Gestionnaire des assemblées
Offre n° O070240627001036
Publiée le 06/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue des Frères Lumière - ZA La Charrière, Rioz (Haute-Saône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Rémunération indicative
selon grilles indiciaires + régime indemnitaire
Descriptif de l'emploi
Le territoire de la Communauté de Communes du Pays Riolais compte 33 Communes pour 13090 habitants. Le territoire, idéalement situé entre Besançon et Vesoul, connait un développement économique et démographique important. La collectivité exerce de nombreuses compétences (eau et assainissement, collecte des déchets, développement économique, gestion des sites scolaires/périscolaires et crèches, piscines d'été, transport à la demande).
Le gestionnaire des assemblées participe à la mise en œuvre de l'action des pouvoirs publics au niveau du territoire (intercommunalité) dans le domaine de compétences spécifiques à la gestion des assemblées et à la vie institutionnelle.
Agent placé sous la responsabilité directe du Directeur Général des Services (N+1).
Poste à temps complet (35H)
Le gestionnaire des assemblées participe à la mise en œuvre de l'action des pouvoirs publics au niveau du territoire (intercommunalité) dans le domaine de compétences spécifiques à la gestion des assemblées et à la vie institutionnelle.
Agent placé sous la responsabilité directe du Directeur Général des Services (N+1).
Poste à temps complet (35H)
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS DU POSTE :
Le chargé de gestion a en charge la préparation et le suivi des assemblées. Il a pour rôle de réunir les conditions nécessaires au bon déroulement des assemblées de la CCPR, de préparer les documents préalables en concertation avec les services concernés et de traduire les décisions prises en séances par les élus, jusqu’à leur transmission au contrôle de légalité. Il sécurise la procédure et les actes pris par la CCPR.
Chargé de suivre l’évolution de la réglementation dans son ensemble, il lui appartient d’insuffler des réflexes et une culture juridique dès l’origine des projets de la collectivité.
ACTIVITES PRINCIPALES :
* Gestion des instances :
En lien avec le DGS, coordonner le processus de préparation des débats et des décisions, élaborer le planning de l’ensemble des instances, et les rétroplannings.
Veiller au respect des rétroplannings par l’ensemble des services. Fiabiliser les ordres du jour et la constitution des dossiers de séance.
Coordination avec l’équipe de direction.
* Organiser et superviser le déroulement et le suivi des assemblées :
Sécuriser la constitution des dossiers de séance, suivre les délibérations et les conclusions de vote, gérer le quorum et les pouvoirs.
Respect des obligations légales et réglementaires et celles issues du Règlement intérieur.
Assurer la gestion administrative : convocation, envoi des documents préparatoires, réalisation du diaporama, rédaction du compte-rendu et du PV, caractère exécutoire et notification des actes, publication au recueil des actes administratifs, transmission au contrôle de légalité et affichage le cas échéant.
Gestion du Procès-Verbal (signature, diffusion…)
* Assurer la sécurité des actes proposés aux votes des élus :
En lien le DGS et l’équipe de direction, assurer la sécurité juridique des actes. : rédaction des actes, publication, délais… Elaboration de modèle d’acte ou de guides rédactionnels, élaboration des procédures nécessaires au bon déroulement des assemblées, contrôle qualité des actes.
Veiller au respect des règles d’archivage et assurer la bonne gestion des archives communautaires.
Assurer une veille juridique et d’alerte concernant les domaines de compétence de la collectivité.
ACTIVITES ANNEXES :
Produire les données/tableaux de bord d’activité.
Tâches administratives ponctuelles, liées au bon fonctionnement de l’ensemble des services communautaires.
Présence aux réunions communautaires.
Permanences estivales occasionnelles pour les piscines communautaires.
Relations fonctionnelles :
Relations avec les élus de la Communauté de communes,
DGS, équipe de direction, responsables de service.
Tous les services producteurs des documents nécessaires aux dossiers d’assemblées et mission transversale de support juridique pour les services.
Service informatique et communication.
Relations avec la Préfecture, le Centre de Gestion, la Trésorerie et autres organismes partenaires.
Le chargé de gestion a en charge la préparation et le suivi des assemblées. Il a pour rôle de réunir les conditions nécessaires au bon déroulement des assemblées de la CCPR, de préparer les documents préalables en concertation avec les services concernés et de traduire les décisions prises en séances par les élus, jusqu’à leur transmission au contrôle de légalité. Il sécurise la procédure et les actes pris par la CCPR.
Chargé de suivre l’évolution de la réglementation dans son ensemble, il lui appartient d’insuffler des réflexes et une culture juridique dès l’origine des projets de la collectivité.
ACTIVITES PRINCIPALES :
* Gestion des instances :
En lien avec le DGS, coordonner le processus de préparation des débats et des décisions, élaborer le planning de l’ensemble des instances, et les rétroplannings.
Veiller au respect des rétroplannings par l’ensemble des services. Fiabiliser les ordres du jour et la constitution des dossiers de séance.
Coordination avec l’équipe de direction.
* Organiser et superviser le déroulement et le suivi des assemblées :
Sécuriser la constitution des dossiers de séance, suivre les délibérations et les conclusions de vote, gérer le quorum et les pouvoirs.
Respect des obligations légales et réglementaires et celles issues du Règlement intérieur.
Assurer la gestion administrative : convocation, envoi des documents préparatoires, réalisation du diaporama, rédaction du compte-rendu et du PV, caractère exécutoire et notification des actes, publication au recueil des actes administratifs, transmission au contrôle de légalité et affichage le cas échéant.
Gestion du Procès-Verbal (signature, diffusion…)
* Assurer la sécurité des actes proposés aux votes des élus :
En lien le DGS et l’équipe de direction, assurer la sécurité juridique des actes. : rédaction des actes, publication, délais… Elaboration de modèle d’acte ou de guides rédactionnels, élaboration des procédures nécessaires au bon déroulement des assemblées, contrôle qualité des actes.
Veiller au respect des règles d’archivage et assurer la bonne gestion des archives communautaires.
Assurer une veille juridique et d’alerte concernant les domaines de compétence de la collectivité.
ACTIVITES ANNEXES :
Produire les données/tableaux de bord d’activité.
Tâches administratives ponctuelles, liées au bon fonctionnement de l’ensemble des services communautaires.
Présence aux réunions communautaires.
Permanences estivales occasionnelles pour les piscines communautaires.
Relations fonctionnelles :
Relations avec les élus de la Communauté de communes,
DGS, équipe de direction, responsables de service.
Tous les services producteurs des documents nécessaires aux dossiers d’assemblées et mission transversale de support juridique pour les services.
Service informatique et communication.
Relations avec la Préfecture, le Centre de Gestion, la Trésorerie et autres organismes partenaires.
Profils recherchés
Profil recherché :
Niveau de formation :
diplôme de niveau I (Master)
Sens du service public
Respect des délais, rigueur, capacité d'initiative
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Capacité d'adaptation face à l'urgence et aux imprévus
Travail en équipe
Connaissances nécessaires : bonne connaissance des institutions territoriales et du fonctionnement de l’intercommunalité, suivi des évolutions législatives sur l’intercommunalité, connaissances du fonctionnement des assemblées des collectivités territoriales et du cadre juridique, connaissance des risques en cas de non-respect des procédures, maîtrise des règles liées aux actes administratifs
Compétences techniques :
Qualité rédactionnelle et capacité de synthèse essentielles
Bonne maitrise des outils bureautiques
Capacité d’analyse juridique et transversale
Sens affirmé de l’organisation et d’anticipation au regard des impératifs de délais.
Capacité à se doter de méthodes et d’outils pour fiabiliser les tâches, force de proposition dans l’amélioration
Réactivité et capacité à travailler dans l’urgence
Compétences relationnelles :
Être autonome, organisée, rigoureux et méthodique
Être diplomate et à l’écoute, savoir conseiller
Bon relationnel pour coordonner, informer et rendre compte
Gestion du stress et sens des responsabilités
Discrétion, réserve et secret professionnel
Conditions et contraintes d’exercice :
Présence en phase de préparation des séances,
Réunions ponctuelles en soirée,
Adaptation à des calendriers prévisionnels évolutifs.
Avantages :
CNAS,
Possibilité de participation à l’assurance maintien de salaire,
RIFSEEP (Régime indemnitaire),
Chèques cadeaux fin d'année,
Supplément familial de traitement (si éligible),
Association du personnel.
Niveau de formation :
diplôme de niveau I (Master)
Sens du service public
Respect des délais, rigueur, capacité d'initiative
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Capacité d'adaptation face à l'urgence et aux imprévus
Travail en équipe
Connaissances nécessaires : bonne connaissance des institutions territoriales et du fonctionnement de l’intercommunalité, suivi des évolutions législatives sur l’intercommunalité, connaissances du fonctionnement des assemblées des collectivités territoriales et du cadre juridique, connaissance des risques en cas de non-respect des procédures, maîtrise des règles liées aux actes administratifs
Compétences techniques :
Qualité rédactionnelle et capacité de synthèse essentielles
Bonne maitrise des outils bureautiques
Capacité d’analyse juridique et transversale
Sens affirmé de l’organisation et d’anticipation au regard des impératifs de délais.
Capacité à se doter de méthodes et d’outils pour fiabiliser les tâches, force de proposition dans l’amélioration
Réactivité et capacité à travailler dans l’urgence
Compétences relationnelles :
Être autonome, organisée, rigoureux et méthodique
Être diplomate et à l’écoute, savoir conseiller
Bon relationnel pour coordonner, informer et rendre compte
Gestion du stress et sens des responsabilités
Discrétion, réserve et secret professionnel
Conditions et contraintes d’exercice :
Présence en phase de préparation des séances,
Réunions ponctuelles en soirée,
Adaptation à des calendriers prévisionnels évolutifs.
Avantages :
CNAS,
Possibilité de participation à l’assurance maintien de salaire,
RIFSEEP (Régime indemnitaire),
Chèques cadeaux fin d'année,
Supplément familial de traitement (si éligible),
Association du personnel.
Contact et modalités de candidature
Contact
0384918494
Informations complémentaires
Envoyer C.V. et lettre de motivation à l'attention de Mme la Présidente Nadine WANTZ, en mentionnant la référence de l’offre
par mail : candidatures@cc-pays-riolais.fr
par mail : candidatures@cc-pays-riolais.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.