ACTIVITES PRINCIPALES
1/ Instruction et suivi de dossiers :
· Prendre en charge, constituer, saisir, instruire et suivre des dossiers en lien avec ses compétences
· Rechercher des informations (réglementaires, legislatifs, …).
· Demander les pièces complémentaires selon le type de demande
· Réaliser des saisies de données, de documents
· Gérer et suivre des rapports
· Etablir des actes administratifs dans le respect des procédures
· Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
· Assurer le suivi des retours
· Présenter les dossiers en instance
· Apporter une expertise administrative sur le traitement des dossiers
· Coordonner les informations autour des dossiers : mise à jour, suivi, classement

2/ Participation aux opérations de contrôle :
· Vérifier la validité des informations traitées
· Renforcer le suivi des dossiers pour les dispostifs financiers, administratif (et / ou de subvention)
· Etre garant du contrôle des échéances et de l’application des procédures dans son domaine
· Vérifier la complétude des dossiers
· Assurer la formalisation et la mise à jour de procédures de gestion de l’activité
· Analyser les éléments du dossier (étudier les justificatifs, …).
· Apporter les corrections nécessaires

3/ Conseil, information et renseignement :
· Assurer un rôle d’information et de conseils aux différents interlocuteurs
· Renseigner sur les procédures à suivre pour toutes demandes en lien avec son domaine
· Renseigner et orienter les usagers internes et/ou externes pour faciliter leurs démarches
· Informer les usagers internes et/ou externes de l’avancée de l’instruction de leur dossier et répondre aux questions

4/ Rédaction de procédures, de notes, d’outils :
· Participer au développement et à la mise en œuvre d’outils favorisant un mode de fonctionnement agile
· Rédiger des documents (prise de notes, mettre en forme tous types de courriers, comptes-rendu, …)
· Élaborer des tableaux de bords, de suivi d’activité et de pilotage
· Réaliser une veille documentaire, se tenir informé des évolutions
· Être garant de la démarche qualité des documents produits

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
· Assurer l'organisation logistique des réunions
· Identifier et récoler la collection des œuvres d’art du Département
· Piloter et coordonner la logistique des activités culturelles
· Gestion de la carrière et de la paie
· Gestion financière (Vérifier les pièces comptables, saisir les engagements)