Administrateur évènementiel (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O069241009000166
Publiée le 09/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
19 Rue de l'Arbre Sec, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
02/01/2025
Date limite de candidature
08/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché principal
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rattachée à la Délégation Culture, Patrimoine et Evènements, la Direction des Evènements et de l’Animation de la Ville de Lyon met en œuvre la politique évènementielle définie par les Adjointes en charge des grands évènements, de la culture et du sport.
La Direction des Evènements et de l’Animation (DEA) est composée de 16 agents aux profils variés (Chargé.e.s de projets, Assistant.e.s de production, Coordinateurs techniques, Agents administratifs) travaillant sur différents types d’événements en fonction de leurs spécialités.
La Direction des Evènements et de l’Animation a obtenu la certification de la norme ISO 20 121 en janvier 2024. Dans ce cadre, tous les agents contribuent à l’application de ce système de management responsable.
Sous l’autorité hiérarchique du Directeur, vous êtes chargé.e de l’administration générale de la Fête des Lumières, en collaboration avec les deux Chargés de projets de l'évènement.
Vous gérez les aspects administratifs, juridiques et financiers, coordonnez l’information et la communication et travaillez en étroite collaboration avec les services internes de la Ville de Lyon (Direction de la Commande Publique, Direction des Affaires Juridiques, Communication Externe…) et les interlocuteurs externes (partenaires de l’événement, Office du Tourisme, réseau LUCI,…) concernés par la Fête des Lumières.
Au sein de la direction, vous assurez le management du Pôle administratif et financier et êtes expert.e sur des questions de mécénat, de marché public, de risque juridique et de propriété intellectuelle. Ce pôle administratif est composé de 3 personnes.
La Direction des Evènements et de l’Animation (DEA) est composée de 16 agents aux profils variés (Chargé.e.s de projets, Assistant.e.s de production, Coordinateurs techniques, Agents administratifs) travaillant sur différents types d’événements en fonction de leurs spécialités.
La Direction des Evènements et de l’Animation a obtenu la certification de la norme ISO 20 121 en janvier 2024. Dans ce cadre, tous les agents contribuent à l’application de ce système de management responsable.
Sous l’autorité hiérarchique du Directeur, vous êtes chargé.e de l’administration générale de la Fête des Lumières, en collaboration avec les deux Chargés de projets de l'évènement.
Vous gérez les aspects administratifs, juridiques et financiers, coordonnez l’information et la communication et travaillez en étroite collaboration avec les services internes de la Ville de Lyon (Direction de la Commande Publique, Direction des Affaires Juridiques, Communication Externe…) et les interlocuteurs externes (partenaires de l’événement, Office du Tourisme, réseau LUCI,…) concernés par la Fête des Lumières.
Au sein de la direction, vous assurez le management du Pôle administratif et financier et êtes expert.e sur des questions de mécénat, de marché public, de risque juridique et de propriété intellectuelle. Ce pôle administratif est composé de 3 personnes.
Missions / conditions d'exercice
En qualité d'Administrateur.trice de la Fête des Lumières :
Missions administratives et financières :
Elaboration et suivi du budget Fête des Lumières avec le Directeur en lien avec le pôle comptable de la Délégation
Montage des marchés publics et suivi d’exécution des contrats en lien avec la Direction de la commande publique et le pôle marchés de la Délégation
Préparation et relecture des rapports au Conseil Municipal
Gestion des aspects administratifs et juridiques des missions d’Assistance à Maitrise d’Ouvrage (AMO) en France et à l’international.
Missions relatives aux partenariats et relations publiques :
Elaboration de l’offre partenaires en collaboration avec la Mission mécénat.
Rédaction des conventions de mécénat et de parrainage et suivi de leur exécution (règlement, contreparties et suivi fiscal notamment) en collaboration avec la Mission mécénat.
Organisation logistique et stratégique des différentes rencontres et réceptifs
Suivi du calendrier des relations publiques et protocole en lien avec les services concernés
Missions de communication et information au public :
Coordination de l’ensemble de la communication en lien avec la Direction de la Communication Externe, assistée par une personne en renfort
En qualité de Responsable Administratif et Financier de la Direction :
Encadrement et coordination d’une équipe de 3 personnes : deux Agents de gestion administrative et un Gestionnaire administratif
Coordination avec le pôle comptable de la délégation l’ensemble des éléments de mandatement et de titrement de la Direction selon la M57
Elaboration du budget prévisionnel
Etre garant de la bonne maitrise du budget tout au long de l’année, sur l’ensemble des événements sous l’autorité du Directeur
Réalisation des rapports au Maire (compte administratif et budget prévisionnel)
Veille et conseille sur tous les aspects juridiques propres à l’évènementiel (PI, droits à l’image, assurances, SACEM, droit du travail, partenariats, licence de marque…)
Gestion administrative des intermittents du spectacle
Assister aux réunions et réseaux RAF
Missions administratives et financières :
Elaboration et suivi du budget Fête des Lumières avec le Directeur en lien avec le pôle comptable de la Délégation
Montage des marchés publics et suivi d’exécution des contrats en lien avec la Direction de la commande publique et le pôle marchés de la Délégation
Préparation et relecture des rapports au Conseil Municipal
Gestion des aspects administratifs et juridiques des missions d’Assistance à Maitrise d’Ouvrage (AMO) en France et à l’international.
Missions relatives aux partenariats et relations publiques :
Elaboration de l’offre partenaires en collaboration avec la Mission mécénat.
Rédaction des conventions de mécénat et de parrainage et suivi de leur exécution (règlement, contreparties et suivi fiscal notamment) en collaboration avec la Mission mécénat.
Organisation logistique et stratégique des différentes rencontres et réceptifs
Suivi du calendrier des relations publiques et protocole en lien avec les services concernés
Missions de communication et information au public :
Coordination de l’ensemble de la communication en lien avec la Direction de la Communication Externe, assistée par une personne en renfort
En qualité de Responsable Administratif et Financier de la Direction :
Encadrement et coordination d’une équipe de 3 personnes : deux Agents de gestion administrative et un Gestionnaire administratif
Coordination avec le pôle comptable de la délégation l’ensemble des éléments de mandatement et de titrement de la Direction selon la M57
Elaboration du budget prévisionnel
Etre garant de la bonne maitrise du budget tout au long de l’année, sur l’ensemble des événements sous l’autorité du Directeur
Réalisation des rapports au Maire (compte administratif et budget prévisionnel)
Veille et conseille sur tous les aspects juridiques propres à l’évènementiel (PI, droits à l’image, assurances, SACEM, droit du travail, partenariats, licence de marque…)
Gestion administrative des intermittents du spectacle
Assister aux réunions et réseaux RAF
Profils recherchés
Connaissances techniques
Fonctionnement d’une collectivité territoriale et de son organisation politique, administrative et financière
Maitrise des marchés publics
Connaissances juridiques, notamment en matière de mécénat
Anglais B2, Espagnol apprécié
Savoir-faire
Management et animation d’équipe
Management de projet
Aptitudes rédactionnelles
Qualités requises
Capacité d'organisation, rigueur de gestion
Diplomatie et grand sens des relations humaines
Travail en équipe
Vision prospective et anticipation
Gestion du stress et travail dans l’urgence
Formation initiale et expérience professionnelle
Diplôme de niveau 6/7
Expérience exigée en gestion administrative et financière
Expérience fortement souhaitée dans les domaines de l’organisation événementielle, de la communication et de l’information au public
Fonctionnement d’une collectivité territoriale et de son organisation politique, administrative et financière
Maitrise des marchés publics
Connaissances juridiques, notamment en matière de mécénat
Anglais B2, Espagnol apprécié
Savoir-faire
Management et animation d’équipe
Management de projet
Aptitudes rédactionnelles
Qualités requises
Capacité d'organisation, rigueur de gestion
Diplomatie et grand sens des relations humaines
Travail en équipe
Vision prospective et anticipation
Gestion du stress et travail dans l’urgence
Formation initiale et expérience professionnelle
Diplôme de niveau 6/7
Expérience exigée en gestion administrative et financière
Expérience fortement souhaitée dans les domaines de l’organisation événementielle, de la communication et de l’information au public
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.