Les missions principales :

Vous travaillez en lien avec la direction du cabinet de Mme la Maire, et en coordination avec les autres assistantes sur la base des méthodes communes élaborées avec la cheffe de Cabinet, en transversalité et polyvalence. A ce titre, les missions suivantes vous seront confiées :

• Accueil physique et téléphonique
• Tenue de l’agenda et organisation du temps professionnel de la directrice et des collaborateurs de cabinet
• Préparation et suivi des dossiers gérés par la Directrice et des collaborateurs de Cabinet (Préparation, mise à jour et classement des dossiers : réception, classement et diffusion des informations, intégration des priorités dans la gestion quotidienne...)
• Aider à l’organisation de certaines manifestations,
• Prendre en charge des demandes des citoyens en lien avec le secrétariat de la maire,
• Réalisation, mise en forme et suivi des documents administratifs (prise de note, frappe, diffusion et classement)
• Rédaction de courriers
• Participation aux réunions de secrétariats (secrétariat élus, Maire, Cabinet)

Connaissances et aptitudes requises :

• Maîtrise des différentes formes de rédaction administratives (courriers, notes, compte rendus)
• Maitrise des outils de bureautique
• Capacité d’organisation
• Capacités rédactionnelles, de synthèse et qualité d’expression
• Polyvalence et réactivité
• Qualités relationnelles, et de diplomatie
• Bonne connaissance des structures, acteurs et partenaires de la collectivité.

Exigences du poste :

• Horaires variables,
• Respect des obligations de discrétion et confidentialité,
• Extrême confiance et fiabilité requises
• Travail en équipe.