Secrétaire polyvalent(e) - Accueil, État civil et Secrétariat des Services Techniques
Offre n° O069250317000491
Publiée le 17/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
HOTEL DE VILLE, L'Arbresle (Rhône)
Poste à pourvoir le
17/04/2025
Date limite de candidature
16/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Descriptif de l'emploi
Fortement engagée dans une démarche de Ville attractive et durable, L’Arbresle, située à seulement 20km de Lyon, s’attache à créer, pour ses presque 7 000 habitants, un cadre de vie attrayant. Desservie par une autoroute, une gare, elle est un véritable pôle d’activité économique, sociale et culturelle important. Son dynamisme s’appuie également sur une vie sportive, associative et commerciale dense.
Placé(e) sous l'autorité de la Responsable du Service Population et de la Directrice des Services Techniques.
Placé(e) sous l'autorité de la Responsable du Service Population et de la Directrice des Services Techniques.
Missions / conditions d'exercice
Pour les services techniques
- Accueil du public et standard téléphonique du service technique.
- Relations avec les administrés : réclamations, renseignements (voirie, signalisation, collectes des ordures, déneigement, ...).
- Relations avec les entreprises : réponse à la prospection commerciale.
- Suivi administratif des marchés publics (hors consultation faites avec CCPA) : informations sur les procédures administratives pour répondre aux appels d'offres, demandes de dossier de consultation, suivi des envois de dossiers, réception des offres et notification aux entreprises.
- Envoi des PV de réception des travaux.
- Passation de commandes pour le service, suivi des livraisons, contrôle des factures avant transmission au service comptabilité.
- Engagement et suivi des contrats de maintenance gérés par le service, suivi des rendez-vous pour les contrôles, vérifications diverses.
Pour le service Etat Civil
- Enregistrement des dossiers de demandes de passeports et cartes nationales d’identité
- Remise des Titres
- Certification France Identité
- Prise de rendez-vous (plateforme TROOV)
Pour le service Accueil
En l’absence de l’agent d’accueil : Tous les vendredis après-midi, nocturne un mardi sur deux de 17h30 à 19h30
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier arrivé, diffusion/affranchissement du courrier au départ pour certains services
- Délivrance des vignettes de stationnement
- Ouverture / Fermeture des compteurs d’eau avec prises de rendez-vous en lien avec le service de l’Eau
- Objets trouvés
- Photocopies aux associations
- Remise de clés (pour locations de salles, permanences)
- Délivrance des badges d’accès au centre-ville
- Gestion de la boîte mail générique de la mairie
- Accueil du public et standard téléphonique du service technique.
- Relations avec les administrés : réclamations, renseignements (voirie, signalisation, collectes des ordures, déneigement, ...).
- Relations avec les entreprises : réponse à la prospection commerciale.
- Suivi administratif des marchés publics (hors consultation faites avec CCPA) : informations sur les procédures administratives pour répondre aux appels d'offres, demandes de dossier de consultation, suivi des envois de dossiers, réception des offres et notification aux entreprises.
- Envoi des PV de réception des travaux.
- Passation de commandes pour le service, suivi des livraisons, contrôle des factures avant transmission au service comptabilité.
- Engagement et suivi des contrats de maintenance gérés par le service, suivi des rendez-vous pour les contrôles, vérifications diverses.
Pour le service Etat Civil
- Enregistrement des dossiers de demandes de passeports et cartes nationales d’identité
- Remise des Titres
- Certification France Identité
- Prise de rendez-vous (plateforme TROOV)
Pour le service Accueil
En l’absence de l’agent d’accueil : Tous les vendredis après-midi, nocturne un mardi sur deux de 17h30 à 19h30
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier arrivé, diffusion/affranchissement du courrier au départ pour certains services
- Délivrance des vignettes de stationnement
- Ouverture / Fermeture des compteurs d’eau avec prises de rendez-vous en lien avec le service de l’Eau
- Objets trouvés
- Photocopies aux associations
- Remise de clés (pour locations de salles, permanences)
- Délivrance des badges d’accès au centre-ville
- Gestion de la boîte mail générique de la mairie
Profils recherchés
Compétences :
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie professionnelle, etc.).
Connaissance des procédures administratives liées aux marchés publics et à l'état civil.
Capacité à gérer un standard téléphonique et à assurer un accueil physique efficace.
Aptitude à traiter des demandes de passeports et cartes d’identité.
Organisation et suivi des commandes, factures et contrats de maintenance.
Qualités :
Sens du service public et de l’accueil.
Rigueur et organisation.
Capacité d’adaptation et polyvalence.
Discrétion et sens de la confidentialité.
Aisance relationnelle avec les administrés, les entreprises et les partenaires.
Expérience et diplôme :
Une expérience en secrétariat, accueil ou gestion administrative serait appréciée.
Un diplôme en administration, gestion ou secrétariat serait un plus, mais une expérience significative peut compenser l'absence de diplôme spécifique.
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie professionnelle, etc.).
Connaissance des procédures administratives liées aux marchés publics et à l'état civil.
Capacité à gérer un standard téléphonique et à assurer un accueil physique efficace.
Aptitude à traiter des demandes de passeports et cartes d’identité.
Organisation et suivi des commandes, factures et contrats de maintenance.
Qualités :
Sens du service public et de l’accueil.
Rigueur et organisation.
Capacité d’adaptation et polyvalence.
Discrétion et sens de la confidentialité.
Aisance relationnelle avec les administrés, les entreprises et les partenaires.
Expérience et diplôme :
Une expérience en secrétariat, accueil ou gestion administrative serait appréciée.
Un diplôme en administration, gestion ou secrétariat serait un plus, mais une expérience significative peut compenser l'absence de diplôme spécifique.
Contact et modalités de candidature
Contact
0474710000
Informations complémentaires
Adresser lettre de candidature, curriculum vitae, par courriel à l’adresse :
fr-bissardon@mairie-larbresle.fr
Ou par courrier COMMUNE L’ARBRESLE
Service Ressources humaines Place Pierre-Marie Durand CS 90005
69592 L’ARBRESLE Cedex
Pour tout renseignement complémentaire, s'adresser à Madame BISSARDON, Responsable des ressources humaines : fr-bissardon@mairie-larbresle.fr
fr-bissardon@mairie-larbresle.fr
Ou par courrier COMMUNE L’ARBRESLE
Service Ressources humaines Place Pierre-Marie Durand CS 90005
69592 L’ARBRESLE Cedex
Pour tout renseignement complémentaire, s'adresser à Madame BISSARDON, Responsable des ressources humaines : fr-bissardon@mairie-larbresle.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.