Responsable d'unité administrative (H/F) Délégation Générale Déléguée Maîtrise d'ouvrage - Grands Projets
Offre n° O069250114001002
Publiée le 14/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
101 Cours Charlemagne CS 2033, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
13/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
La Région Auvergne Rhône-Alpes recrute un responsable d'unité administrative pour sa direction générale déléguées maîtrise d'ouvrage grands projets.
Au sein du service Appui et Ressources de la Délégation Maîtrise d'ouvrage-Grands projets, manager une unité administrative et prendre en charge certains dossiers.
La Délégation Générale Déléguée est composée de 3 Directions et d'un service d'Appui-Ressources. Elle met en œuvre des projets d'infrastructures (routes, véloroutes, transports en commun en sites propres) et des projets de bâtiments spécifiques (musées…).
Le Service Appui-Ressources pilote des missions d'appui à la conduite de projets :
- procédures administratives (enquêtes publiques…)
- acquisitions foncières
- assistance projets (suivi financier, processus délibératif…)
- gestion budgétaire
- passation et exécution de marchés publics.
Le Service Appui-Ressources est composé de 18 personnes réparties en 3 unités :
- assistance administrative
- achat / marchés
- procédures et foncier.
Sous la supervision du responsable du service Appui-Ressources, vous êtes chargé du management et de la coordination de l'unité "Administrative" composée de 4 agents :
- 4 assistants(es) projets (catégorie B)
- 1 secrétaire (catégorie C).
Vous prenez aussi directement en charge certains dossiers.
Poste basé à Lyon
Au sein du service Appui et Ressources de la Délégation Maîtrise d'ouvrage-Grands projets, manager une unité administrative et prendre en charge certains dossiers.
La Délégation Générale Déléguée est composée de 3 Directions et d'un service d'Appui-Ressources. Elle met en œuvre des projets d'infrastructures (routes, véloroutes, transports en commun en sites propres) et des projets de bâtiments spécifiques (musées…).
Le Service Appui-Ressources pilote des missions d'appui à la conduite de projets :
- procédures administratives (enquêtes publiques…)
- acquisitions foncières
- assistance projets (suivi financier, processus délibératif…)
- gestion budgétaire
- passation et exécution de marchés publics.
Le Service Appui-Ressources est composé de 18 personnes réparties en 3 unités :
- assistance administrative
- achat / marchés
- procédures et foncier.
Sous la supervision du responsable du service Appui-Ressources, vous êtes chargé du management et de la coordination de l'unité "Administrative" composée de 4 agents :
- 4 assistants(es) projets (catégorie B)
- 1 secrétaire (catégorie C).
Vous prenez aussi directement en charge certains dossiers.
Poste basé à Lyon
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
1. Manager une unité (assistants projets et secrétaire)
· Animer les thématiques métier, homogénéiser les pratiques, partager les retours d’expérience,
· Développer les compétences et les pratiques au sein de l’unité et au sein de la délégation
· Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service,
· Fixer les objectifs de chacun,
· Piloter, suivre et contrôler les activités des agents, mettre à jour le logiciel de temps de travail
· Assurer le reporting auprès des collaborateurs de l'unité et du responsable du service Appui-Ressources
· Piloter le processus délibératif de la délégation
Vous prenez aussi directement en charge certains dossiers.
2. Gestion des projets
Dans le cadre de la prise en charge de certains dossiers :
• Gérer le courrier des chefs de projet :
o rédiger ou préparer les courriers, notes et rapports, assurer leur reproduction et leur diffusion,
o scanner et classer les documents/courriers
• Gérer les bons de commande
• Assister les chefs de projets dans la gestion financière du projet et des marchés qui s'y rapportent (suivi des engagements, des paiements, tableau de bord de suivi financier des marchés…)
• Assister les chefs de projets dans la gestion administrative des marchés, préparer les ordres de service…
• Apporter une assistance générale en fonction des actualités des projets dans différents domaines (communication, concertation…)
[...]
• Assurer l’assistance à la rédaction des dossiers de demande de subvention/conventionnement
• Sous la responsabilité des chefs de projet, suivre le processus d’achèvement des opérations, depuis les opérations préalables à la réception jusqu’à la levée complète des réserves et fin de la garantie de parfait achèvement :
o créer si nécessaire et mettre à jour le tableau de bord de suivi de levée des réserves pour l’ensemble des marchés,
o relancer le maître d’œuvre dans la levée des réserves
• En cas de maîtrise d’ouvrage déléguée, assister les chefs de projets dans le suivi de la convention de mandat :
o Assurer le suivi des documents à transmettre et transmis
o Diffuser les documents nécessaires, après validation du chef de projet
o Préparer le dossier de remise des ouvrages
• Gérer les bons de commande
• Participer au processus délibératif : planifier les instances de la Direction, rédiger des rapports et/ou des résumés, saisir les rapports dans le logiciel métier (e-delib…)
[...]
3. Missions transversales
Dans le cadre de la prise en charge de certains dossiers :
• Assister les chargés de missions procédures et foncier dans la gestion de leur dossiers (montage de réunions, rédactions de conventions, d’actes juridiques, tableaux de bords de suivi (conventions, foncier…)
• Assister le gestionnaire foncier dans la gestion de dossiers fonciers
• Assister les juristes-marchés dans le suivi de l’exécution des marchés
• Assister les directions dans la gestion administrative des marchés transversaux
• Assurer l'interface avec la direction des Finances de la Région dans l'exécution financière des marchés publics
• Intervenir sur les projets des autres assistantes en cas d'absence
Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés au service Appui-Ressources.
1. Manager une unité (assistants projets et secrétaire)
· Animer les thématiques métier, homogénéiser les pratiques, partager les retours d’expérience,
· Développer les compétences et les pratiques au sein de l’unité et au sein de la délégation
· Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service,
· Fixer les objectifs de chacun,
· Piloter, suivre et contrôler les activités des agents, mettre à jour le logiciel de temps de travail
· Assurer le reporting auprès des collaborateurs de l'unité et du responsable du service Appui-Ressources
· Piloter le processus délibératif de la délégation
Vous prenez aussi directement en charge certains dossiers.
2. Gestion des projets
Dans le cadre de la prise en charge de certains dossiers :
• Gérer le courrier des chefs de projet :
o rédiger ou préparer les courriers, notes et rapports, assurer leur reproduction et leur diffusion,
o scanner et classer les documents/courriers
• Gérer les bons de commande
• Assister les chefs de projets dans la gestion financière du projet et des marchés qui s'y rapportent (suivi des engagements, des paiements, tableau de bord de suivi financier des marchés…)
• Assister les chefs de projets dans la gestion administrative des marchés, préparer les ordres de service…
• Apporter une assistance générale en fonction des actualités des projets dans différents domaines (communication, concertation…)
[...]
• Assurer l’assistance à la rédaction des dossiers de demande de subvention/conventionnement
• Sous la responsabilité des chefs de projet, suivre le processus d’achèvement des opérations, depuis les opérations préalables à la réception jusqu’à la levée complète des réserves et fin de la garantie de parfait achèvement :
o créer si nécessaire et mettre à jour le tableau de bord de suivi de levée des réserves pour l’ensemble des marchés,
o relancer le maître d’œuvre dans la levée des réserves
• En cas de maîtrise d’ouvrage déléguée, assister les chefs de projets dans le suivi de la convention de mandat :
o Assurer le suivi des documents à transmettre et transmis
o Diffuser les documents nécessaires, après validation du chef de projet
o Préparer le dossier de remise des ouvrages
• Gérer les bons de commande
• Participer au processus délibératif : planifier les instances de la Direction, rédiger des rapports et/ou des résumés, saisir les rapports dans le logiciel métier (e-delib…)
[...]
3. Missions transversales
Dans le cadre de la prise en charge de certains dossiers :
• Assister les chargés de missions procédures et foncier dans la gestion de leur dossiers (montage de réunions, rédactions de conventions, d’actes juridiques, tableaux de bords de suivi (conventions, foncier…)
• Assister le gestionnaire foncier dans la gestion de dossiers fonciers
• Assister les juristes-marchés dans le suivi de l’exécution des marchés
• Assister les directions dans la gestion administrative des marchés transversaux
• Assurer l'interface avec la direction des Finances de la Région dans l'exécution financière des marchés publics
• Intervenir sur les projets des autres assistantes en cas d'absence
Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés au service Appui-Ressources.
Profils recherchés
Ø SAVOIRS et SAVOIR FAIRE
Ø Connaissances juridiques générales et marchés publics
Ø Connaissance de l’environnement professionnel des collectivités territoriales
Ø Savoir conseiller et accompagner les interlocuteurs internes et externes
Ø Connaissance du rôle de maître d’ouvrage, des procédures, de la conduite de projet, étapes clés d'une procédure, rôle des acteurs, concertation ...
Ø Connaissance les règles juridiques et administratives de la conduite de projets d'infrastructure (droit de l’environnement, droit de l’urbanisme, …).
Ø Maîtrise des outils informatiques bureautiques et techniques et, si possible, de certaines applications (e-délib, Grand Angle…)
SAVOIR-ÊTRE :
Ø savoir gérer et manager une équipe
Ø savoir animer et piloter des réunions
Ø adaptabilité, autonomie et esprit d’initiative
Ø capacité de travail en équipe-projet, en autonomie et dans le respect des objectifs
Ø rigueur, logique, méthode et organisation
Ø réactivité, sens des priorités, gestion des urgences
Ø qualités rédactionnelles et orales nécessaires
Ø savoir rendre compte
Ø sens des responsabilités
Ø capacité de négociation
Ø communication, écoute et sens de la concertation
[...]
Vos avantages en rejoignant notre collectivité :
Plusieurs formules de travail (27 jours de congés payés et jusqu'à 27 jours de RTT...), horaires variables. Télétravail suivant les postes (jusqu'à 2 jours /semaine et 12 jours flottants.
Restaurant administratif et/ ou tickets restaurant d'une valeur faciale de 9 € (participation à hauteur de 60% de l'employeur)
Participation aux frais et abonnements de transports (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage).
Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions).
Association du personnel proposant des prestations sociales (chèques vacances, allocations de rentrée scolaire, participation culturelle,...) et des actions de loisir, sport et détente
La Région Auvergne-Rhône-Alpes : des valeurs partagées qui donnent du sens à votre travail !
Ø Connaissances juridiques générales et marchés publics
Ø Connaissance de l’environnement professionnel des collectivités territoriales
Ø Savoir conseiller et accompagner les interlocuteurs internes et externes
Ø Connaissance du rôle de maître d’ouvrage, des procédures, de la conduite de projet, étapes clés d'une procédure, rôle des acteurs, concertation ...
Ø Connaissance les règles juridiques et administratives de la conduite de projets d'infrastructure (droit de l’environnement, droit de l’urbanisme, …).
Ø Maîtrise des outils informatiques bureautiques et techniques et, si possible, de certaines applications (e-délib, Grand Angle…)
SAVOIR-ÊTRE :
Ø savoir gérer et manager une équipe
Ø savoir animer et piloter des réunions
Ø adaptabilité, autonomie et esprit d’initiative
Ø capacité de travail en équipe-projet, en autonomie et dans le respect des objectifs
Ø rigueur, logique, méthode et organisation
Ø réactivité, sens des priorités, gestion des urgences
Ø qualités rédactionnelles et orales nécessaires
Ø savoir rendre compte
Ø sens des responsabilités
Ø capacité de négociation
Ø communication, écoute et sens de la concertation
[...]
Vos avantages en rejoignant notre collectivité :
Plusieurs formules de travail (27 jours de congés payés et jusqu'à 27 jours de RTT...), horaires variables. Télétravail suivant les postes (jusqu'à 2 jours /semaine et 12 jours flottants.
Restaurant administratif et/ ou tickets restaurant d'une valeur faciale de 9 € (participation à hauteur de 60% de l'employeur)
Participation aux frais et abonnements de transports (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage).
Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions).
Association du personnel proposant des prestations sociales (chèques vacances, allocations de rentrée scolaire, participation culturelle,...) et des actions de loisir, sport et détente
La Région Auvergne-Rhône-Alpes : des valeurs partagées qui donnent du sens à votre travail !
Contact et modalités de candidature
Contact
0426734000
Informations complémentaires
Retrouvez cette offre sur le site de la région Auvergne Rhône-Alpes et candidatez en ligne avant le 13 février 2025.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.