipe.
Relations fonctionnelles :
En interne : Service ASE, Archives Départementales bureau collecte et conservation, DTIS
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique
Accueil téléphonique
Conception et évaluation de procédures
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Rédaction de documents administratifs
Suivi de tableaux de bord
Traitement informatique des dossiers
Tri, classement et archivage de documents
Réception, traitement et diffusion d'informations
Elaboration de rapports d'activités
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Mise en forme et préparation de la diffusion d'informations
Accueil téléphonique
Conception et évaluation de procédures
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Rédaction de documents administratifs
Suivi de tableaux de bord
Traitement informatique des dossiers
Tri, classement et archivage de documents
Réception, traitement et diffusion d'informations
Elaboration de rapports d'activités
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Mise en forme et préparation de la diffusion d'informations
Profils recherchés
Savoirs:
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des missions de l'aide sociale à l'enfance
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire:
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
Synthétiser des informations professionnelles
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Concevoir des procédures
Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Se montrer force de propositions
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'empathie
Faire preuve d'initiatives
Prendre du recul par rapport aux situations
Se montrer disponible
Diplômes et niveaux d'expérience requis :
CAP/BEP, expérience 1 à 3 ans
Baccalauréat, débutant accepté
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des missions de l'aide sociale à l'enfance
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire:
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
Synthétiser des informations professionnelles
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Concevoir des procédures
Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Se montrer force de propositions
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'empathie
Faire preuve d'initiatives
Prendre du recul par rapport aux situations
Se montrer disponible
Diplômes et niveaux d'expérience requis :
CAP/BEP, expérience 1 à 3 ans
Baccalauréat, débutant accepté
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'envoyer votre candidature (CV+LM) sur le site internet du département de la Sarthe :
https://www.sarthe.fr/departement-sarthe/offres-d-emploi
https://www.sarthe.fr/departement-sarthe/offres-d-emploi
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.