Au sein de la DGA Vie Locale et Citoyenneté, le chargé de la vie associative aura la charge de :

* Accueil physique, téléphonique et mails du service
* Gestion des salles
* Instruction administrative et technique des dossiers
* Suivi des demandes en lien avec les autres services de la collectivité
* Suivi des projets associatifs
* Suppléance du responsable du service

Accueil :
Prendre en compte les demandes, chercher les solutions, apporter les réponses.
Définir avec les associations les besoins, les accompagner et les informer sur les démarches.
Accompagner les associations dans la définition de leurs besoins et les informer sur les démarches à suivre.
Transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction des demandes.
Être la porte d'entrée unique des associations dans la collectivité, quel que soit le sujet.

Gestion des salles
Gestion et coordination des demandes de location de salles municipales
Gérer le calendrier des manifestations (mise à jour et vérification du calendrier) / logiciel PomClass
Gérer le planning des salles
Gestion du panneau électronique (en lien avec le service communication)
Gestion des clés (tableau de suivi)
Régisseur des salles et gestion de la location des salles (préparation des inventaires, de la mise en place matérielle des manifestations)

Instruction administrative et technique des dossiers
Assurer le suivi des demandes de subventions (complétude, pièces, délais, relances)
Mettre à jour des contacts de chaque association charnaysienne (tableau, mailing, guide des associations ...)
Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande.
Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
Rédiger les conventions de mise à disposition du matériel et des salles
Programmer les états des lieux entrants et sortants
Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.)
Conduire une analyse technique du dossier de demande et prendre en compte les avis émis par les services compétents
Créer des outils d'analyse/ tableaux de bord/ indicateurs de suivi de l'activité et les mettre à jour
Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
Classer et archiver les dossiers

Conseil aux associations
Entendre, proposer des solutions, anticiper les besoins, communiquer

Les " savoirs " :
- Bonnes connaissances juridiques du milieu associatif
- Bonnes connaissances du fonctionnement d'une collectivité territoriale


Les " savoir-faire " :
- Grand sens de la méthode, de la rigueur, de l'organisation et de la réactivité
- Bonne connaissances des logiciels informatiques (Word, Excel, Pom'Class)
- Aisance relationnelle avec le public et les associations
- Fermeté sur le respect de la règlementation
- Savoir répartir et planifier les activités en fonction des contraintes des services
- Savoir repérer et réguler les conflits


Les " savoir-être " :
Être à l'écoute
Être ouvert et positif
Être diplomate et ferme
Respect des règles de discrétion et confidentialité
Capacité à rendre compte
Être force de proposition / réactif et disponible
Sens du dialogue
Aisance relationnelle avec les usagers et les associations


Niveau d'autonomie et de responsabilité :
Autonomie dans l'organisation du travail
Communication quotidienne avec le responsable de pôle
Organisation de son planning en fonction des priorités du service
Relais d'informations avec les responsables
Initiative dans les comportements et tâches fixées

Expérience sur un poste similaire fortement souhaitée