ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O069240920000596
Publiée le 20/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PLACE DU GENERAL DE GAULLE, Genas (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
27/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Placé sous la responsabilité de la responsable des affaires scolaires au sein de la Direction de la Politique Éducative Locale, en étroite relation avec les 4 responsables de site périscolaires et directions d’école (4 groupes scolaires, 5 directrices), vous aurez en charge la partie administrative et financière.
Missions / conditions d'exercice
Traitement des dossiers et saisie de documents
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et de documents
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels et progiciels de gestion
• Rédiger des documents administratifs, des contrats de travail, des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Tenir à jour, enregistrer les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
• Contribuer à la gestion financière et budgétaire de la direction ou du service
• Contribuer à l’élaboration et au suivi des marchés publics de la direction ou du service
• Etablir les lettres et les bons de commande, préparer les virements de crédit et contrôler les factures
Accueil physique et téléphonique du public et des agents
• Recevoir et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et prendre les rendez-vous
• Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances
Planification et suivi
• Renseigner des tableaux de suivi et produire des statistiques des activités de la direction ou du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
• Participer à tout projet porté par le pôle selon les besoins
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et de documents
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels et progiciels de gestion
• Rédiger des documents administratifs, des contrats de travail, des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Tenir à jour, enregistrer les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
• Contribuer à la gestion financière et budgétaire de la direction ou du service
• Contribuer à l’élaboration et au suivi des marchés publics de la direction ou du service
• Etablir les lettres et les bons de commande, préparer les virements de crédit et contrôler les factures
Accueil physique et téléphonique du public et des agents
• Recevoir et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et prendre les rendez-vous
• Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances
Planification et suivi
• Renseigner des tableaux de suivi et produire des statistiques des activités de la direction ou du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
• Participer à tout projet porté par le pôle selon les besoins
Profils recherchés
• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office)
• Fonctionnement et compétences d’une collectivité locale
• Techniques d’assistance administrative, de recherche documentaire et d’archivage
• Règles de l’expression écrite et orale
• Travail en équipe et en transversalité
• Confidentialité et discrétion irréprochables
• Rigueur et respect des calendriers
• Sens de l’écoute et de l’observation
• Esprit d’initiative et de progrès
• Autonomie
• Aptitude à communiquer
• Réactivité
• Disponibilité et adaptabilité
• Fonctionnement et compétences d’une collectivité locale
• Techniques d’assistance administrative, de recherche documentaire et d’archivage
• Règles de l’expression écrite et orale
• Travail en équipe et en transversalité
• Confidentialité et discrétion irréprochables
• Rigueur et respect des calendriers
• Sens de l’écoute et de l’observation
• Esprit d’initiative et de progrès
• Autonomie
• Aptitude à communiquer
• Réactivité
• Disponibilité et adaptabilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0472471118
Informations complémentaires
Poste à pourvoir dès que possible – Ouvert aux agents contractuels et titulaires – Temps complet (37h30 hebdomadaires + 16 RTT)
Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE + CIA) + 13ème mois + tickets restaurant + CNAS + participation employeur à la prévoyance
Dossier de candidature à adresser par mail à recrutement-drh@ville-genas.fr à l’attention de monsieur Daniel VALERO, Maire de Genas, comportant :
• CV détaillé
• Lettre de motivation
• Pour les agents titulaires, dernier arrêté de situation administrative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE + CIA) + 13ème mois + tickets restaurant + CNAS + participation employeur à la prévoyance
Dossier de candidature à adresser par mail à recrutement-drh@ville-genas.fr à l’attention de monsieur Daniel VALERO, Maire de Genas, comportant :
• CV détaillé
• Lettre de motivation
• Pour les agents titulaires, dernier arrêté de situation administrative
Adresse de l'employeur
GENAS
>PLACE DU GENERAL DE GAULLE
69741 GENAS CEDEX
>PLACE DU GENERAL DE GAULLE
69741 GENAS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.