Agent d’accueil et de gestion administrative pôle concessions F/H
Offre n° O069241122000305
Publiée le 22/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
177 Avenue Berthelot, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction des Cimetières est composée de 64 agents travaillant en lien avec les directions opérationnelles de la ville et les mairies d’arrondissements et répartie en 2 services :
- le service administratif funéraire constitué des pôles Concessions, Décès, et Reprises Etudes Travaux, chargés de la gestion administrative des concessions funéraires de Lyon, ainsi que de l’enregistrement et du contrôle des opérations funéraires,
- le service de gestion constitué des pôles Cimetières et Entretien Support ; ce dernier assurant l’entretien des espaces extérieurs, la maintenance et le transport de matériels et fournitures.
La Direction des Cimetières suit la compétence Pompes Funèbres et les reprises administratives par le biais d’un Syndicat Intercommunal.
- le service administratif funéraire constitué des pôles Concessions, Décès, et Reprises Etudes Travaux, chargés de la gestion administrative des concessions funéraires de Lyon, ainsi que de l’enregistrement et du contrôle des opérations funéraires,
- le service de gestion constitué des pôles Cimetières et Entretien Support ; ce dernier assurant l’entretien des espaces extérieurs, la maintenance et le transport de matériels et fournitures.
La Direction des Cimetières suit la compétence Pompes Funèbres et les reprises administratives par le biais d’un Syndicat Intercommunal.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité du responsable du service administratif funéraire et en collaboration avec les autres agents de gestion administrative du service, vous assurez la gestion administrative des cimetières lyonnais.
Vous participez également à la délivrance d’autorisations liées à l’activité funéraire.
Accueil des usagers:
- Identifier la demande de l’usager, l’orienter et l’accompagner dans ses démarches
- Dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
- Adapter son vocabulaire, pour permettre à l’usager de comprendre les dispositions légales applicables à sa situation
Gestion des Concessions:
- Instruire les demandes des opérateurs funéraires en vérifiant les possibilités d’inhumation.
- Rédiger les autorisations en matière funéraire (inhumation-exhumation-travaux …) en s’assurant de la concordance des informations
- Instruire et enregistrer les demandes de renouvellement, conversion et échanges de concessions
- Réaliser des recherches généalogiques, les inscrire dans un génogramme
- Mettre à jour les dossiers de concession
- Veiller à la conformité des procédures administratives en matière funéraire
- Assurer l’envoi des avis d’échéances des concessions
Participation à des réunions, à des groupes de travail
Suivi d’activité:
- Tenir à jour des documents de suivi d’activité, des tableaux de bord
- proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
- Rendre compte à la hiérarchie
Tri, classement et archivage de documents
Activités spécifiques : Fonction « d’agent de guichet » dans le cadre de la régie de recettes de la Direction des Cimetières (perception d’encaissements)
Informations complémentaires
- Travail le samedi et certains jours fériés, de 09h00 à 14h00, par roulement au sein de l’équipe
- Travail le week-end en période de toussaint
- Temps de travail : 38h45 hebdomadaires et 21 jours de RTT par an
Vous participez également à la délivrance d’autorisations liées à l’activité funéraire.
Accueil des usagers:
- Identifier la demande de l’usager, l’orienter et l’accompagner dans ses démarches
- Dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
- Adapter son vocabulaire, pour permettre à l’usager de comprendre les dispositions légales applicables à sa situation
Gestion des Concessions:
- Instruire les demandes des opérateurs funéraires en vérifiant les possibilités d’inhumation.
- Rédiger les autorisations en matière funéraire (inhumation-exhumation-travaux …) en s’assurant de la concordance des informations
- Instruire et enregistrer les demandes de renouvellement, conversion et échanges de concessions
- Réaliser des recherches généalogiques, les inscrire dans un génogramme
- Mettre à jour les dossiers de concession
- Veiller à la conformité des procédures administratives en matière funéraire
- Assurer l’envoi des avis d’échéances des concessions
Participation à des réunions, à des groupes de travail
Suivi d’activité:
- Tenir à jour des documents de suivi d’activité, des tableaux de bord
- proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
- Rendre compte à la hiérarchie
Tri, classement et archivage de documents
Activités spécifiques : Fonction « d’agent de guichet » dans le cadre de la régie de recettes de la Direction des Cimetières (perception d’encaissements)
Informations complémentaires
- Travail le samedi et certains jours fériés, de 09h00 à 14h00, par roulement au sein de l’équipe
- Travail le week-end en période de toussaint
- Temps de travail : 38h45 hebdomadaires et 21 jours de RTT par an
Profils recherchés
Connaissances :
- Cimetières et activité du funéraire en général
- Notions juridiques (droit civil- état civil…)
- Logiciels bureautiques (Excel et Word) et aisance sur des progiciels métiers
Savoir-faire :
- Techniques d’expression orale et écrite
- Techniques d'écoute active
Qualités :
- Sens de l’organisation
- Sens du travail en équipe
- rigueur et méthode
- discrétion, confidentialité des informations relatives aux personnes
- qualités relationnelles
- Cimetières et activité du funéraire en général
- Notions juridiques (droit civil- état civil…)
- Logiciels bureautiques (Excel et Word) et aisance sur des progiciels métiers
Savoir-faire :
- Techniques d’expression orale et écrite
- Techniques d'écoute active
Qualités :
- Sens de l’organisation
- Sens du travail en équipe
- rigueur et méthode
- discrétion, confidentialité des informations relatives aux personnes
- qualités relationnelles
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + LM
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.