Assistant de direction - Gestionnaire administratif
Offre n° O071241219000233
Publiée le 19/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Au coeur de la bourgogne - ville d'art et d'histoire - aux portes du morvan en saône-et-loire.
Lieu de travail
29 Chemin des Ragots, Autun (Saône-et-Loire)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
20/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Ville d'Autun recherche un(e) assistant(e) de gestion administrative à la direction des Sports et Loisirs
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
- Assurer le suivi de l’agenda, de l’emploi du temps et du planning du service (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à rédiger puis envoyer.
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (ordre de mission, remboursement frais de déplacements, invitations à diffuser pour cérémonies ou inauguration…).
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers et projets.
- Réaliser un suivi administratif du personnel (congés, arrêt maladie, CET etc...).
- Réaliser le traitement des dossiers comptables et le suivi des budgets.
- Assurer la gestion et le suivi administratifs des équipements sportifs : rapprocher devis/bons de livraison/facturation, suivi des conventions et émission des titres de recettes.
- Assurer le suivi des plannings des équipements, le suivi des manifestations sportives et la rédaction d’actes administratifs (courriers, conventions, arrêtés, décision, délibération…).
Activités occasionnelles :
- Assurer le remplacement au secrétariat espaces verts
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Participer aux missions d’autres services (distribution des chocolats, élections, évènementiel, réunions de quartiers etc…).
- Suivre de l’aménagement du temps scolaire pour la pratique d’une activité sportive (relation clubs/collèges/transport, conventions tripartites et transport des élèves).
Un temps de travail hebdomadaire est consacré pour la Communauté de Communes du Grand Autunois Morvan dans le cadre de la gestion et du suivi des COSEC (plannings, relationnel avec les clubs, suivi du budget).
- Assurer le suivi de l’agenda, de l’emploi du temps et du planning du service (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à rédiger puis envoyer.
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (ordre de mission, remboursement frais de déplacements, invitations à diffuser pour cérémonies ou inauguration…).
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers et projets.
- Réaliser un suivi administratif du personnel (congés, arrêt maladie, CET etc...).
- Réaliser le traitement des dossiers comptables et le suivi des budgets.
- Assurer la gestion et le suivi administratifs des équipements sportifs : rapprocher devis/bons de livraison/facturation, suivi des conventions et émission des titres de recettes.
- Assurer le suivi des plannings des équipements, le suivi des manifestations sportives et la rédaction d’actes administratifs (courriers, conventions, arrêtés, décision, délibération…).
Activités occasionnelles :
- Assurer le remplacement au secrétariat espaces verts
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Participer aux missions d’autres services (distribution des chocolats, élections, évènementiel, réunions de quartiers etc…).
- Suivre de l’aménagement du temps scolaire pour la pratique d’une activité sportive (relation clubs/collèges/transport, conventions tripartites et transport des élèves).
Un temps de travail hebdomadaire est consacré pour la Communauté de Communes du Grand Autunois Morvan dans le cadre de la gestion et du suivi des COSEC (plannings, relationnel avec les clubs, suivi du budget).
Profils recherchés
- Avoir un bon relationnel avec les clubs et le public.
- Faire preuve de discrétion professionnelle et respecter le devoir de réserve.
- être à l'écoute
- Avoir le sens de l'organisation et de la communication
- Savoir être autonome et rendre compte
- Expérience similaire appréciée
- Faire preuve de discrétion professionnelle et respecter le devoir de réserve.
- être à l'écoute
- Avoir le sens de l'organisation et de la communication
- Savoir être autonome et rendre compte
- Expérience similaire appréciée
Contact et modalités de candidature
Contact
0385868052
Informations complémentaires
Les candidatures sont à adresser à:
M. le Maire
Hôtel de Ville - place du champ de Mars - 71400 Autun
ou à l’adresse mail suivante :
rh-recrutement-formation@grandautunoismorvan.fr
Si vous êtes fonctionnaire, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative.
Si vous êtes lauréat·e d’un concours, merci d’adresser votre inscription sur liste d’aptitude.
M. le Maire
Hôtel de Ville - place du champ de Mars - 71400 Autun
ou à l’adresse mail suivante :
rh-recrutement-formation@grandautunoismorvan.fr
Si vous êtes fonctionnaire, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative.
Si vous êtes lauréat·e d’un concours, merci d’adresser votre inscription sur liste d’aptitude.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.