Rattaché(e) à la direction générale vous assurez l’encadrement de proximité et la coordination opérationnelle du pôle Administration générale et Ressources.

Vous organisez l’activité quotidienne du pôle, répartissez et suivez le travail des agents relevant de votre périmètre, veillez au respect des procédures et des échéances, et contribuez à la fiabilité des actes, dossiers et traitements administratifs.

Le pôle regroupe notamment les activités relatives aux affaires courantes de la commune — état civil, urbanisme, funéraire, citoyenneté, élections — ainsi que les fonctions de gestion administrative des ressources humaines, de paie et de suivi administratif comptable et budgétaire courant.

Votre rôle consiste à structurer une fonction de coordination administrative en apportant méthode, continuité, suivi et sécurisation dans le fonctionnement quotidien des services.

Appui technique et organisationnel auprès de la direction générale

Vous apportez un appui technique, administratif et organisationnel à la direction générale sur les dossiers relevant de votre périmètre. Vous assurez un rôle de relais opérationnel entre la direction et les agents du pôle, en facilitant la circulation des informations, le suivi des échéances, la préparation des éléments d’aide à la décision et la bonne exécution administrative des décisions prises.

Vos missions consistent notamment à :
- rassembler, vérifier et organiser les informations nécessaires à l’instruction des dossiers relevant de votre champ d’activités ;
- préparer les documents, tableaux, notes, éléments de synthèse et points de situation utiles au suivi des dossiers du pôle ;
- rédiger les éléments d’aide à la décision destinés au conseil municipal et aux commissions, pour les dossiers relevant de votre domaine d’activité ;
- préparer et rédiger les projets d’actes juridiques découlant des décisions de l’assemblée délibérante dans votre champ d’intervention, notamment les projets de délibérations et documents associés ;
- veiller à la sécurisation administrative et juridique de ces actes, depuis leur préparation jusqu’à leur caractère exécutoire, dans le respect du circuit applicable : validation interne, inscription dans le circuit décisionnel, adoption par l’assemblée délibérante, signature, transmission au contrôle de légalité lorsque l’acte y est soumis, formalités de publicité et conservation ;
- suivre l’exécution administrative des décisions relevant de votre périmètre et veiller à la traçabilité des suites à donner ;
- relayer les consignes de la direction auprès des agents du pôle et veiller à leur bonne mise en œuvre ;
- rendre compte régulièrement de l’activité du pôle, des échéances, des difficultés rencontrées, des points de vigilance et des besoins de validation ou d’arbitrage ;
- proposer des ajustements pratiques permettant d’améliorer l’organisation, la continuité et la qualité du service.

Vous participez également à la production et à la fiabilisation des données nécessaires au suivi de la politique RH de la commune : effectifs, absences, temps de travail, échéances statutaires, formations, éléments variables de paie, suivi de la masse salariale ou informations utiles aux projections budgétaires.

Sur le volet comptable et budgétaire courant, vous assurez un rôle de relais auprès de l’agent chargé de la comptabilité et de la paie, notamment en cas de difficulté, de besoin de clarification, de retard, d’anomalie ou de nécessité d’arbitrage par la direction.

Encadrement de proximité et organisation de l’activité du pôle

Vous assurez l’encadrement intermédiaire des agents intervenant sur les missions administratives relevant du pôle Administration générale et Ressources. Vous organisez l’activité quotidienne du pôle, veillez à la bonne exécution des missions confiées et contribuez à la fiabilisation des procédures, actes, documents et dossiers produits dans ce périmètre. Dans cette fonction, vous êtes chargé(e) de :
- coordonner l’activité quotidienne du pôle ;
- organiser, répartir et suivre le travail des agents relevant de votre périmètre ;
- assurer la continuité de l’activité en fonction des absences, priorités et échéances ;
- accompagner les agents dans l’organisation de leur activité, l’application des procédures, le respect des délais et des circuits de validation ;
- assurer un contrôle administratif sur les actes, courriers, dossiers et documents produits dans le périmètre du pôle, notamment au regard de leur cohérence, de leur complétude et de leur traçabilité ;
- veiller à la bonne application des consignes et procédures internes ;
- contribuer à la formalisation ou à l’actualisation des procédures de gestion ;
- mettre en place et assurer la mise à jour des outils nécessaires à l’organisation et à la sécurisation de l’activité : tableaux de suivi, échéanciers, plannings, procédures simples ;
- accompagner les agents dans l’appropriation de ces outils et procédures ;
- favoriser la coordination entre les agents du pôle et les autres services de la collectivité.

Coordination de l’administration générale et des affaires courantes

Vous coordonnez les activités relevant de l’administration générale et des affaires courantes de la commune, en appui des agents chargés de ces missions. Ce champ recouvre notamment l’état civil, l’urbanisme, le funéraire, les élections, la citoyenneté, les démarches administratives courantes et le suivi des demandes des usagers. Votre intervention porte plus particulièrement sur :
- la bonne organisation des missions d’administration générale ;
- la coordination du traitement des dossiers entre les agents concernés ;
- le suivi des échéances administratives et réglementaires ;
- le contrôle de cohérence, de complétude et de traçabilité des dossiers nécessitant une vigilance particulière ;
- la bonne tenue des registres et outils de suivi propres à ces activités ;
- la qualité des réponses apportées aux usagers.

Vous pouvez également prendre directement en charge certains dossiers administratifs relevant de votre périmètre, notamment lorsqu’ils nécessitent une coordination particulière, un suivi renforcé ou une sécurisation préalable.

Coordination de la gestion administrative des ressources humaines et des éléments de paie

Vous coordonnez la gestion administrative des ressources humaines et du suivi des dossiers du personnel, en lien avec l’agent chargé des missions RH et avec l’agent chargé de la paie.
Cette coordination comprend notamment :
- l’organisation du suivi administratif des dossiers du personnel ;
- la mise à jour, la complétude et la bonne tenue des dossiers agents ;
- le suivi des échéances relatives aux contrats, arrêtés, absences, congés, temps de travail, formations, visites médicales et situations administratives ;
- la collecte, la vérification et la transmission des éléments RH nécessaires à la paie ;
- le suivi des échanges opérationnels avec les organismes ressources et partenaires institutionnels intervenant dans le champ RH, statutaire et de la paie, notamment le Centre de gestion, le CNFPT, la trésorerie, les organismes sociaux, les services de l’État ou tout autre interlocuteur compétent ;
- la préparation ou la transmission des éléments nécessaires aux demandes, déclarations, contrôles ou suivis relevant de ces partenaires, en lien avec la direction ;
- la diffusion auprès des agents des informations et documents de référence en matière RH, notamment par la préparation ou le partage de notes d’information, notes de service, rappels de procédure, règlements, notes-cadres ou supports validés par la direction ;
- le suivi des demandes des agents relatives à leur situation administrative, au statut ou aux éléments de paie, en veillant à ce qu’une réponse adaptée soit apportée, directement ou par l’agent compétent selon la nature et le niveau de la demande, dans le respect des circuits de validation ;
- le respect des règles de confidentialité applicables aux dossiers du personnel.