Agent chargé de l'accueil, de l'état-civil et des élections
Offre n° O069250225000189
Publiée le 25/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 PLACE DE LA MAIRIE, Chaponnay (Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Filière Administrative
Cadre d’emploi : Adjoint administratif
Service : Administratif
Lieu d’affectation : Mairie
Position hiérarchique
Sous la responsabilité hiérarchique directe du Directeur.trice général.e des services ou à défaut du Maire.
Aucune responsabilité hiérarchique directe.
Cadre d’emploi : Adjoint administratif
Service : Administratif
Lieu d’affectation : Mairie
Position hiérarchique
Sous la responsabilité hiérarchique directe du Directeur.trice général.e des services ou à défaut du Maire.
Aucune responsabilité hiérarchique directe.
Missions / conditions d'exercice
Activités
Accueil
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Mairie,
• Gestion des mails,
• Gestion du panneau d’informations lumineux.
Etat-Civil
• Réception des déclarations et établissement des actes d’état-civil (naissances, décès, mariages, pacs, dissolutions de pacs, reconnaissances, changement d’état-civil…),
• Apposition des mentions d’état-civil : notoriétés, décès, divorces, répertoire civil, changement de régime matrimonial, adoption, …
• Etablissement et envoi des différents actes ou pièces demandés par les particuliers ou les notaires,
• Tenue annuelle des registres d’état-civil,
• Recensement militaire,
• Attestations d’accueils,
• Légalisation des signatures.
Elections
• Tenue des listes électorales : inscriptions, radiations, modifications,
• Organisation des élections,
• Mise à jour des listes électorales : principales, européennes, municipale étrangers.
Divers
• Assurance : gestion des dossiers « sinistres » de l’assurance du patrimoine immobilier, des véhicules et du matériel communal.
• Patrimoine immobilier :
- gestion des locations communales (arrivées/départs, constitution du bail et état des lieux),
- gestion du planning de location des salles aux particuliers : réservations, contrats, fiches matériels, ouvertures/fermetures, ménage et paiement.
- gestion du planning de la salle du Conseil Municipal.
• Régies : suivi des dossiers de régies d’avances et de recettes, rédaction des arrêtés.
• L’agent sera nommé :
- régisseur titulaire des régies « Salles », « Droits de place et stationnement », « Photocopie des documents administratifs » ;
• Rédaction des arrêtés d’ouverture des bâtiments communaux, « micro-crèche » et ouverture dominicales.
• Déclaration d’ouverture des débits de boissons (licences).
• Gestion des cimetières : vente des concessions et cases urne, renouvellement des concessions.
• Réalisation des états d’occupation des équipements communaux par le collège « La Xavière ».
• Gestion des dossiers de sécurité des bâtiments communaux et extérieurs : suivi des visites périodiques catégories 1, 2, 3, 4 ; comptes-rendus de visites de sécurité ; relations avec le SDMIS.
• Gestion du matériel de voirie.
Accueil
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Mairie,
• Gestion des mails,
• Gestion du panneau d’informations lumineux.
Etat-Civil
• Réception des déclarations et établissement des actes d’état-civil (naissances, décès, mariages, pacs, dissolutions de pacs, reconnaissances, changement d’état-civil…),
• Apposition des mentions d’état-civil : notoriétés, décès, divorces, répertoire civil, changement de régime matrimonial, adoption, …
• Etablissement et envoi des différents actes ou pièces demandés par les particuliers ou les notaires,
• Tenue annuelle des registres d’état-civil,
• Recensement militaire,
• Attestations d’accueils,
• Légalisation des signatures.
Elections
• Tenue des listes électorales : inscriptions, radiations, modifications,
• Organisation des élections,
• Mise à jour des listes électorales : principales, européennes, municipale étrangers.
Divers
• Assurance : gestion des dossiers « sinistres » de l’assurance du patrimoine immobilier, des véhicules et du matériel communal.
• Patrimoine immobilier :
- gestion des locations communales (arrivées/départs, constitution du bail et état des lieux),
- gestion du planning de location des salles aux particuliers : réservations, contrats, fiches matériels, ouvertures/fermetures, ménage et paiement.
- gestion du planning de la salle du Conseil Municipal.
• Régies : suivi des dossiers de régies d’avances et de recettes, rédaction des arrêtés.
• L’agent sera nommé :
- régisseur titulaire des régies « Salles », « Droits de place et stationnement », « Photocopie des documents administratifs » ;
• Rédaction des arrêtés d’ouverture des bâtiments communaux, « micro-crèche » et ouverture dominicales.
• Déclaration d’ouverture des débits de boissons (licences).
• Gestion des cimetières : vente des concessions et cases urne, renouvellement des concessions.
• Réalisation des états d’occupation des équipements communaux par le collège « La Xavière ».
• Gestion des dossiers de sécurité des bâtiments communaux et extérieurs : suivi des visites périodiques catégories 1, 2, 3, 4 ; comptes-rendus de visites de sécurité ; relations avec le SDMIS.
• Gestion du matériel de voirie.
Profils recherchés
Relations
- Interne : élus, agent chargé de la communication, responsables de service et agents de la collectivité, police municipale.
- Externe : centre de gestion, CNFPT, trésor public, préfecture, partenaires institutionnels, autres collectivités, prestataires.
Conditions d’exercice
Temps de travail : 35 heures hebdomadaires.
Horaires :
- Lundi, mardi : 9h30 à 12h et 13h30 à 18h00
- Mercredi, jeudi : 9h à 12h et 13h30 à 18h00
- Vendredi : 9h à 12h et 14h à 17h
Travail ponctuel en dehors des horaires en fonction de la manifestation (élections).
Moyens d’exercice
Outils informatiques.
L’agent a une totale liberté pour renseigner les personnes ou les services en quête d’une information, dans la mesure de ses compétences, ainsi que pour l’organisation matérielle des élections.
Savoir
Connaissance de la réglementation en matière d’état-civil
Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration
Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)
Savoir-faire
Solide expérience de l’accueil du public
Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
Qualités relationnelles et rédactionnelles.
Savoir-être
Aisance relationnelle,
Rigueur et organisation,
Autonomie et polyvalence,
Efficacité et adaptabilité,
Neutralité et devoir de confidentialité,
Sens du service public.
- Interne : élus, agent chargé de la communication, responsables de service et agents de la collectivité, police municipale.
- Externe : centre de gestion, CNFPT, trésor public, préfecture, partenaires institutionnels, autres collectivités, prestataires.
Conditions d’exercice
Temps de travail : 35 heures hebdomadaires.
Horaires :
- Lundi, mardi : 9h30 à 12h et 13h30 à 18h00
- Mercredi, jeudi : 9h à 12h et 13h30 à 18h00
- Vendredi : 9h à 12h et 14h à 17h
Travail ponctuel en dehors des horaires en fonction de la manifestation (élections).
Moyens d’exercice
Outils informatiques.
L’agent a une totale liberté pour renseigner les personnes ou les services en quête d’une information, dans la mesure de ses compétences, ainsi que pour l’organisation matérielle des élections.
Savoir
Connaissance de la réglementation en matière d’état-civil
Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration
Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)
Savoir-faire
Solide expérience de l’accueil du public
Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
Qualités relationnelles et rédactionnelles.
Savoir-être
Aisance relationnelle,
Rigueur et organisation,
Autonomie et polyvalence,
Efficacité et adaptabilité,
Neutralité et devoir de confidentialité,
Sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0478967965
Informations complémentaires
Participation employeur maintien de salaire.
Prime annuelle en 2 parties dès 1 an d'ancienneté
Prime annuelle en 2 parties dès 1 an d'ancienneté
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.