SECRETAIRE - SERVICE PATRIMOINE ET ARTS PLASTIQUES (F/H) - Siège de Clermont-Ferrand
Offre n° O069241125000131
Publiée le 25/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
59 boulevard Léon Jouhaux, Clermont-Ferrand (Puy-de-Dôme)
Poste à pourvoir le
03/02/2025
Date limite de candidature
25/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Mission principale:
Rattaché au service Patrimoine et arts plastiques, sur le site de Clermont Ferrand, vous travaillez en lien avec l’ensemble des agents du service.
Rattaché au service Patrimoine et arts plastiques, sur le site de Clermont Ferrand, vous travaillez en lien avec l’ensemble des agents du service.
Missions / conditions d'exercice
Activités du poste:
Dans ce cadre, vous réaliserez des activités de secrétariat ou de gestion administrative de dossiers ou dispositifs:
- Assurer le suivi du courrier du service, entrant et sortant, avec le logiciel ELISE
- Assurer le suivi des demandes de notes adressées au service
- Mettre à jour des tableaux de suivi et contribuer au traitement statistique
- Assurer l’accueil et l’information téléphonique, l’orientation d’appels, la prise de messages et de renseignements
- Assurer la gestion de l’agenda
- Organiser des rendez-vous, réunions et déplacements, au niveau logistique et administratif
- Saisir et mettre en forme les courriers, notes, rapports, mailing, documents divers
- Créer, saisir, mettre à jour, suivre des tableaux, actualiser des bases de données
- Rédiger et actualiser les fiches de procédures sur les missions courantes
- Assurer la prise de note et la rédaction de comptes-rendus de réunions
- Réaliser des tâches de classement, de duplication, d’archivage
- Assurer le traitement et la diffusion d’informations au sein du service
- Assurer la fonction de relais « gestion du temps » pour les agents du service
- Assurer la fonction de référent informatique pour le service
- Assurer un appui dans la mise en œuvre de certains dispositifs
Fiche de poste susceptible d’évoluer
Dans ce cadre, vous réaliserez des activités de secrétariat ou de gestion administrative de dossiers ou dispositifs:
- Assurer le suivi du courrier du service, entrant et sortant, avec le logiciel ELISE
- Assurer le suivi des demandes de notes adressées au service
- Mettre à jour des tableaux de suivi et contribuer au traitement statistique
- Assurer l’accueil et l’information téléphonique, l’orientation d’appels, la prise de messages et de renseignements
- Assurer la gestion de l’agenda
- Organiser des rendez-vous, réunions et déplacements, au niveau logistique et administratif
- Saisir et mettre en forme les courriers, notes, rapports, mailing, documents divers
- Créer, saisir, mettre à jour, suivre des tableaux, actualiser des bases de données
- Rédiger et actualiser les fiches de procédures sur les missions courantes
- Assurer la prise de note et la rédaction de comptes-rendus de réunions
- Réaliser des tâches de classement, de duplication, d’archivage
- Assurer le traitement et la diffusion d’informations au sein du service
- Assurer la fonction de relais « gestion du temps » pour les agents du service
- Assurer la fonction de référent informatique pour le service
- Assurer un appui dans la mise en œuvre de certains dispositifs
Fiche de poste susceptible d’évoluer
Profils recherchés
Savoirs et Savoir-faire :
- maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…)
- maîtrise des outils de « gestion » (SATURNE, ELISE, PDA, …)
- qualité de méthode, d’organisation et de rigueur
- capacité de rédaction et de synthèse
- connaissance de l’institution Région et des compétences de la direction
Savoir-être:
- avoir des qualités d’adaptation, de polyvalence, une certaine vivacité d’esprit et des qualités relationnelles
- avoir le sens du travail en équipe
- avoir l’esprit d’initiative
- Capacité à travailler dans l’urgence ou dans un contexte de travail parfois tendu
Particularités du poste:
- poste télétravaillable
- déplacements très ponctuels
- maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…)
- maîtrise des outils de « gestion » (SATURNE, ELISE, PDA, …)
- qualité de méthode, d’organisation et de rigueur
- capacité de rédaction et de synthèse
- connaissance de l’institution Région et des compétences de la direction
Savoir-être:
- avoir des qualités d’adaptation, de polyvalence, une certaine vivacité d’esprit et des qualités relationnelles
- avoir le sens du travail en équipe
- avoir l’esprit d’initiative
- Capacité à travailler dans l’urgence ou dans un contexte de travail parfois tendu
Particularités du poste:
- poste télétravaillable
- déplacements très ponctuels
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser un CV et une lettre de motivation.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.