Assistant services à la population (h/f)
Offre n° O070241112000057
Publiée le 14/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue des Frères Lumière - ZA La Charrière, Rioz (Haute-Saône)
Poste à pourvoir le
06/01/2025
Date limite de candidature
12/12/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps non complet,
21h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire et régime indemnitaire lié aux fonctions exercées
Descriptif de l'emploi
Le territoire de la Communauté de Communes du Pays Riolais compte 33 Communes pour 13090 habitants. Le territoire, idéalement situé entre Besançon et Vesoul, connait un développement économique et démographique important. La collectivité exerce de nombreuses compétences (eau et assainissement, collecte des déchets, développement économique, gestion des sites scolaires/périscolaires et crèches, piscines d'été, transport à la demande).
L'agent réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de la structure.
Agent placé sous la responsabilité directe du N+1
Poste à temps non-complet (21h/semaine)
L'agent réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de la structure.
Agent placé sous la responsabilité directe du N+1
Poste à temps non-complet (21h/semaine)
Missions / conditions d'exercice
Assurer l’accueil (physique, téléphonique, courriel) de l’établissement :
- Représenter et valoriser l’image et les missions de la CCPR.
- Apporter un 1er niveau de réponse au public : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements.
- Gérer les mails entrants : consultation régulière et quotidienne et assurer une réactivité des réponses.
- Accueillir et orienter le public.
- Informer le public sur les missions et le fonctionnement de l’établissement.
- Renseigner et orienter le public vers les services externes compétents.
Gérer le courrier et assurer la diffusion de l’information :
- Chrono courrier : traiter le courrier arrivé, le trier, préparer la diffusion et le transmettre aux services.
- Préparer le départ du courrier, mettre sous pli.
- Affranchissement et dépôt à la poste, diffusion de l’information en général.
- Assurer la logistique des envois en nombres et des expéditions spécifiques.
- Diffuser les informations diverses destinées au personnel (fax…).
Animer et organiser les espaces d’accueil et d’information :
- Veiller au confort et rangement des espaces d’accueil.
- Actualiser en permanence l’affichage et les informations mises à la disposition du public.
- Créer des messages d’information et de communication, en assurer la diffusion sur les présentoirs et/ou dans les espaces d’accueil.
Assurer certaines tâches administratives (sous la responsabilité du n+1) :
- Saisir et mettre en forme des documents informatiques divers sur la base des données transmises par la responsable des agents d’accueil.
- Assurer le tri, le classement, l’archivage et la numérisation des documents administratifs.
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.
Participer à la réalisation matérielle et logistique d’actions :
- Participer à la logistique des actions (envoi d’invitations, réalisation de badges, préparation de collation…).
- Gérer les inscriptions.
- Participer aux événements organisés par la collectivité (assurer une présence, remise de documents, émargement…).
- Communiquer et informer sur les événements organisés par la collectivité (réunions,…).
Assurer la comptabilisation des appels :
- Saisir le nombre d’accueil téléphonique et physique dans le logiciel comptabilisation d’appels, afin d’avoir un suivi de l’activité.
- Représenter et valoriser l’image et les missions de la CCPR.
- Apporter un 1er niveau de réponse au public : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements.
- Gérer les mails entrants : consultation régulière et quotidienne et assurer une réactivité des réponses.
- Accueillir et orienter le public.
- Informer le public sur les missions et le fonctionnement de l’établissement.
- Renseigner et orienter le public vers les services externes compétents.
Gérer le courrier et assurer la diffusion de l’information :
- Chrono courrier : traiter le courrier arrivé, le trier, préparer la diffusion et le transmettre aux services.
- Préparer le départ du courrier, mettre sous pli.
- Affranchissement et dépôt à la poste, diffusion de l’information en général.
- Assurer la logistique des envois en nombres et des expéditions spécifiques.
- Diffuser les informations diverses destinées au personnel (fax…).
Animer et organiser les espaces d’accueil et d’information :
- Veiller au confort et rangement des espaces d’accueil.
- Actualiser en permanence l’affichage et les informations mises à la disposition du public.
- Créer des messages d’information et de communication, en assurer la diffusion sur les présentoirs et/ou dans les espaces d’accueil.
Assurer certaines tâches administratives (sous la responsabilité du n+1) :
- Saisir et mettre en forme des documents informatiques divers sur la base des données transmises par la responsable des agents d’accueil.
- Assurer le tri, le classement, l’archivage et la numérisation des documents administratifs.
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.
Participer à la réalisation matérielle et logistique d’actions :
- Participer à la logistique des actions (envoi d’invitations, réalisation de badges, préparation de collation…).
- Gérer les inscriptions.
- Participer aux événements organisés par la collectivité (assurer une présence, remise de documents, émargement…).
- Communiquer et informer sur les événements organisés par la collectivité (réunions,…).
Assurer la comptabilisation des appels :
- Saisir le nombre d’accueil téléphonique et physique dans le logiciel comptabilisation d’appels, afin d’avoir un suivi de l’activité.
Profils recherchés
Exigences requises :
Compétences :
Compétences rédactionnelles et de synthèse
Compétences relationnelles
Compétences techniques (Renseigner des tableaux de bord et les suivre /Utiliser les outils bureautiques + Drive + standard téléphonique)
Qualités :
Confidentialité et discrétion absolue
Être rigoureux,
Être disponible.
Être sérieux et efficace.
Avoir un esprit d'observation, d'analyse et de synthèse.
Avoir un sens des relations humaines.
Capacité d’écoute,
Organisation et méthode,
Savoir gérer son temps.
Permis B obligatoire.
Expérience similaire exigée.
Moyens mis à disposition :
Outils informatiques et bureautiques : PC, imprimante, copieur, téléphone, messagerie Internet, protections (antivirus, onduleur)
Logiciels spécifiques
Conditions et contraintes d’exercice :
Horaires définis en fonction des nécessités de service, des plages d’ouverture au public
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
Sens du service public.
Gestion simultanée de différents dossiers.
Travailler au sein de différents services
Horaires :
8h15/20 à 12h30 du lundi au vendredi
Contrat 21 h
Compétences :
Compétences rédactionnelles et de synthèse
Compétences relationnelles
Compétences techniques (Renseigner des tableaux de bord et les suivre /Utiliser les outils bureautiques + Drive + standard téléphonique)
Qualités :
Confidentialité et discrétion absolue
Être rigoureux,
Être disponible.
Être sérieux et efficace.
Avoir un esprit d'observation, d'analyse et de synthèse.
Avoir un sens des relations humaines.
Capacité d’écoute,
Organisation et méthode,
Savoir gérer son temps.
Permis B obligatoire.
Expérience similaire exigée.
Moyens mis à disposition :
Outils informatiques et bureautiques : PC, imprimante, copieur, téléphone, messagerie Internet, protections (antivirus, onduleur)
Logiciels spécifiques
Conditions et contraintes d’exercice :
Horaires définis en fonction des nécessités de service, des plages d’ouverture au public
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
Sens du service public.
Gestion simultanée de différents dossiers.
Travailler au sein de différents services
Horaires :
8h15/20 à 12h30 du lundi au vendredi
Contrat 21 h
Contact et modalités de candidature
Contact
0384918494
Informations complémentaires
Envoyer C.V. et lettre de motivation à l'attention de Mme la Présidente Nadine WANTZ, en mentionnant la référence de l’offre
par mail : candidatures@cc-pays-riolais.fr
par mail : candidatures@cc-pays-riolais.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.