Agent de gestion administrative et scolaire (H/F)
Offre n° O069241218000909
Publiée le 19/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
5 AVENUE MARCEL HOUEL, Vénissieux (Rhône)
Poste à pourvoir le
03/03/2025
Date limite de candidature
18/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Débutant
Rémunération indicative
Rémunération indiciaire, RIFSEEP et 13ème mois
Descriptif de l'emploi
L'école de musique Jean-Wiener de Vénissieux compte plus de 550 élèves pour une équipe de 28 enseignants. Le projet de l'établissement est centré sur la pratique collective et la motivation de l'élève, dans un esprit d'innovation pédagogique et de complémentarité des apprentissages. S'inscrivant dans le cadre plus large du schéma métropolitain des enseignements artistiques, l'activité de l'école Jean-Wiener se concentre sur l'accompagnement du projet artistique des élèves amateurs, la pratique collective dès le plus jeune âge (dispositif Débutant par l'Orchestre) et le choix de modules de formation dès le 2ème cycle. Au sein de cette équipe, l'agent.e de gestion administrative et scolaire est chargé de l'administration générale de l'école. Il/elle assure des missions de régie d'inscription et est chargé du suivi des élèves en lien permanent avec l'équipe pédagogique. Il est au contact de l'ensemble des usagers de l'école (élèves, familles, groupes) et assure la cohérence de cet accueil.
Missions / conditions d'exercice
Suivi de la scolarité
Affecter les élèves dans les différents cours sur iMuse, en lien étroit avec la coordination pédagogique. * Faire la relation entre les familles et l'établissement (absences élèves ou profs, changements d'horaires...) * Suivre le cursus des élèves (éditer les bulletins, suivre les fiches correspondances/alerte)
Gérer la banque de données des usagers sous le logiciel professionnel
Mettre à jours les listes de cours et de classe sur iMuse
Constituer les dossiers administratifs d'inscription et de réinscription
Alerter sur d'éventuels dysfonctionnements de scolarité
Être présent sur l'ensemble de la période d'inscription/réinscription (permanences irrégulières)
Accueil, orientation et vie de l'établissement
Accueillir physiquement, téléphoniquement et électroniquement : interface entre l'ensemble des usagers * Participer à la communication interne
Assurer la rédaction des courriers/mails/notes auprès des usagers
Assurer la rédaction des courriers et documents pour les élèves en relation avec les enseignants
Assurer les envois des informations sur les activités et la vie de l'établissement
Participer à la vie du service et accueillir lors des événements de l'école (auditions, concerts, inscriptions etc...)
Gérer les demandes de locations de salles auprès de la DPMG
Régie de recettes
Paramétrer le logiciel de facturation (affecter la tarification)
Préparer, contrôler et éditer les factures
Gérer administrativement le parc instrumental (contrats de prêt) et sa facturation
Encaisser les redevances sous divers modes de règlement (espèces, carte, chèque, chèque-vacances)
Effectuer le suivi des encaissements et des relances
Élaborer les bordereaux en relation avec la direction des Ressources Financières (DRF)
Caractéristiques du poste
Lieu de travail : école de musique
Cycles de travail : 37.5h sur 5 jours
Informations complémentaires : Horaires ponctuels en soirée (jusqu'à 23h) et week-end (samedi et dimanche) lors des pics d'activité : inscriptions, évènements de la saison ... Les heures supplémentaires doivent être récupérées en priorité lors des vacances scolaires, sur accord de la direction
Affecter les élèves dans les différents cours sur iMuse, en lien étroit avec la coordination pédagogique. * Faire la relation entre les familles et l'établissement (absences élèves ou profs, changements d'horaires...) * Suivre le cursus des élèves (éditer les bulletins, suivre les fiches correspondances/alerte)
Gérer la banque de données des usagers sous le logiciel professionnel
Mettre à jours les listes de cours et de classe sur iMuse
Constituer les dossiers administratifs d'inscription et de réinscription
Alerter sur d'éventuels dysfonctionnements de scolarité
Être présent sur l'ensemble de la période d'inscription/réinscription (permanences irrégulières)
Accueil, orientation et vie de l'établissement
Accueillir physiquement, téléphoniquement et électroniquement : interface entre l'ensemble des usagers * Participer à la communication interne
Assurer la rédaction des courriers/mails/notes auprès des usagers
Assurer la rédaction des courriers et documents pour les élèves en relation avec les enseignants
Assurer les envois des informations sur les activités et la vie de l'établissement
Participer à la vie du service et accueillir lors des événements de l'école (auditions, concerts, inscriptions etc...)
Gérer les demandes de locations de salles auprès de la DPMG
Régie de recettes
Paramétrer le logiciel de facturation (affecter la tarification)
Préparer, contrôler et éditer les factures
Gérer administrativement le parc instrumental (contrats de prêt) et sa facturation
Encaisser les redevances sous divers modes de règlement (espèces, carte, chèque, chèque-vacances)
Effectuer le suivi des encaissements et des relances
Élaborer les bordereaux en relation avec la direction des Ressources Financières (DRF)
Caractéristiques du poste
Lieu de travail : école de musique
Cycles de travail : 37.5h sur 5 jours
Informations complémentaires : Horaires ponctuels en soirée (jusqu'à 23h) et week-end (samedi et dimanche) lors des pics d'activité : inscriptions, évènements de la saison ... Les heures supplémentaires doivent être récupérées en priorité lors des vacances scolaires, sur accord de la direction
Profils recherchés
Formation
BTS gestion administration ou équivalent
Compétences et qualités
-Adaptabilité et autonomie
Réactivité, sens de l'organisation
Sens des priorités dans les tâches demandées
Gestion d'une activité régulière (affluences, anticipation dans les moments creux)
Rigueur / Sérieux
Ponctualité
Qualités relationnelles (contact avec le public et connaissance des familles)
Grande disponiblité
Discrétion professionnelle, sens du service public
Expertise bureautique
Environnement territorial
Expérience du logiciel iMuse souhaitée
BTS gestion administration ou équivalent
Compétences et qualités
-Adaptabilité et autonomie
Réactivité, sens de l'organisation
Sens des priorités dans les tâches demandées
Gestion d'une activité régulière (affluences, anticipation dans les moments creux)
Rigueur / Sérieux
Ponctualité
Qualités relationnelles (contact avec le public et connaissance des familles)
Grande disponiblité
Discrétion professionnelle, sens du service public
Expertise bureautique
Environnement territorial
Expérience du logiciel iMuse souhaitée
Contact et modalités de candidature
Contact
Monsieur Martien BOUVERESSE et Madame Aline MIQUEY au 04 37 25 02 77
Informations complémentaires
Les personnes intéressées voudront bien faire acte de candidature à l'attention de Mme le Maire en remplissant le formulaire de candidature à disposition sur https://venissieux.fr/nos-services/emplois-stages-insertion/offres-emploi/ et en joignant un CV et une lettre de motivation.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.