Agent administratif polyvalent à l’Espace Famille (guichet unique) - H/F
Offre n° O069250313000534
Publiée le 13/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Au cœur de la métropole de Lyon, Vaulx-en-Velin, 57 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d'innovation éducative et culturelle.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES, Vaulx-en-Velin (Rhône)
Poste à pourvoir le
14/04/2025
Date limite de candidature
12/04/2025
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
DIRECTION : Education
Cadre d’emplois : Adjoint Administratif
Catégorie : C
Rattachement hiérarchique :
N + 1 : Responsable Espace Famille
Mission du service :
L’agent administratif polyvalent est un soutien au Responsable Espace Famille, dont il dépend hiérarchiquement. Il l’assiste notamment pour la gestion des inscriptions scolaires et les dérogations. Il sera en charge, avec le reste de l’équipe, des inscriptions aux activités des services de l’enfance (Inscriptions scolaires, dérogations scolaires et aux activités péri – extra scolaires, séjours de vacances et séjours organisés par la ville pendant le temps scolaire), la facturation et l’encaissement. Ponctuellement, il sera amené à accueillir et renseigner le public sur site ou par téléphone.
Cadre d’emplois : Adjoint Administratif
Catégorie : C
Rattachement hiérarchique :
N + 1 : Responsable Espace Famille
Mission du service :
L’agent administratif polyvalent est un soutien au Responsable Espace Famille, dont il dépend hiérarchiquement. Il l’assiste notamment pour la gestion des inscriptions scolaires et les dérogations. Il sera en charge, avec le reste de l’équipe, des inscriptions aux activités des services de l’enfance (Inscriptions scolaires, dérogations scolaires et aux activités péri – extra scolaires, séjours de vacances et séjours organisés par la ville pendant le temps scolaire), la facturation et l’encaissement. Ponctuellement, il sera amené à accueillir et renseigner le public sur site ou par téléphone.
Missions / conditions d'exercice
Missions et activités principales du poste :
- Soutien au Responsable Espace Famille
o Gestion des inscriptions scolaires et dérogations
o Planning de l’équipe
o Collaboration avec les différents interlocuteurs (Direction de l’Education, Directeurs d’écoles)
- Gestion administrative des fichiers familles
o Réception et contrôle des dossiers renseignés par la famille
o Vérification des pièces justificatives
o Saisie des diverses inscriptions sur le logiciel métier ; Activités concernées : inscriptions scolaires, inscriptions aux activités périscolaires et extra scolaires, inscriptions aux séjours de vacances ou séjours proposés durant le temps scolaire, inscriptions aux activités de loisirs.
o Remise des certificats, fiches, documents liés aux inscriptions
o Communication des informations utiles
o Actualisation du dossier famille
o Suivi et actualisation des inscriptions
o Mise à jour des présences réelles avec les justificatifs des familles
- Facturation et encaissement
o Facturation des activités
o Modification des factures
o Encaissement
o Mission ponctuelle en l’absence des régisseurs titulaires
o Information des familles concernant la facturation et l’encaissement
- Gestion administrative
o Rédaction de courriers
o Réponses et suivi des mails
o Classement et archivage
- Accueillir et renseigner le public sur site ou par téléphone sur les services de l’enfance
o Pré accueil et orientation des usagers
o Réceptions des demandes de dérogation
o Réception des réclamations des familles
o Distributions de documents sur les services de l’enfance
Conditions et contraintes d’exercice :
- Rotation sur le pré accueil en contact avec le public, le front office en contact avec le public et le back office sans contact avec le public.
- Possibilité de renforcer l’équipe de la mairie annexe
- Régisseur de recettes suppléant
- Relations internes : liens étroits avec les Managers – Référents des écoles – Référents satellites de la Direction de l’Education
- Relations externes : liens avec les Directions des écoles
- 35 heures hebdomadaires
- Soutien au Responsable Espace Famille
o Gestion des inscriptions scolaires et dérogations
o Planning de l’équipe
o Collaboration avec les différents interlocuteurs (Direction de l’Education, Directeurs d’écoles)
- Gestion administrative des fichiers familles
o Réception et contrôle des dossiers renseignés par la famille
o Vérification des pièces justificatives
o Saisie des diverses inscriptions sur le logiciel métier ; Activités concernées : inscriptions scolaires, inscriptions aux activités périscolaires et extra scolaires, inscriptions aux séjours de vacances ou séjours proposés durant le temps scolaire, inscriptions aux activités de loisirs.
o Remise des certificats, fiches, documents liés aux inscriptions
o Communication des informations utiles
o Actualisation du dossier famille
o Suivi et actualisation des inscriptions
o Mise à jour des présences réelles avec les justificatifs des familles
- Facturation et encaissement
o Facturation des activités
o Modification des factures
o Encaissement
o Mission ponctuelle en l’absence des régisseurs titulaires
o Information des familles concernant la facturation et l’encaissement
- Gestion administrative
o Rédaction de courriers
o Réponses et suivi des mails
o Classement et archivage
- Accueillir et renseigner le public sur site ou par téléphone sur les services de l’enfance
o Pré accueil et orientation des usagers
o Réceptions des demandes de dérogation
o Réception des réclamations des familles
o Distributions de documents sur les services de l’enfance
Conditions et contraintes d’exercice :
- Rotation sur le pré accueil en contact avec le public, le front office en contact avec le public et le back office sans contact avec le public.
- Possibilité de renforcer l’équipe de la mairie annexe
- Régisseur de recettes suppléant
- Relations internes : liens étroits avec les Managers – Référents des écoles – Référents satellites de la Direction de l’Education
- Relations externes : liens avec les Directions des écoles
- 35 heures hebdomadaires
Profils recherchés
Connaissances et compétences requises :
- Sens de l’accueil du public
- Bonnes connaissances dans le domaine de l’Education et capacité à actualiser ses connaissances
- Maîtrise du logiciel métier (Concerto – ESII)
- Maitrise logiciels bureautique et messagerie
Qualités requises :
- Capacité d’adaptation à des missions variées entre de l’accueil et de l’administratif
- Capacité à travailler en équipe
- Sens du contact, qualité d’écoule, de dialogue et de reformulation
- Calme
- Rigueur et sens de l’organisation
- Confidentialité
- Distance professionnelle
Rémunération :
Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi des Adjoints Administratifs territoriaux ; NBI ; Régime indemnitaire ; 13ème mois ; Cnas ; chèques déjeuner.
- Sens de l’accueil du public
- Bonnes connaissances dans le domaine de l’Education et capacité à actualiser ses connaissances
- Maîtrise du logiciel métier (Concerto – ESII)
- Maitrise logiciels bureautique et messagerie
Qualités requises :
- Capacité d’adaptation à des missions variées entre de l’accueil et de l’administratif
- Capacité à travailler en équipe
- Sens du contact, qualité d’écoule, de dialogue et de reformulation
- Calme
- Rigueur et sens de l’organisation
- Confidentialité
- Distance professionnelle
Rémunération :
Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi des Adjoints Administratifs territoriaux ; NBI ; Régime indemnitaire ; 13ème mois ; Cnas ; chèques déjeuner.
Contact et modalités de candidature
Contact
0472048102
Informations complémentaires
Adresser votre lettre de candidature accompagné d'un CV à l'attention de Madame la Maire,
En candidatant directement sur le site de la Ville
Ou à l'adresse suivante :
Commune de Vaulx-en-Velin
Direction des Ressources Humaines
PLACE DE LA NATION
CS 40002
69511 VAULX EN VELIN CEDEX
En candidatant directement sur le site de la Ville
Ou à l'adresse suivante :
Commune de Vaulx-en-Velin
Direction des Ressources Humaines
PLACE DE LA NATION
CS 40002
69511 VAULX EN VELIN CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.